Ngày nay trong thời buổi công nghệ số 4.0 phát triển mạnh mẽ thì để thuận tiện cho việc lưu giữ thông tin trong quá trình mua, bán hàng hóa, dịch vụ được lâu bền hơn thì các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho những hóa đơn viết tay thông thường.
Để chuyển đổi từ hình thức hóa đơn viết tay thông thường sang sử dụng hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp cần lập một quyết định sử dụng hóa đơn điện tử dưới dạng văn bản.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tổng hợp các dữ liệu điện tử được thống kê lại, do doanh nghiệp lập ra trong quá trình bán hàng hay cung ứng dịch vụ và sau đó sẽ trao lại cho khách hàng; những dữ liệu trên được quản lý và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về vấn đề này thì hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng trên hệ thống máy vi tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền để sử dụng trong quá trình cung ứng dịch vụ, bán hàng và lưu trữ thông tin cần thiết.
Tại Việt Nam hiện nay trên thực tế chỉ có một số doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử có đủ chất lượng và uy tín và là đối tác trực tiếp của Tổng Cục thuế trong việc phát hành và khởi tại hóa đơn điện tử.
Ví dụ như là: Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel, Tập đoàn viễn thông VNPT, v.v…
Các phần mềm hóa đơn điện tử của một số đơn vị có chất lượng, uy tín thì sẽ có hiệu quả trong việc bảo mật thông tin trên hóa đơn, hạn chế được tình trạng làm giả hóa đơn hay giúp doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể xác thực các thông tin một cách nhanh chóng, công khai qua việc truy cập website để kiểm tra.
Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Theo quy định về pháp luật doanh nghiệp hiện hành đang có hiệu lực thì các doanh nghiệp mới được thành lập kể từ ngày 01/01/2019 thì bắt buộc phải đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn điện tử.
Điều này cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp khi mới thành lập bắt đầu từ thời gian trên thì sẽ không được phép tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn viết tay nữa.
Thủ tục để đăng ký cấp phép hóa đơn điện tử bao gồm một số bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp khi bắt đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì đầu cần đưa ra quyết định về việc sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành và sau đó gửi cho cơ quan thuế có thẩm quyền giải quyết.
Bước 2: Tiến hành thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ để thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử cần chuẩn bị một số giấy tờ như sau:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử như đã soạn thảo ở bước 1
+ Mẫu hóa đơn được đơn vị cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị
+ Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, lập theo mẫu của Bộ tài chính đã ban hành
Bước 3: Thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp cần thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử mẫu và sau đó gửi mẫu hóa đơn điện tử này theo đúng định dạng như đã trao cho người mua qua đường điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
>>>> Tham khảo thêm: Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất
Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất
Mẫu số 1:
Download (DOC, Unknown)
Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
– Đầu tiên là đơn vị chủ quản, tên công ty
– Tiếp đó là quốc hiệu và tiêu ngữ
– Thời gian, địa điểm lập quyết định
– Nội dung của quyết định cần đề cập tới một số vấn đề như là:
Tên hệ thống thông tin, thiết bị hạ tầng có sử dụng hóa đơn điện tử
Tên của hệ thống ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử
Quá trình thiết lập, khởi tạo, di chuyển và lưu giữ thông tin trên hóa đơn điện tử được vận hành như thế nào?
Trách nhiệm của nhà cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử và bộ phận kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại công ty ra sao?
Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân có liên quan khác nữa.
– Thời hạn có hiệu lực của quyết định này
– Danh sách cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các điều khoản trên
– Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu xác nhận.
Mẫu số 2:
| Đơn vị chủ quản:……………… Tên tổ chức………………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
| …………., ngày…… tháng…….năm……… |
QUYẾT ĐỊNH CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TOÀN CẦU
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TOÀN CẦU
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Giấy đăng ký kinh doanh số 12345678
Xét đề nghị của phòng Tài chính kế toán Công ty
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
+ Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
+ Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
| Nơi nhận:
– – |
GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên)
|
Hướng dẫn soạn quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
– Phần tên hệ thống thông tin, thiết bị hạ tầng có sử dụng hóa đơn điện tử có thể là các thông tin về máy in, máy tính để chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.
– Tên của hệ thống ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử bao gồm hệ thống phần mềm do tổ chức trung gian cung cấp hoặc do chính doanh nghiệp tự thiết lập.
– Danh sách cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các điều khoản trên có thể kể đến như là người lãnh đạo công ty, các bộ phận kỹ thuật, bên cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, v.v…
Để được hướng dẫn chi tiết, cụ thể hơn về cách soạn một Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử hoàn chỉnh hoặc giải đáp, tư vấn một số vấn đề có liên quan khác vui lòng gọi ngay tới chúng tôi.