Chữ ký số đang dần trở nên phổ biến với các doanh nghiệp Việt Nam bởi những tiện ích mà dịch vụ này mang lại. Để hạn chế một số lỗi với chữ ký số, Quý vị hãy tham khảo hướng dẫn trong bài viết này.
Sử dụng chữ ký số là một hình thức sử dụng chữ ký điện tử phục vụ cho các hoạt động giao dịch làm ăn của doanh nghiệp, giúp cho các hoạt động này nhanh chóng hơn và dễ dàng hơn, không mất nhiều công sức đi lại của doanh nghiệp.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay tên gọi khác là Token là chữ ký điện tử đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng thay cho chữ ký tay cho các hoạt động, giao dịch được thực hiện qua mạng internet.
Đặc điểm của chữ ký số:
Chữ ký số được mã hóa như một chiếc USB thông thường.
Quá trình sử dụng chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã pin.
Chữ ký số sẽ được mã hóa các thông tin sau đây của doanh nghiệp:
– Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của doanh nghiệp…
– Số seri của chữ ký số.
– Thời gian sử dụng của chữ ký số đó.
– Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số (Viettel – CA, VNPT – CA…).
– Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp.
– Thư hạn chế phạm vi, mục đích sử dụng chữ ký số.
– Hạn chế trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
– Một số nội dung theo quy định của của cơ quan nhà nước.
Chữ ký số được pháp luật quy định trong Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số.
Để sử dụng chữ ký số cần phải trải qua hai bước, đó là: tạo chữ ký số sau đó kiểm tra chữ ký số (tức là kiểm tra khóa công khai đã hợp lệ hay chưa).
Các doanh nghiệp không thể tự tạo và sử dụng chữ ký số. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng dịch vụ chữ ký số từ một số đơn vị uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, FPT…
Sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, tiện lợi cho doanh nghiệp, mục đích khi sử dụng chữ ký số là:
– Sử dụng chữ ký số thường vào việc kê khai nộp thuế trực tuyến, thuế hải quan trực tuyến, thực hiện các giao dịch ngân hàng và giao dịch chứng khoán điện tử.
– Chữ ký số còn được sử dụng để ký kết các hợp đồng mua bán, hợp tác đối với các đối tác kinh doanh.
– Chữ ký số có tính bảo mật và chính xác cao nên có thể sử dụng làm bằng chứng hạn chế tối đa việc chối bỏ trách nhiệm trong các hoạt động của doanh nghiệp.
– Chữ ký số giúp doanh nghiệp trao đổi dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý và tiết kiệm thời gian.
Lý do không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng?
Việc sử dụng các dịch vụ điện tử thường sẽ có những lỗi nhất định và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc, chất lượng công việc của doanh nghiệp. Và đối với chữ ký số, doanh nghiệp thường gặp lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc là chữ ký số không đúng. Vậy lỗi này xảy ra do những nguyên nhân nào?
Nguyên nhân thứ nhất: cắm sai USB Token của công ty, cắm USB Token của công ty A nhưng đăng nhập tài khoản của công ty B.
Nguyên nhân thứ hai: Serial không trùng khớp giữa Serial USB Token trên tài khoản thuế và Serial trên USB Token.
Nguyên nhân thứ ba: do sử dụng chữ ký số quá lâu dẫn đến Drive của chữ ký số bị lỗi trong khi sử dụng. Đây là lỗi hy hữu, rất hiếm gặp trong việc sử dụng chữ ký số.
Cách sửa lỗi tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng
Các lỗi kỹ thuật thường sẽ dựa vào nguyên nhân để tìm ra cách thức khắc phục. Để sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì phải tìm ra được nguyên nhân.
Với lỗi không tìm thấy chữ ký số hay chữ ký số không đúng thì khi mở màn hình máy tính sẽ không thấy biểu tượng chữ ký số. Và dưới đây là một số cách thức khắc phục lỗi:
– Khi màn hình không hiện biểu tượng chữ ký số thì việc đầu tiên mà quý vị cần phải thực hiện là cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số.
– Ngoài ra khi có lỗi chữ ký số không đúng hay không tìm thấy thì có thể update lại serial của chữ ký số trên tài khoản trang Tổng cục thuế bằng cách vào mục “Thay đổi thông tin”.
Trong trường hợp thực hiện các cách khắc phục mà vẫn không sử dụng được chữ ký số thì quý vị cần phải liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.