Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức. Vậy Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được quy định thế nào. Mời các bạn đọc nội dung trình bày sau đây để biết thêm thông tin.
1.Hình thức và nội dung Quyết định công bố
Căn cứ Điều 6 Thông tư 02/2017/TT-VPCP quy định như sau:
1. Quyết định công bố thủ tục hành chính (mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này) có kết cấu như sau:
a) Quyết định.
b) Danh mục thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ.
c) Nội dung cụ thể của từng thủ tục hành chính (trong trường hợp công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế) và các tài liệu kèm theo (nếu có), gồm: mẫu đơn, mẫu tờ khai; phí, lệ phí; mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện.
2. Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này) có kết cấu và nội dung cụ thể như sau:
a) Kết cấu của quyết định gồm 02 phần: Quyết định và Danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Danh mục thủ tục hành chính được sắp xếp lần lượt theo thứ tự thẩm quyền và lĩnh vực giải quyết.
c) Nội dung danh mục thủ tục hành chính bao gồm tên, thời gian, địa điểm thực hiện thủ tục hành chính, căn cứ pháp lý và phí, lệ phí trong trường hợp được phân cấp hoặc ủy quyền quy định.
3. Căn cứ điều kiện thực tiễn, Bộ, ngành, địa phương áp dụng chữ ký số đối với bản điện tử Quyết định công bố theo hướng dẫn của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
2.Trách nhiệm xây dựng Quyết định công bố
Theo Điều 7 Thông tư 02/2017/TT-VPCP quy định:
1. Các đơn vị, đơn vị chức năng thuộc bộ, đơn vị ngang bộ có trách nhiệm xây dựng quyết định công bố thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi chức năng quản lý.
2. Các đơn vị chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm:
a) Xây dựng Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Xây dựng Quyết định công bố thủ tục hành chính được giao quy định hoặc quy định chi tiết trong văn bản quy phạm pháp luật của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sau khi văn bản quy phạm pháp luật được ban hành.
3. Các đơn vị, đơn vị chức năng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Ngân hàng Chính sách xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt Nam có trách nhiệm xây dựng quyết định công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý ngành, lĩnh vực ngay sau khi văn bản quy phạm pháp luật có nội dung quy định chi tiết về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc văn bản hướng dẫn thực hiện thủ tục giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức được ban hành.
3.Thủ tục hành chính
3.1.Thủ tục hành chính là gì?
Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.
Trong đó:
– Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và đơn vị thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
– Hồ sơ là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho đơn vị, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi đơn vị thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
– Yêu cầu, điều kiện là những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.
(Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP)
3.2.Yêu cầu của việc quy định thủ tục hành chính
– Thủ tục hành chính phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật theo đúng thẩm quyền được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
– Việc quy định một thủ tục hành chính chỉ hoàn thành khi đáp ứng trọn vẹn các bộ phận tạo thành cơ bản sau đây:
+ Tên thủ tục hành chính;
+ Trình tự thực hiện;
+ Cách thức thực hiện;
+ Thành phần, số lượng hồ sơ;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;
+ Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;
+ Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính.
– Khi được chuyên giao quy định về thủ tục hành chính, đơn vị, người có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật có trách nhiệm quy định trọn vẹn, rõ ràng, chi tiết, cụ thể về các bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính như trên.
(Điều 8 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 92/2017/NĐ-CP)
3.3.Nguyên tắc quy định thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính được quy định phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
– Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
– Phù hợp với mục tiêu quản lý hành chính nhà nước.
– Bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.
– Tiết kiệm thời gian và chi phí của cá nhân, tổ chức và đơn vị hành chính nhà nước.
– Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả của các quy định về thủ tục hành chính; thủ tục hành chính phải được đơn vị nhà nước có thẩm quyền quy định trên cơ sở bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý; dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của đơn vị nào, đơn vị đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh.
4.Hệ thống công khai kết quả giải quyết thủ tục hành chính
Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính được thiết kế, tích hợp đa dạng hệ thống. Hệ thống gửi tới công cụ cho cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng dịch vụ công trực tuyến qua môi trường internet thông qua hệ thống hồ sơ điện tử thay thế cho các cách thức hồ sơ giấy thông thường được thực hiện trực tiếp tại đơn vị hành chính nhà nước.
Mặt khác, nhằm nâng cao tính công khai, minh bạch, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính còn gửi tới công cụ theo dõi về tiến trình, nhật ký hồ sơ, ghi nhận tất cả nội dung trao đổi, giao dịch điện tử giúp cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp theo dõi, giám sát hồ sơ của mình, đồng thời qua đó tạo thành công cụ để giám sát việc triển khai dịch vụ công của các đơn vị nhà nước. Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được xác minh và cấp một tài khoản duy nhất, tài khoản này sử dụng vĩnh viễn cho việc đăng ký trực tuyến dịch vụ công đối với tất cả các dịch vụ hành chính công từ cấp tỉnh đến cấp xã.
Một số lợi ích khi tham gia ứng dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đối với công dân, doanh nghiệp, tổ chức:
– Đăng ký, theo dõi hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến.
– Kịp thời nắm bắt các thông tin thay đổi thủ tục hành chính, cũng như thông tin công khai về tiến trình xử lý thủ tục hành chính.
– Được hỗ trợ trả lời kịp thời bằng nhiều cách thức trực tuyến khác nhau với thời gian 24/7.
– Công dân, danh nghiệp, tổ chức được cấp phát kho dữ liệu hồ sơ điện tử trên cở sở: Kho dữ liệu từ các hồ sơ đã đăng ký và kết quả trực tuyến; kho dữ liệu số hóa cá nhân; Kho dữ liệu từ hệ thống chứng thực pháp lý văn bản điện tử. Dữ liệu này sẽ được sử dụng lại cho các lần sử dụng dịch vụ công trực tuyến tiếp theo.
– Được gửi tới công cụ theo dõi các dữ liệu từ các dịch vụ sự nghiệp và dịch vụ công ích như: thông tin quản lý về điện, nước, môi trường, y tế, giáo dục .v.v.
5.Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
Căn cứ hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ về việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công và Kiểm soát thủ tục hành chính (Trung tâm) đã phối hợp với các đơn vị, đơn vị liên quan xây dựng quy trình số hóa hồ sơ, kết quả thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh đáp ứng yêu cầu tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
Để triển khai hiệu quả công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo hướng dẫn, cũng như yêu cầu tại Đề án 06 về bắt buộc số hóa đối với 25 dịch vụ công thiết yếu từ ngày 01/7/2023, Trung tâm đề nghị các đơn vị, đơn vị quan tâm thực hiện một số nội dung như sau:
- Yêu cầu công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa cấp huyện, Bộ phận Một cửa cấp xã và công chức, viên chức có liên quan trong quá trình thẩm định, xử lý giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại đơn vị, đơn vị thực hiện áp dụng quy trình số hóa hồ sơ, kết quả thủ tục hành chính theo hướng dẫn tại Phụ lục I, II kèm theo Công văn này.
- Tổng hợp danh sách, đề xuất gửi Sở Thông tin và Truyền thông cấp chữ ký số chuyên dùng nhằm đảm bảo 100% công chức, viên chức có liên quan đến quy trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết, ký duyệt hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp để phục vụ công tác số hóa theo hướng dẫn.