Mẫu công văn thông báo giao hàng là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để thông báo với chủ thể có thẩm quyền việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định.
Trong quá trình vận chuyển hàng hoá, chắc hẳn những người làm công việc này không còn quá xa lạ với mẫu thông báo giao hàng. Vậy thông báo giao hàng là gì? Cách thực hiện thông báo giao hàng ra sao? Có bắt buộc phải thực hiện thông báo giao hàng hay không?
Thông báo giao hàng là gì?
Thông báo giao hàng là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để thông báo với chủ thể có thẩm quyền việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định.
Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi, còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm.
Thông báo giao hàng có lợi cho ai?
Thực chất trong Hợp đồng mua bán hàng hóa thì việc Giao – nhận hàng hóa là nghĩa vụ cơ bản, đầu tiên của các bên trong quan hệ Hợp đồng nhằm hiện thực hóa những lời thỏa thuận trên giấy tờ bằng những hành vi cụ thể.
Vì vậy trong nghĩa vụ giao – nhận hàng hóa, giao hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên bán và nhận hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên mua. Cụ thể, pháp luật tại Luật thương mại cũng đã quy định rõ bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng, trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định.
Như vậy, việc thông báo giao hàng không phải là một nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng nhưng các bên dù có thỏa thuận về việc thông báo giao hàng hay không, pháp luật vẫn quy định việc giao hàng là một nghĩa vụ bắt buộc đối với bên bán.
Và đương nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu bên bán không giao hàng thì bên mua không thể thực hiện các cam kết tiếp theo như nhận hàng, thanh toán.
Một số trường hợp nếu trước khi giao hàng, bên bán không có thông báo rõ về thời gian giao hàng thì cũng sẽ có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng, nhận hàng của chủ thể tham gia hợp đồng.
Rõ ràng chúng ta hiểu, thấy rõ bên mua hàng có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng. Song cũng không tránh khỏi một số trường hợp thời gian giao hàng thay đổi vì một số lý do đặc biệt, hoặc người nhận hàng có việc bận đột xuất không thể nhận hàng…
Vậy nên để tránh những trường hợp như vậy, trước khi giao hàng bên bán hàng chúng ta nên gửi thông báo cho bên mua hàng để giúp bên mua có sự chuẩn bị, sắp xếp công việc hợp lý tạo sự thuận lợi cho việc giao hàng của bên bán.
Đồng thời bên mua cũng nhanh chóng sắp xếp kho bãi, bố trí người nhận hàng, thông tin cụ thể về thời gian giao hàng hay các vấn đề khác không may phát sinh đột xuất cho bên bán… trước khi bên bán giao hàng.
Như vậy việc thông báo trước khi giao hàng có lợi cho các chủ thể tham gia hợp đồng, thông qua việc thông báo thì các vấn đề quan trọng liên quan đến việc giao nhận hàng hóa như thời gian và địa điểm giao nhận đều được giải quyết.
Các vấn đề này có thể do các bên thỏa thuận, thương lượng rõ ràng tại các điều khoản trong hợp đồng hoặc nếu không thỏa thuận, thì áp dụng quy định của pháp luật.
Hay hiểu đơn giản thì việc thông báo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, có ý nghĩa hỗ trợ cho cả hai bên trong việc nhận thông tin và có những hành động phù hợp trong quá trình giao nhận hàng hóa cũng như để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ thực hiện hợp đồng của cả bên bán hàng và bên mua hàng, bởi:
– Thông báo trước khi giao hàng: Người mua thông báo về địa điểm và thời gian giao hàng yếu cầu, và trong quá trình thực hiện nếu người mua chậm thông báo, người bán sẽ chọn phương tiện và mọi chi phí phát sinh do người mua chịu.
+ Thông báo sau khi giao hàng: người bán thông báo cho người mua về hàng hóa đã đc giao như Số lượng, địa điểm giao…nhờ đó người mua sẽ hoàn thiện thủ tục bảo hiểm cho lô hàng sau khi nhận đc thông báo này. Nếu người bán chậm thông báo mà trong thời gian giao hàng và hoàn thiện hợp đồng bảo hiểm có xảy ra rủi ro thì người bán phải chịu trách nhiệm.
Mẫu thông báo giao hàng 2023
Ngày nay thì việc thông báo trước khi giao hàng là một việc thường xuyên, song không phải trường hợp nào bên giao hàng hoá cũng gửi mẫu thông báo giao hàng đến người nhận hàng.
Thường chúng tôi thấy, với những hợp đồng hàng hoá lớn, có giá trị cao hoặc hợp đồng hàng hoá giao nhận tài sản giá trị thì thường các bên trong hợp đồng sẽ có điều khoản rõ về việc thực hiện thông báo giao hàng bằng biểu mẫu, văn bản.
Còn với những hợp đồng mang tính chất nhỏ lẻ, thì thay bằng việc thông báo bằng văn bản các bên giao phát hàng vận chuyển có thể sử dụng các hình thức khác để liên hệ thông báo như gửi email, gọi điện, nhắn đin, sử dụng phần mềm thông báo… cho khách hàng được biết.
Ví dụ như với dịch vụ vận chuyển của viettel thì viettel thường sử dụng hình thức trước khi giao hàng sẽ gửi tin nhắn đến Khách hàng thông báo về tình trạng đơn hàng, thời gian dự kiến giao, số điện thoại của bên bưu tá chuyển phát hàng. Sau đó trước khi bưu tá chuẩn bị đến địa điểm phát, bưu tá sẽ gọi điện lại xác nhận xem người nhận hàng có thể nhận hàng được hay không, và thoả thuận với người nhận hàng về thời gian giao hàng tiếp theo nếu trong trường hợp người nhận hàng có công việc bận.
Tuy nhiên để đảm bảo chắc chắn về tính pháp lý, cũng như để việc thực hiện việc giao nhận hàng hoá được diễn ra như đúng thoả thuận, hạn chế các tình trạng hợp đồng giao không đúng thời gian, đơn hàng bị thất lạc… thì bên nhận chuyển phát giao hàng nên thực hiện thông báo tới Khách hàng được biết.
Cụ thể với mẫu thông báo giao hàng sẽ gồm các thông tin về:
– Quốc hiệu tiêu ngữ, tên công ty, nội dung văn bản thông báo giao hàng
– Ngày tháng năm thực hiện thông báo
– Kính gửi, địa chỉ bên nhận hàng hoá
– Căn cứ cho việc soạn thảo thông báo, dựa trên những hợp đồng nào mà các bên đã ký với nhau
– Nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng cụ thể như thế nào?
– Thời gian giao hàng là bao giờ?
– Nghĩa vụ của bên nhận hàng hoá khi nhận được hàng
– Lời cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh của bên giao hàng hoá.
Tải (Download) mẫu Thông báo giao hàng 2023
Hướng dẫn soạn thông báo giao hàng 2023
Trong quá trình soạn thông báo giao hàng, bên giao hàng cần chú ý các thông tin về:
– Thể thức văn bản luôn phải được đảm bảo trong mẫu thông báo giao hàng như Quốc hiệu, tiêu ngữ, phần tên công ty cần phải ghi tên công ty bên giao hàng.
– Ghi chính xác thời gian soạn thảo, ngày tháng năm để làm căn cứ cho việc đã thực hiện thông báo giao hàng.
– Phần kính gửi cần thể hiện gửi công ty nào, tại địa chỉ ra sao Hoặc kính gửi chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bên giao hàng cần thông báo là chủ thể nào.
– Với phần căn cứ soạn thảo thì có thể dựa vào số hiệu hợp đồng đã ký chính là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng. Ví dụ:
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Theo quy định tại………… Hợp đồng này thì trước khi giao hàng hoá chúng tôi có gửi thông báo đến Khách hàng được biết một số nội dung như sau:
– Thời gian giao hàng dự kiến cũng gần ghi cụ thể ngày dự kiến để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí.
– Phần cuối thông báo không thể thiếu được nội dung cam đoan và cảm ơn. Ví dụ:
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn
Mẫu thông báo giao hàng chậm
Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm là mẫu bản công văn được lập ra để thông báo về việc giao hàng chậm. Mẫu công văn nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng.
Ví dụ: Căn cứ Đơn đặt hàng ngày …/…/….giữa Công ty Hoa Long và Công ty TNHH An Việt về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là …/…/… kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là ……/…./….
Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ngày …/…./… hàng sẽ về đến công ty TNHH An Việt nên khoảng từ ngày …/…./…. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.
Tải (Download) mẫu Thông báo giao hàng chậm
Mẫu thông báo giao hàng bằng tiếng Anh
Mẫu thông báo giao hàng bằng tiếng Anh, nội dung thông báo được thực hiện tương tự như với mẫu giao hàng hoá thông thường. Tuy nhiên chúng tôi chỉ lưu ý một số điều:
– Việc thực hiện thông báo giao hàng bằng tiếng Anh thường hướng đến những đối tượng người nước ngoài đang làm việc, học tập, sinh sống, du lịch tại Việt nam nên khi sử dụng văn bản bằng tiếng Anh thì ngôn ngữ, ngữ pháp cần chính xác.
– Cần nêu rõ thời gian giao hàng cụ thể là dự kiến khoảng thời gian nào.
– Có chữ ký, đóng dấu của bên giao hàng.
Tải (Download) mẫu Thông báo giao hàng bằng tiếng Anh
Trên đây là một số thông tin chúng tôi muốn gửi đến Khách hàng về mẫu thông báo giao hàng hoá. Khách hàng tham khảo thông tin bài viết, có điều gì chưa hiểu rõ vui lòng phản hồi trực tiếp để được nhân viên hỗ trợ.