Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
Vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà thực tế người lao động có thể chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cũ. Người lao động sau khi nghỉ việc có quyền yêu cầu Công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội. Bên cạnh đó khi làm việc tại công ty mới người lao động băn khoăn không biết có cần nộp sổ bảo hiểm cho công ty mới không? Đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi thấu hiểu băn khoăn của độc giả và đưa ra nội dung qua bài viết để giải đáp thắc mắc trên đến độc giả quan tâm.
Sổ bảo hiểm là gì?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 đã nêu rõ:
Sổ bảo hiểm xã hội là sổ dùng để ghi chép quá trình làm việc, đóng và hưởng bảo hiểm xã hội làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Sổ bảo hiểm xã hội cũng là căn cứ quan trọng để cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết chế độ cho người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng BHXH.
Sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp, sổ bao gồm hai bộ phận chính là Bìa sổ bảo hiểm và tờ rời ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Bìa sổ bảo hiểm là tờ bìa rời, khi gập đôi vào có 04 trang: Trang thứ nhất và trang thứ tư có nền màu xanh nhạt. Trang thứ hai và trang thứ ba có nền màu trắng. Trong đó:
+ Trang thứ nhất sổ bảo hiểm xã hội có ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, bên dưới có in lô gô biểu tượng của Bảo hiểm xã hội màu xanh. Trong ô trống màu trắng trên bìa sổ là để ghi họ tên, số sổ và số lần cấp sổ Bảo hiểm xã hội (từ lần thứ hai trở đi nếu có) của người tham gia bảo hiểm.
+ Trang thứ hai ghi nhận các thông tin của người tham gia bảo hiểm xã hội, cụ thể: Số sổ; Họ và tên: Ghi họ và tên đầy đủ của người tham gia bằng chữ in hoa; Ngày, tháng, năm sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người tham gia (Trường hợp không xác định được ngày sinh thì chỉ ghi tháng, năm sinh; hoặc không xác định được ngày, tháng sinh thì chỉ ghi riêng năm sinh) ; Giới tính. Quốc tịch. Số chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ căn cước. Bên phía góc lề phải ghi rõ địa điểm, ngày, tháng, năm cấp bìa sổ Bảo hiểm xã hội. Dưới cùng là chữ ký của Giám đốc Bảo hiểm hiểm xã hội ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
+ Trên trang thứ 03 ghi các chế độ mà người tham gia Bảo hiểm xã hội đã hưởng.
+ Trang thứ tư là những điều cần lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm.
Có cần nộp sổ bảo hiểm cho công ty mới không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất. Bên cạnh đó người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội mình.
Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 như sau:
“ Điều 18. Quyền của người lao động
[…] 2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
[…] 3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội”.
Như vậy theo quy định của pháp luật hiện hành mỗi người lao động chỉ được cấp duy nhất một sổ bảo hiểm xã hội làm cơ sở để đóng bảo hiểm xã hội trong suốt quá trình lao động cho đến nghỉ chốt sổ nghỉ hưu. Do đó, bạn phải có trách nhiệm cung cấp sổ bảo hiểm xã hội đã được cấp để công ty mới tiến hành thủ tục đóng bảo hiểm xã hội và chốt sổ bảo hiểm xã hội khi bạn thôi việc.
Mặc dù người lao động được trực tiếp cầm sổ bảo hiểm xã hội nhưng trên thực tế để tránh việc thất lạc trong quá trình tự mình bảo quản hoặc hư hỏng, mất mát thì hầu như sổ bảo hiểm xã hội đều do người sử dụng lao động giữ. Điều này vừa giúp người lao động tránh được việc làm mất, hỏng sổ; đồng thời giúp đơn vị sử dụng lao động thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho người lao động.
Trường hợp mất sổ bảo hiểm có được cấp lại không?
Bên cạnh việc thắc mắc có cần nộp sổ bảo hiểm cho công ty mới không thì do nhiều nguyên nhân mà người lao động làm mất hỏng sổ bảo hiểm. Khi làm việc công ty mới không có sổ và băn khoăn không biết có được cấp lại sổ mới hay không? Theo quy định tại Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định cụ thể các trường hợp cấp lại sổ BHXH, bao gồm:
“ 2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng”.
Như vậy trong trường hợp người lao động làm mất, hỏng sổ bảo hiểm xã hội hoặc thay đổi các thông tin về số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng; giới tính, quốc tịch thì sẽ được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Còn với những thay đổi khác, người lao động chỉ cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề có cần nộp sổ bảo hiểm cho công ty mới không. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.