1. Hệ thống thông tin và quy hoạch theo Simon
Công việc đầu tiên để thiết kế hệ thống thông tin về quản lý được bắt đầu từ số liệu có thể sử dụng mà không bắt đầu từ quyết sách cần hoạch định.
Tuy nhiên, các hệ thống quản lý thông tin hiện nay thường được các cán bộ quán lý cấp thấp và cấp trung gian chú ý, rất ít được cán bộ quản lý thượng tầng chú ý.
Điều này là do cán bộ quản lý cấp cao phải tập trung sự chú ý của mình vào các mối quan hệ ở bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin có ý nghĩa quan trọng đối với những người quản lý cấp cao là hệ thống thông tin được thu thập và lựa chọn từ các nguồn bên ngoài, cần cho việc tiến hành quyết sách chiến lược. Chỉ có hệ thống này mới là “hệ thống thông tin về quản lý” thực sự, mặc dù họ rất ít dùng tên gọi này.
Ông Simon cho rằng, tổ chức kiểu mới rất gần gũi với các to chức mà người ta đã quen thuộc hiện nay.
2. Cơ cấu tổ chức trong tương lai theo Simon
Các tổ chức trong tương lai gần do 3 cấp cấu thành.
Cấp một, cấp sản xuất vật chất và phân phối sân phẩm.
Cấp hai, cấp chi phối quá trình quyết sách trình tự hóa trong tác nghiệp hàng ngày của hệ thống này (có thể là tự động hóa quy mô lớn).
Cấp ba, cấp kiểm soát quá trình hoạt động của cơ sở, thiết kế, thiết kế lại quá trình ấy và thay đổi quá trình quyết sách phi trình tự của tham số giá trị.
3. Hình thức tổ chức trong tương lai theo Simon
Hình thức tổ chức trong tương lai theo Simon vẫn là hình thức cấp bậc. Các tổ chức sẽ phân thành vài ban ngành ở bậc thứ yếu. Các ban ngành ở bậc thứ yếu này lại phân thành các đơn vị nhỏ hơn, cứ như vậy suy diễn theo cấp bậc.
Điều này rất giống với việc bô môn hóa hiện nay. Tuy nhiên, cơ sở để phân chia ranh giới ban ngành sẽ có sự thay đối ít nhiều. Các bộ phận sản xuất sẽ trở nên quan trọng hơn. Ranh giới giữa các bộ phận mua hàng, sản xuất, xây dựng, bán hàng dần dần sẽ biến mất.
4. Đánh giá tư tưởng quản lý của Simon
Như đã phân tích, cuốn “Khoa học mới về quyết sách quản lý” là cuốn sách được hình thành trên cơ sở một loạt bài giảng của ông tại trường Đại học New York.
Ngoài lời tựa ra, cuốn sách có 5 chương, lần lượt trình bày các vấn đề như máy tính và quản lý, quá trình quyết sách của tổ chức, việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong tổ chức xí nghiệp và trong quản lý, ảnh hưởng của máy tính và kỹ thuật mới đối với công tác quản lý và đối với xã hội.
Trong cuốn sách này, tác giả Simon không chỉ trình bày quá trình ra quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách mà còn nói rõ ông đã có được kết luận về những vấn đề đó như thế nào.
Chương 1, cuốn sách đã trình bày một cách đại thê việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong xã hội, tổ chức xí nghiệp và trong quản lý. Đại đá số những vấn đề nói đến trong chương này đều được trình bày kỹ hơn trong các chương sau.
Chương 2, tác giả đã phân tích quá trình quyết sách, đồng thời đứng trên góc độ phi kỹ thuật để trình bày những việc mà máy tính có thể làm hiện nay và những việc mà máy tính có thể làm trong tương lai rất gần. vai trò của máy tính trong quá trình quyết sách.
Chương 3 trình bày ảnh hưởng tác động của máy tính và công nghệ tự động hóa như sự thoải mái mà chúng có thể mang lại cho công việc và nơi làm việc, sự khích lệ đối với công nhân, sự cách biệt của chúng với công nhân…
Chương 4 nói về vai trò của máy tính đối với việc cải tiến công tác của giám đốc và cơ cấu tổ chức của xí nghiệp.
Chương 5 thông qua việc trình bày hiệu quả kinh tế, hiệu quả xã hội của công nghệ tự động hóa và tiến bộ kỹ thuật để qua đó, chứng minh một lần nữa viễn cảnh xã hội rộng lớn hơn của máy tính và công nghệ tự động hóa.
Xét theo ngọn ngành phát triển của tư tưởng quản lý phương Tây, tư tưởng quản lý của Simon chịu ảnh hưởng sâu sắc tư tưởng quản lý củạ Barnard về nhiều mặt.
