Đăng ký chữ ký số với đơn vị thuế sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tối ưu chi phí trong việc kê khai nộp thuế trực tuyến, thực hiện các giao dịch điện tử,… Vậy bạn đã biết cách đăng ký, sử dụng, gia hạn chữ ký số chưa? Mời quý bạn đọc cân nhắc nội dung trình bày sau đây của Luật LVN Group được hướng chi tiết !.
1. Chữ ký số là gì?
Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử và được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng trên hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được cụ thể chính xác những nội dung sau:
- Việc biến đổi nêu trên sẽ được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn về nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện về việc biến đổi nêu trên.
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số (Token) là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.
2. Chữ ký số tiếng Anh là gì?
Chữ ký số được dịch sang tiếng anh là digital signature. Lưu ý, các bạn đừng nhầm lẫn thuật ngữ này với chữ ký điện tử là electronic signature, mặc dù thông thường hai thuật ngữ này được dùng thay thế cho nhau nhưng chúng không hoàn toàn đồng nghĩa.
3. Chữ ký số dùng để làm gì?
Theo quy định, đối với các cá nhân thì chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Với các tổ chức và doanh nghiệp việc sử dụng chữ ký số sẽ có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người uỷ quyền pháp luật doanh nghiệp. Chức năng của chữ ký số bao gồm:
- Thay thế cho việc chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số như: Ký kết các hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến hoặc thực hiện đóng bảo hiểm,…
- Sử dụng để ký trong các giao dịch thư điện tử và ký vào các email để đối tác hoặc các khách hàng xác nhận người gửi thư;
- Sử dụng cho các dịch vụ về chính phủ điện tử, ký số khi làm các thủ tục hành chính hay xin xác nhận của các đơn vị nhà nước;
- Sử dụng để kê thực hiện việc kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội hoặc thực hiện việc khai báo với đơn vị hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử;
- Mặt khác, chữ ký số còn giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức nhà nước một cách dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo về tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Lưu ý: Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số 2402/BTC-TCT và quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
- Bên mua không phải là đơn vị kế toán;
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có trọn vẹn hồ sơ, chứng từ chứng minh việc gửi tới hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu;
- Trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài; hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại; hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh; hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ; chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.
4. Hồ sơ, thủ tục đăng ký mua chữ ký số?
Để được cấp phép và sử dụng chữ ký số hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị trọn vẹn những hồ sơ giấy tờ sau đây:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (bản sao công chứng);
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao công chứng);
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của người uỷ quyền theo pháp luật doanh nghiệp (như Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu bản sao công chứng).
Sau khi doanh nghiệp thực hiện việc chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ cần thiết thì doanh nghiệp sẽ cần tiến hành gửi bộ hồ sơ này cho các đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép, ví dụ như FPT-CA, Viettel-CA, VNPT-CA, CA2, Newtel-CA, BKAV-CA,… Sau đó, thực hiện việc thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng mà doanh nghiệp có nhu cầu lựa chọn.
5. Đăng ký chữ ký số với đơn vị thuế?
5.1. Điều kiện để đăng ký
Điều kiện để đăng ký chữ ký số với đơn vị thuế được quy định như sau:
- Cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và có kết nối với Internet, có địa chỉ hòm thư điện tử (email) ổn định;
- Chữ ký số hợp lệ và sẽ còn hiệu lực từ tổ chức chứng thực chữ ký số sẽ được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép;
- Để sử dụng được chữ ký số hợp lệ đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn các đơn vị gửi tới dịch vụ chữ ký số đảm bảo uy tín và chất lượng. Đây là các tổ chức gửi tới về dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các đơn vị và tổ chức, cá nhân thực hiện sử dụng trong các hoạt động công cộng. Vì vậy, điều kiện bắt buộc tối thiểu mà một nhà gửi tới chữ ký số sẽ phải đáp ứng được là có giấy phép gửi tới dịch vụ về chứng thực chữ ký số công cộng sẽ do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.
