Mẫu giấy biên nhận hàng hóa là một thủ tục giấy tờ cần thiết chứng minh cho việc một người đã nhận hàng hóa của một người khác một cách đầy đủ, nguyên vẹn, hay có vấn đề gì khác về hàng hoa hay không.
Để chứng minh tình trạng hàng hóa khi bàn giao hàng hóa có còn nguyên vẹn hay có vấn đề sự cố gì trong quá trình chuyển phát hàng hay không thì những người tham gia quá trình giao nhận hàng hóa cần tiến hàng lập Giấy biên nhận giao hàng hóa.
Khái niệm giấy biên nhận hàng hóa là gì?
Giấy biên nhận giao hàng hóa là giấy tờ chứng minh cho việc một người đã nhận hàng hóa của một người khác một cách đầy đủ, nguyên vẹn, đồng thời, đây cũng chính là một cơ sở để sau này có thể khiếu nại, kiện tụng nếu như xảy ra những sự cố trong quá chuyển giao hàng hóa.
Việc xuất hiện của Mẫu giấy biên nhận hàng hoá xuất phát từ những hoạt động kinh doanh hàng ngày, nhằm đảm bảo quyền lợi đôi bên giữa cả bên mua hàng và bên nhận hàng.
Trong hoạt động kinh doanh của thời đại công nghệ như hiện nay, mọi hoạt động mua và bán trong quá trình giao hàng/ vận chuyển cần có sự xác nhận rõ ràng bên mua và bên bán như các thông tin về: ai là người nhận nhận hàng, đã nhận số lượng bao nhiêu.
Tiếp đến là thực hiện Ký kết xác nhận để tránh thất thoát nhầm lẫn số lượng. Đây là công việc bắt buộc, tránh những trường hợp nhầm lẫn, giao hàng sai hoặc giao hàng bị hỏng hóc do quá trình vận chuyển đường đài.
Nên hiện nay trong tất cả các trường hợp bàn giao hàng hóa, nhất là các hàng hoá có giá trị đều cần phải có giấy tờ này, đây là công việc bắt buộc để tránh thiệt hại cho cả hai bên, mang tính chất quan trọng không kém hóa đơn bán hàng.
Thực tế chúng ta vẫn thấy trong hoạt động giao nhận hàng của các đơn vị vận chuyển như bưu điện, viettel post, giao hàng tiết kiệm…. thì thường không có mẫu giấy biên nhận hàng hoá, song khi giao phát hàng đến tay Khách hàng phần lớn các đơn vị vận chuyển đều yêu cầu Khách hàng phải ký tên và sổ nhận hàng của bưu tá.
Còn riêng với những hợp đồng mang tính chất mua hàng hoá với số lượng lớn, giữa các doanh nghiệp với nhau thì giá trị của hợp đồng bao giờ cũng rất lớn nên để đảm bảo tránh những tranh chấp, phát sinh không mong muốn sau này thì cần phải thực hiện việc mẫu giấy biên nhận hàng hoá bằng văn bản và gửi cho bên đối tác nhận hàng, yêu cầu ký tên xác nhận.
Quy định về mẫu giấy biên nhận hàng hóa
Pháp luật hiện tại chưa có văn bản quy định về mẫu giấy biên nhận, song xuất phát từ nhu cầu thực tế mà nhiều mẫu biên nhận hàng hoá khác nhau của doanh nghiệp ra đời.
Vẫn biết giao nhận là việc chuyển phát một mặt hàng, một sản phẩm cũng như các loại tài sản, giấy tờ, công việc từ người này đến người khác, từ cơ quan này đến cơ quan khác.
Nhìn thoáng qua công việc, nhiều người nghĩ việc giao nhận này tưởng chừng đơn giản nhưng khi thực hiện lại rất dễ phát sinh thành nhiều rắc rối khác nhau.
Do vậy để tránh những rắc rối thì khi giao và nhận, chúng ta sẽ phải soạn thảo ra một văn bản chỉn chu có chứa đầy đủ thông tin của các bên mua hàng về bên bán hàng, kèm lẫn bản liệt kê chi tiết về quá trình giao nhận nói chung.
Và biên bản bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng chỉ được soạn thảo, thực hiện khi việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế, tức người bán đã giao hàng và bên người mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Thông thường khi bên bán đã tiến hành giao đủ số lượng sản phẩm cho bên mua thì bên người mua sẽ phải kiểm tra rồi ký xác nhận theo đúng quy định. Và Mẫu giấy Biên nhận hàng hóa phải chứa đựng đầy đủ thông tin của các bên tham gia lẫn món hàng được giao nhằm tránh ảnh hưởng về kinh tế cũng như tránh xảy ra sai sót về hàng hóa và tiền bạc.
Mẫu giấy biên nhận hàng hóa
Vì hiện tại pháp luật chưa có quy định về mẫu giấy biên nhận hàng hoá chung, nên khi cần thực hiện biên nhận phần lớn các doanh nghiệp đều tự mình thực hiện soạn thảo.
Qua tìm hiểu thì chúng tôi thấy hiện tại đã có nhiều loại biên bản giao nhận hàng hóa được các doanh nghiệp tự mình soạn thảo. Qua đó có thể đánh giá các doanh nghiệp cũng ý thực được sự quan trọng của việc thực hiện thủ tục biên nhận hàng hoá và coi đây là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp.
Chỉ khi có thông tin về giấy biên nhận thì nó sẽ trở thành một căn cư chứng minh khi bên bán đã giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng đúng những yêu cầu của bên mua.
Hơn nữa biên bản này sẽ có thể giúp các doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân giao hàng phòng tránh sự kiện tụng hay nhầm lẫn trong quá trình sản xuất và giao hàng hóa làm ảnh hưởng đến người bán và người mua.
