Chứng thực điện tử là gì? Chứng thực điện tử ở đâu? 2023

Hiện nay bên cạnh việc chứng thực bản sao từ bản chính bằng hình thức truyền thống là văn bản giấy thì nhà nước đã và đang tổ chức cung cấp những dịch vụ chứng thực thông qua môi trường điện tử. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Mỗi người dân nên tạo cho mình một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia để việc  thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh gọn, tiện ích, minh bạch. Một trong số đó là việc thực hiện chứng thực điện tử. Điều này thể hiện sự phát triển trong việc quản lý thủ tục hành chính của nhà nước, đổi mới trong thời kỳ kinh tế hội nhập và phát triển.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành.

Như vây bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Do đó mỗi người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử. Mặc dù chưa phổ biến ở thời điểm hiện tại, nhưng trong tương lai người dân, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử này sẽ tiện ích hơn là đến trực tiếp văn phòng, cơ quan để thực hiện thủ tục chứng thực.

Chứng thực điện tử ở đâu?

Chứng thực điện tử là gì? đã được giải đáp ở trên, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Các trường hợp không chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào giấy tờ, văn bản bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực điện tử là gì? đã được giải đáp ở nội dung trên.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì các văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Cách chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Ngoài nội dung Chứng thực điện tử là gì? thì một trong những vấn đề cũng rất được quan tâm đó là cách chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Bước 1: Trước tiên người dân, doanh nghiệp cần truy cập vào website Cổng dịch vụ công quốc gia theo link: https://dichvucong.gov.vn/ 

Bước 2: Chọn phần dịch vụ công nổi bật

Ở phần các thanh tác vụ trên website, di chuyển chuột đến mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Lựa chọn dịch vụ chứng thực

Sau khi chọn vào phần “Dịch vụ công nổi bật” thì trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân/doanh nghiệp lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân, doanh nghiệp sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực phù hợp.

Bước 4: Điền thông tin

– Ở phần này sẽ hướng dẫn người dân, doanh nghiệp yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.

– Người dân, doanh nghiệp đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

– Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Người dân lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp và ấn vào nút “Đồng ý”.

Bước 5: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công

– Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể.

– Sau khi ấn “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Bước 6: Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử

– Người dân, doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của người yêu cầu chứng thực.

– Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử

Sau khi nhận được kết quả thì người dân, doanh nghiệp tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.