Tất cả những cá nhân cư trú có phát sinh thu nhập từ tiền công, tiền lương, từ sản xuất kinh doanh…phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân; như vậy những đối tượng chịu thuế theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân thì sẽ phải thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
Thuế thu nhập cá nhân được xây dựng để đảm bảo được sự công bằng xã hội, mức nộp thuế này dựa trên khả năng tài chính của mỗi đối tượng nộp thuế mà không phải là áp dụng đối với tất cả mọi người.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc kiểm tra lại toàn bộ những thu nhập và tính toán phần thuế thu nhập cá nhân phải nộp dựa trên mức thu nhập và gia cảnh.
Tất cả những cá nhân cư trú có phát sinh thu nhập từ tiền công, tiền lương, từ sản xuất kinh doanh…phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Như vậy những đối tượng chịu thuế theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân thì sẽ phải thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
Đối với các cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập tại một tổ chức thì thường sẽ được tổ chức đó thực hiện quyết toán thay việc này còn được gọi là ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Trong trường hợp một cá nhân có phát sinh từ nhiều nguồn thu nhập khác nhau thì phải tự làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật và không được ủy quyền cho tổ chức khác thay mình thực hiện.
Theo đó căn cứ vào việc cá nhân có phát sinh nguồn thu nhập ở một tổ chức hay phát sinh thu nhập ở nhiều tổ chức khác nhau thì pháp luật có quy định về việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ là khác nhau như đã nêu ở trên.
Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/qtt-tncn là không thể thiếu trong hồ sơ thực hiện quyết toán thuế.
Khi nào quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị thì nhân viên kế toán thuế thu nhập cá nhân sẽ làm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân định kỳ hàng tháng và cuối năm sẽ làm quyết toán thuế.
Trường hợp vào kỳ quyết toán mà cá nhân có phát sinh tiền thuế thu nhập cá nhân phải đóng thêm thì sẽ trích nộp tiền thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương của cá nhân này nếu như cá nhân còn làm việc tại cơ quan, tổ chức.
Nếu như số tiền thuế đã nộp lớn hơn tiền thuế quyết toán năm thì kế toán sẽ làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân lại cho cá nhân đó. Tất cả những công việc này đều sẽ được cá nhân ủy cho tổ chức mà mình đang làm việc thực hiện và tổ chức được ủy quyền phải có trách nhiệm trong việc thực hiện đúng nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân với nhà nước.
Căn cứ theo quy định tại điểm a.4 Khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC thì cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay trong các trường hợp sau: Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 (mười hai) tháng trong năm;
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế,…
Như vậy trong những trường hợp trên thì cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức nơi mà mình đang làm việc để thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Mẫu tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/qtt-tncn
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đối với những cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ thực hiện khai thuế quý trực tiếp với cơ quan thuế theo Tờ khai mẫu số 02/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay thì khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo mẫu sau:
– Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC;
– Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc;
– Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có);
– Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
– Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
Như vậy khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần phải sử dụng đúng mẫu tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/qtt-tncn theo quy định.
Trong mẫu tờ khai này gồm các thông tin như thông tin về kỳ tính thuế, tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng nếu có, tên đại lý thuế nếu có, tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ, số người phụ thuộc, các khoản giảm trừ, tổng thu nhập tính thuế, tổng số thuế thu nhập phát sinh trong kỳ, tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp trong kỳ, tổng số thuế nhu nhập cá nhân được giảm trong kỳ, tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ,…
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
– Đối với những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, từ tiền công trực tiếp khai thuế thì sẽ nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Cục Thuế nơi cá nhân đó đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
– Đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế như sau:
+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì sẽ nộp hồ sơ quyết toán thuế thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
Nếu như cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.
Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú có thể là nơi thường trú hoặc là nơi tạm trú.
+ Những cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân nào trả thu nhập thì sẽ nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Các cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú có thể là nơi thường trú hoặc là nơi tạm trú.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân
– Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân theo quý chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
– Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Hướng dẫn ghi tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/qtt-tncn
Ngoài việc sử dụng đúng mẫu theo quy định khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì người quyết toán thuế thì cần phải điền đầy đủ các thông tin theo mẫu tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/qtt-tncn. Cụ thể như sau:
[01] Kỳ tính thuế: Mục này ghi theo năm của kỳ thực hiện khai thuế. Nếu như cá nhân quyết toán thuế thu nhập cá nhân không tròn năm dương lịch thì ghi từ tháng…đến tháng của kỳ khai quyết toán thuế.
[02] Lần đầu: Nếu cá nhân khai thuế thu nhập cá nhân lần đầu thì sẽ đánh dấu “x” vào ô vuông lần đầu.
[03] Bổ sung lần thứ: Nếu cá nhân khai thuế sau lần đầu thì được xác định là khai bổ sung và đánh số lần khai bổ sung cụ thể vào ô vuông bổ sung. (Ví dụ 01, 02…).