5.2. Đăng ký chữ ký số với đơn vị thuế qua mạng
Để thực hiện việc đăng ký chữ ký số với đơn vị thuế qua mạng sẽ thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:
Bước 1: Thực hiện đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Để tiến hành thực hiện việc nộp thuế điện tử, trước hết, doanh nghiệp sẽ cần cắm usb token vào máy tính. Sau đó truy cập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và lựa chọn mục Doanh nghiệp.
- Tiếp theo, thực hiện đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp trước đó. Trường hợp doanh nghiệp không có tài khoản thì người dùng sẽ sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản. Đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan thuế quản lý, thực hiện việc đăng ký sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax tại chức năng Đăng ký.
- Có 3 dạng Tài khoản để thực hiện việc đăng nhập (Tài khoản chữ ký số – Token) như sau:
- MST: Tài khoản để nộp các tờ khai thuế (Không nộp được Tiền thuế);
- MST-NT: Tài khoản để nộp tiền thuế (Không nộp được Tờ khai);
- MST-QL: Tài khoản quản lý 2 tài khoản nêu trên, có thể thực hiện cấp quyền cho 2 tài khoản trên và cũng có thể thực hiện nộp được tờ khai và tiền thuế.
- Tên đăng nhập có 2 cách như sau:
- Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng đã có mật khẩu của hệ thống Nộp thuế điện tử đã sử dụng trước đó, ví dụ mật khẩu là: TC@cd113. Tại website nopthue.gdt.gov.vn, doanh nghiệp sẽ đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL, ví dụ tài khoản là: 0105957029-QL, nhập mật khẩu sẽ là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử đã có từ trước là: TC@cd113. Theo đó, để sử dụng cho tất cả các dịch vụ như khai thuế, hoàn thuế, nộp thuế, tra cứu hay quản lý và phân quyền tài khoản và hỏi đáp.
Từ tài khoản này, tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người sử dụng có thể tạo, phân quyền cho các tài khoản phụ (phân quyền cho cán bộ quản lý theo chức năng). Cách thức phân quyền chi tiết quý vị có thể xem và tải tại phần hướng dẫn sử dụng ứng dụng;
- Trong trường hợp người sử dụng có mật khẩu của hệ thống để thực hiện việc Khai thuế điện tử đã sử dụng trước đó tại website nhantokhai.gdt.gov.vn, ví dụ mật khẩu là: TC$cd113. Người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản MST, ví dụ tài khoản là: 0105957029, nhập mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống Khai thuế điện tử đã có trước đó là: TC$cd113 để sử dụng dịch vụ như khai thuế, hoàn thuế, tra cứu và hỏi đáp.
Bước 2: Tại mục “Khai Thuế” thực hiện bấm vào phần “Nộp tờ khai XML” sau đó bấm “Chọn tệp tờ khai”.
Bước 3: Chọn file tờ khai cần nộp và được lưu tại máy tính sau đó bấm “Open”.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện về hệ thống đã nhận tờ khai, người dùng bấm “Ký điện tử”.
Bước 5: Cửa sổ nhập mã PIN của USB Token sau khi hiển thị, nhập mã PIN của Chữ ký số, sau đó thực hiện bấm “Login”.
Bước 6: Hệ thống hiển thị về thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”, sau đó bấm OK để hoàn thành việc ký số.
Bước 7: Sau khi ký số thành công, người dùng sẽ bấm vào Nộp tờ khai. Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ hiển thị về Danh sách tờ khai XML đã nộp thành công tới đơn vị Thuế.
Bước 8: Đối với các tờ khai yêu cầu phải đính kèm Phụ lục, người dùng sẽ chọn mục Tra cứu để tìm kiếm tờ khai cần đính kèm. Sau đó thực hiện việc tải file Phụ lục từ máy tính và thực hiện ký số.