Biên bản họp ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp, đặc biệt là ý kiến của thành viên về những vấn đề quan trọng của công ty do đó nó được coi là cơ sở để đưa ra quyết định, xây dựng và thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Từ trước đến nay, đối với bất kỳ nội dung liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, các công ty sẽ phải tổ chức cuộc họp. Kết quả của cuộc họp đó sẽ được ghi lại trong biên bản họp để các thành viên trong công ty dễ dàng theo dõi và thực hiện. Vậy biên bản họp là gì?
Trước khi tìm hiểu mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh, Quý vị cần hiểu rõ một số khái niệm cơ bản như sau:
Biên bản họp là gì?
Biên bản họp là loại hình văn bản quan trọng ghi lại ý kiến của người tham gia về những vấn đề được thảo luận trong cuôc họp. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh và các nội dung quan trọng khác của doanh nghiệp.
Biên bản họp gồm những nội dung gì?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp thường có các nội dung cơ bản gồm:
-Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
-Thời gian và địa điểm họp;
-Chương trình và nội dung họp;
-Họ tên chủ tọa và thư ký;
-Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
-Số lượng thành viên tham gia và tổng số phiếu biểu quyết của thành viên dự họp
– Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
– Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Vai trò của biên bản họp
Tiếp theo nội dung mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh là những vai trò của biên bản họp:
Do biên bản họp ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp, đặc biệt là ý kiến của thành viên về những vấn đề quan trọng của công ty do đó nó được coi là cơ sở để đưa ra quyết định, xây dựng và thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Vì vậy, trong nhiều trường hợp, pháp luật quy định biên bản họp là một tài liệu bắt buộc trong hồ sơ khi làm thủ tục liên quan đến doanh nghiệp đối với công ty cổ phần, công tu trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh.
– Biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện, từ đó tạo ra tính đồng bộ và nâng cao sự hiệu quả khi thực hiện các hoạt động kinh doanh trên thực tiễn.
Lưu ý khi viết biên bản họp
– Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với một số nội dung cơ bản: Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp? thành phần tham gia? nội dung chính cuộc họp? kết luận cuộc họp?
– Ghi nhanh và đầy đủ: Người ghi biên bản phải ghi nhanh và luôn đảm bảo nội dung biên bản luôn đầy đủ những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
– Nội dung biên bản họp phải có trọng tâm, tránh trình bày dài dòng và lan man để người tham gia có thể nắm bắt được trọng tâm của cuộc họp.
-Thông tin trong biên bản phải được ghi chép chính xác diễn biến sự việc, thông tin được cung cấp, những trao đổi trong cuộc họp. Vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm hoặc bớt các bình luận, các cảm xúc tiêu cực khi người tham gia đóng góp cho ý kiến trong cuộc họp.
– Đồng thời, để biên bản có độ tin cậy cao, người viết nên đọc và rà soát biên bản thật kỹ. Và phải được đọc lại cho mọi người có mặt trong cuộc họp cùng nghe, góp ý sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Biên bản cuộc họp tiếng anh là gì?
Trong tiếng anh, biên bản họp được hiểu là “meeting minutes”. Theo đó:
Meeting minutes are notes that are recorded during a meeting. They highlight the key issues that are discussed, motions proposed or voted on, and activities to be undertaken.
Meeting minutes are recorded by a secretary or assistant, but it can be done by any appointed individual.
Một số thuật ngữ tiếng anh liên quan đến biên bản họp
– Biên bản họp của đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần: minutes of the general meeting of shareholders of joint stock company.
– Biên bản họp của hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn:
– Biên bản họp của hội đồng thành viên công ty hợp danh
– Thành viên tham gia cuộc họp: participants.
– Chủ trì cuộc họp: chairman of the meeting.
– Thư ký cuộc họp: secretary of the meeting.
– Nội dung cuộc họp: meeting content.
– Tỉ lệ biểu quyết: voting.
– Tổng số phiếu biểu quyết: total number of votes
– Tổng số phiếu tán thành: number of votes for approval
– Tổng số phiếu không tán thành: number of votes for disapproval.
Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh
| COMPANY….
——–
No: ……………… .. |
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness ————— ………, date……month…..year…… |
MEETING MINUTES
About … …………… .. ……… ..
I.Time, address, voting method.
Today, at…(hour)……on (date/month/year)……at the headquarter of company……
Address:…………………………………………………………………………………………………….
The meeting took place with the content ( 3) … ………………………………………… ..
- Participants:
1.Mr. ……….. – owns ……. common shares accounted for….% charter capital of the company.
2.Mrs. ……….. – owns ……. common shares accounted for……% charter capital of the company.
3.………. Pte., Ltd– owns …….. common shares accounted for …% charter capital of the company – Representative is Mr. ………..
Chairman of the meeting: Mr. …………………………
Secretary of the meeting: Ms. ……………………….
Absent: 0
Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders.
- Meeting content: (7)
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Voting :
– Total number of votes: …………. Promissory note
– Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……%
– Number of votes for disapproval: ……… … votes, accounting for ……%
- Conclusion of the meeting :
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./.
|
||||
Tải (download) mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh