Trong doanh nghiệp thường người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Đối với mỗi doanh nghiệp, việc theo dõi công nợ là việc cần thiết và vô cùng quan trọng. Thông báo công nợ hay chính là việc nhắc nợ, đòi nợ là cách thức đảm bảo lợi ích của tổ chức/cá nhân đối với đối tác. Nhằm mục đích thông báo cho đối tác biết và thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng hạn. Mặc dù là việc khá quen thuộc ở doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng biết cách làm thông báo công nợ sao cho hợp lý.
Công nợ là gì?
Công nợ là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.
Trong doanh nghiệp thường người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Đối với công nợ phải thu khách hàng đây là các khoản tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền ngay. Chính vì vậy, công việc của kế toán công nợ là phải theo dõi từng đối tượng cụ thể trong khoản mục này một cách riêng biệt và phải phân loại đối tượng ra thành các nhóm để kiểm soát công nợ hiệu quả.
Còn công nợ phải trả được bao gồm tất cả các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho bên cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ,… cái mà trước đó doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Tương tự như công nợ phải thu, kế toán công nợ cần phải theo dõi từng nhóm đối tượng công nợ phải trả để quản lý hiệu quả.
Ngoài ra, kế toán công nợ còn phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Phần tiếp theo của bài viết sẽ đề cập tới mẫu thông báo công nợ cho khách hàng.
Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
Mẫu 1:
Trước khi đề cập tới một mẫu thông báo công nợ hoàn chỉnh cho khách hàng thì có thể hiểu:
Mẫu thông báo công nợ là một văn bản của cơ quan hay tổ chức soạn thảo, ban hành nhằm thông báo cho một cơ quan tổ chức khác số công nợ (phải thu hoặc phải trả). Trên thực tế có rất nhiều các trường hợp đối tác trễ thanh toán theo như hợp đồng. Khi đó, việc nhắc nhở đối tác về công nợ là điều khá tế nhị nên cần có những ngôn từ tế nhị, phù hợp để vừa đạt được mục đích vừa không làm mất lòng đối tác.
Dưới đây là mẫu thông báo công nợ cho khách hàng mà Quý vị có thể tham khảo. Khi soạn thảo báo cáo công nợ cho khách hàng thì quý độc giả có thể tham khảo mẫu theo nội dung sau đây.
Tải (download)mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
Mẫu 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO
Kính gửi: ……
Thực hiện hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty ………..về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Ngày … chúng tôi đã nhận được biên bản nhận hàng hóa và nghiệm thu hàng hóa của Quý công ty. Ngày… chúng tôi đã gửi hóa đơn giá trị gia tăng của số hàng hóa nêu trên cho Quý Công ty. Tuy nhiên đến nay đã quá … theo điều khoản thanh toán nhưng chúng tôi vẫn chưa nhận được bất kỳ khoản thanh toán nào từ Quý Công ty.
Công ty … thông báo cho Công ty … được biết về công nợ kỳ … năm….. kèm văn bản chi tiết sau đây:
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ
(Kỳ…. năm…..)
| Ngày | Số chứng từ | Nội dung diễn giải | Số tiền | Số dư | Ghi chú hạn nợ |
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý Công tythanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng qui định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty……
Số tài khoản: …….. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Như vậy, mẫu thông báo công nợ cho khách hàng cũng phải được thể hiện rõ ràng và chỉn chu cả về hình thức lẫn nội dung. Bạn có thể căn cứ theo từng công ty và yêu cầu riêng mà xây dựng thông báo cho phù hợp dựa trên mẫu trên.
Nội dung của mẫu thông báo công nợ cho khách hàng?
Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng bao gồm các nội dung sau:
Phần đầu là Quốc hiệu tiêu ngữ; thời gian địa điểm lập thông báo;
Sau đó đến tên thông báo về việc gì đó;
Căn cứ pháp lý.
Nêu chủ thể của hợp đồng đã ký kết
Nội dung phải thể hiện rõ bên làm thông báo đã thực hiện đầy đủ nội dung của hợp đồng, đã xuất đầy đủ hóa đơn chứng từ, tài liệu cần thiết cho bên kia.
Bảng chốt công nợ, tố tiền cần thanh toán;
Thông tin người nhận thanh toán
Ký tên.
Một số lưu ý khi soạn mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
Về mặt nội dung, một giấy thông báo công nợ phải đảm bảo các mục cơ bản như: Ngày tháng năm chi tiết của từng khoản nợ; Số hóa đơn chi tiết đối với từng khoản nợ; Số tiền chi tiết của từng khoản nợ; Tổng số tiền mà khách hàng có nghĩa vụ phải thanh toán; Hình thức thanh toán; Thời hạn thanh toán cuối cùng là ngày nào? Nếu thanh toán chậm sẽ phạt như thế nào (nếu cần); Chữ ký xác nhận của cả 2 bên.
Bản chất của thông báo công nợ đến khách hàng không dùng để uy hiếp hay sử dụng như mệnh lệnh, vì thế ngôn ngữ được sử dụng không nên mang tính chất thể hiện uy quyền. Nên chọn lọc các từ ngữ nhẹ nhàng, tế nhị, mang tính trang trọng.