[04] Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ họ, tên của người kê khai thuế.
[05] Mã số thuế: Cần ghi đầy đủ mã số thuế của cá nhân như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
[06], [07], [8] Địa chỉ: Ghi đầy đủ địa chỉ thường trú của cá nhân như đã đăng ký với cơ quan thuế.
[09], [10], [11]: Cần ghi đầy đủ thông tin điện thoại, số fax, địa chỉ email của cá nhân, trường hợp không có thì bỏ trống.
[12] Số tài khoán ngân hàng (nếu có): Nếu cá nhân có số tài khoản ngân hàng thì cần ghi đầy đủ, nếu không có thì bỏ trống.
[13] Tên đại lý thuế (nếu có): Trường hợp không có thì bỏ trống.
[14] Mã số thuế: Phải ghi đầy đủ mã số thuế của Đại lý thuế theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
[15], [16], [17] Địa chỉ: Cần ghi đầy đủ địa chỉ trụ sở của Đại lý thuế theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
[18], [19], [20] Điện thoại, fax, email: Ghi đầy đủ số điện thoại, số fax, địa chỉ email của Đại lý thuế, trong trường hợp không có thì bỏ trống mục này.
[21] ] Hợp đồng đại lý thuế: Ghi rõ ràng số, ngày của Hợp đồng đại lý thuế giữa cá nhân với Đại lý thuế (hợp đồng đang thực hiện).
[22] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ: gồm tổng thu nhập cá nhân phát sinh tại Việt Nam và tổng thu nhập cá nhân phát sinh ngoài Việt Nam.
[23] Tổng thu nhập cá nhân phát sinh tại Việt Nam là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam.
[24] Tổng thu nhập cá nhân làm căn cứ tính giảm thuế chính là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế, không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
[25] Tổng thu nhập cá nhân được miễn giảm theo Hiệp định: Nếu có thì sẽ điền đầy đủ thông tin còn không thì bỏ trống.
[26] Tổng thu nhập cá nhân phát sinh ngoài Việt Nam: Nếu có thì sẽ điền đầy đủ thông tin còn không thì bỏ trống.
[27] Số người phụ thuộc: là số lượng người phụ thuộc của người nộp thuế có thời gian được tính giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế.
[28] Các khoản giảm trừ: gồm giảm trừ cho bản thân, cho những người phụ thuộc được giảm trừ, từ thiện, nhân đạo, khuyến học, các khoản đóng bảo hiểm được trừ, Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ.
[29] Cho bản thân cá nhân: = 9 triệu đồng x 12 tháng (108 triệu đồng/năm). [30] Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: giảm trừ cho người phụ thuộc theo mức 3,6 triệu đồng/người x số tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu cá nhân có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo quy định.
[31] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học là những khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người tàn tật, người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước.
[32] Các khoản đóng bảo hiểm được trừ là những khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
[33] Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ chính là là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá một (01) triệu đồng/tháng.
[34] Tổng thu nhập tính thuế là chỉ tiêu [34 ] = [22] – [25] – [28 ]
[35] Tổng số thuế thu nhập cá nhân phát sinh trong kỳ: chỉ tiêu [35 ] = [34 ] x Thuế suất theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
[36] Tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trong kỳ: chỉ tiêu [36 ] = [37 ] + [38 ] + [39 ] – [40]
[37] Đã khấu trừ là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ, căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[38] Đã tạm nộp đây là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam, căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
[39] Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ (nếu có) chính là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%.
[40] Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm là số thuế đã khấu trừ, đã nộp thực tế phát sinh trên chứng từ đã kê khai trên Tờ khai quyết toán thuế năm trước.
[41] Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: chỉ tiêu [41 ] = [42 ] + [43 ]
[42] Tổng số thuế TNCN được giảm do làm việc trong khu kinh tế: chỉ tiêu [42 ] = [35 ] x {[24] / ([22]-[25])} x 50%.
[43] Tổng số thuế TNCN được giảm khác: là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước. Trường hợp năm trước quyết toán thuế theo 12 liên tục kể từ khi đến Việt Nam, năm nay quyết toán thuế theo năm dương lịch thì được trừ số thuế tính trùng đã tính năm trước.
[44] Tổng số thuế phải nộp trong kỳ: chỉ tiêu [44 ] = [35 ]-[36 ]-[41 ] >= 0, cá nhân có số thuế phải nộp thêm và được ghi vào chỉ tiêu này.
[45] Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ: chỉ tiêu [45 ] = [35 ]-[36 ]-[41 ] < 0, cá nhân có số thuế nộp thừa và được ghi vào chỉ tiêu này.
[46] Tổng số thuế đề nghị hoàn: chỉ tiêu [46 ] = [47 ]+[48 ]
[47] Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn vào tài khoản thì ghi vào chỉ tiêu này.
[48] Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt..) thì ghi vào chỉ tiêu này.
[49] Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau: chỉ tiêu [49 ] = [45 ]-[46 ].