Thấy rõ tầm quan trọng đó, nên khi soạn thảo dù là các doanh nghiệp tự mình thực hiện lập mẫu khác nhau nhưng mẫu giấy giao nhận vẫn sẽ có các thông tin như:
– Đảm bảo phần thể thức văn bản: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng năm thực hiện soạn thảo biên nhận;
– Thông tin của tên đơn vị thực hiện soạn thảo giấy biên nhận;
– Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hàng hóa.
– Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người gửi hàng hóa.
– Nội dung và các thông tin cơ bản về giao hàng, như: tên loại hàng hóa cần giao, số lượng của hàng hóa, đơn giá, giá trị thực của từng loại hàng hóa và xác nhận để nhận đủ số lượng hàng hóa
– Cam kết của cả hai bên đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như các bên liên quan không được tôn trọng chính xác và đầy đủ với các điều kiện giao hàng và việc tiếp nhận hàng hóa,…
Lưu ý: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được lập ra thành 02 bản, bên nhận hàng, bên giao hàng mỗi bên đều giữ một bản để làm căn cứ giá trị pháp lý sau này.
Download (tải) mẫu giấy biên nhận hàng hóa
Hướng dẫn soạn giấy biên nhận hàng hóa
Hiện nay, tất cả những biên bản về giao nhận hàng hóa sẽ đều được xây dựng nó theo một tiêu chuẩn, nội dung chung, tức thông tin biên nhận đều cần đảm bảo thông tin cơ bản về: Thông tin công ty bên giao, địa chỉ, số điện thoại công ty, Người phụ trách bàn giao hàng, chức vụ, điện thoại, Phương tiện vận chuyển, biển số xe, địa điểm bàn giao, thông tin bên nhận như Họ tên, sđt, chức vụ, điện thoại.
Nội dung bàn giao: Tên sản phẩm, số lượng thực nhận, đơn vị tính, số hóa đơn chứng từ đi kèm, ghi chú thêm cùng Đại diện 2 bên ký xác nhận.
Tuy nhiên, khi đối với mỗi loại hàng hóa đối với mỗi một khách hàng,… sẽ có những sự khác biệt, một số công ty vận tải áp dụng nhiều ưu đãi cho các công ty, khách hàng dài hạn, vận chuyển hàng hóa với một số lượng lớn nên khi thực hiện mẫu nội dung sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau nên khách hàng cũng cần chú ý hơn về thông tin này.
Trong giới hạn bài viết, chúng tôi sẽ hướng dẫn Khách hàng thực hiện hoàn tất thông tin trong mẫu giấy biên nhận hàng hoá theo mẫu chung, thường được sử dụng phổ thông nhất:
– Góc bên trái của biên bản giao nhận hàng hóa luôn ghi rõ tên đơn vị, công ty lập Biên bản;
– Khi lập Biên bản giao nhận hàng hóa bắt buộc phải ghi chính xác họ tên người nhận hàng, đơn vị, bộ phận người đó đang công tác. Đồng thời, ngày, tháng, năm nhận hàng cũng được điền chuẩn tránh phát sinh tranh chấp về thời gian giao hàng sau này.
– Nội dung biên bản giao nhận hàng hóa có thể có hoặc không có lý do dẫn đến việc giao nhận hàng hóa
– Ngoài số lượng hàng hóa được giao nhận, cần ghi thêm đơn giá và tổng giá trị đơn hàng xuất kho;
– Biên bản giao nhận hàng hóa nên được lập thành ít nhất 02 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 bản.
Khi hoàn thành mẫu Khách hàng cần chú ý:
– Mọi thông tin cung cấp trong biên nhận hàng hoá đều cần đầy đủ, rõ ràng, chính xác, khi kê khai cần tập trung vào việc kê khai các thông tin cá nhân như tên họ, địa điểm và quan trọng và thông tin liên hệ của bên giao, bên nhận một cách chính xác nhất cũng như các thông tin có liên quan đến hàng hóa, sản phẩm, thiết bị, vật tư, tài sản,…
Ví dụ như: sản phẩm, hàng hóa thì cần phải kê khai giá thành theo những đơn giá rõ ràng, thời hạn giao hàng mà đã cam kết, thông số kỹ thuật của sản phẩm và điều quan trọng đó là số lượng sản phẩm, hàng hóa,…
Trong trường hợp đó là tài sản, thì giá trị cụ thể của tài sản đó phải được ước tính một cách kỹ càng, trách nhiệm, quyền hạn cũng về như các điều kiện kèm theo gắn liền cho bên phía nhận hàng.
– Biên bản phải có chữ ký tươi của cả bên người giao hàng và bên nhận hàng, để thể hiện sự chấp thuận hài lòng của hai bên. Trong trường hợp biên bản nếu không có chữ ký và tên, cũng như không đóng dấu hợp lệ và đầy đủ nhất thì về mặt pháp lý, biên bản đó sẽ không có giá trị gì, khi phát sinh tranh chấp sẽ khó chứng minh và được chấp thuận là mẫu biên bản hợp lệ.
– Biên bản giao nhận hàng hóa nên được soạn thảo và thực hiện một cách đồng thời, cùng lúc với những hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp động vận chuyển hay có thể là cam kết ban đầu đó về điều khoản giao nhận, cũng như trong nội dung hợp đồng giao kết nên có nội dung điều khoản về thông tin biên nhận giao hàng.
Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về việc thực hiện Mẫu giấy biên nhận hàng hoá. Khách hàng quan tâm tìm hiểu bài viết, có vướng mắc thông tin gì, vui lòng phản hồi trực tiếp để nhân viên hỗ trợ kỹ hơn.