Ví dụ, Barnard coi tổ chức là hệ thống hiệp tác của nhiều người, còn trao đổi thông tin là một trong những tiền đề để xây dựng hệ thống này. Simon cho rằng, “tổ chức” là mô thức phức tạp của những thông tin và mối quan hệ lẫn nhau trong một tập đoàn người”.
Ông Barnard là người đi sâu nghiên cứu sớm nhất một cách có hệ thống quá trình quyết sách. Ông cho rằng, không ngừng giải quyết những yếu lối chiến lược trong môi trường quyết sách là điều mấu chốt để thực hiện mục tiêu của quyết sách. Còn Simon lại đưa ra khái niệm tiền đề của quyết sách, song tiền đề thực sự của quyết sách mà ông nói, trên thực tế cũng chính là yếu tố chiến lược của môi trường quyết sách mà Barnard đã nói; Barnard cho rằng, danh từ “quyền uy” bao hàm cả ý tưởng được cấp dưới tiếp nhận, Simon lại xuất phát từ tư tưởng coi quyền uy là một phương thức ảnh hưởng đến tổ chức. Barnard đưa ra lý luận cân bằng tổ chức, Simon lại phân tích cụ thể vấn đề cân bằng tổ chức trong xí nghiệp công thương nghiệp, tổ chức Chính phủ và tổ chức tư nhân phi lợi nhuận. Vì vậy, lý luận quyết sách của Simon có thể nói là trực tiếp kế thừa và phát triển lý luận tổ chức của Barnard.
Một đặc điểm quan trọng trong lý luận quản lý của Simon là phân tích các hiện tượng tổ chức một cách cụ thể như Barnard, đồng thời phân tích có trọng điểm đặc trưng các hoạt động của tổ chức. Ông Simon cho rằng, quyết sách là nội dung cơ bản quán xuyến toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức, từ đó đưa ra mệnh đề “Quản lý chính là quyết sách”. Do đó, lý luận quản lý của ông không những có thể dùng cho tổ chức doanh nghiệp mà còn áp dụng cho việc quản lý của các tổ chức khác. Cùng liên quan với điều này, lý luận quản lý của Simon không phải chỉ nghiên cứu chính sách quản lý, cũng không phải chỉ nghiên cứu kỹ thuật quản lý mà phân tích sâu và nói rõ cơ chế hoạt động của tổ chức, đồng thời đã đưa ra một loạt khái niệm có liên quan với quá trình quyết sách như tiền đề của quyết sách, khả năng tác động của tổ chức, vấn đề trình tự hóa và phi trình tự hóa quyết sách, sự hấp dẫn và cống hiến của nó, đồng thời từ đó xác định cơ cấu lý luận quản lý của mình, đặt nền móng lý luận cho việc hoạch định quyết sách một cách khoa học.
Thành quả nghiên cứu mang tính sáng lạo đầu tiên mà Simon tiến hành về vấn đề trình tự quyết sách trong tổ chức kinh tế đã đưoc nhiều người thừa nhận và giới nghiên cứu học thuật quản lý phương Tây đánh giá cao, làm cho ông giành được giải thưởng Nobel về kinh tế học. Đối với những cống hiến nổi bật của ông về lý luận quyết sách, phải đạC biệt nhấc đến 2 điểm sau đây:
– Thứ nhất là, ông đã đưa ra mô thức quyết sách về quản lý con người dựa trên 2 khái niệm cơ bản là “sự hợp lý có giới hạn” và “chuẩn mực vừa phải”. Ông cho rằng, trên thực tế không có “sự họp lý hoàn toàn”, do đó cũng không có “chuẩn mực tối ưu”. Con người chỉ có thể theo đuổi “sự hợp lý có giới hạn” và tuân theo “chuẩn mực vừa phải” để làm việc. Mô thức quyết sách “quản lý con người” của ông có ảnh hưởng sâu sắc đối với lý luận quản lý đương đại phương Tây, đặc biệt là lý luận quyết sách.
– Thứ hai là, ông nhấn mạnh ý nghĩa quan trọng của mô thức hành vi “kích thích – phản ứng” và việc trình tự hóa quyết sách liên quan với nó. Simon cho rằng, trong khi vận dụng kinh nghiệm của tổ chức, cộng với việc giải quyết vấn đề một cách thận trọng, làm cho quyết sách phù hợp với mục đích của tổ chức, mó thức hành vi “kích thích – phản ứng” có khả năng thể hiện lính hợp lý nhất định. Do đó, quyết sách trình tự hóa có liên quan với mô thức này cũng có thể bảo đảm tính hợp lý của quyết sách.
Hơn nữa, Bên cạnh đó việc xác lập mô thức hành vi này còn mở ra con đường tự động hóa quyết sách kiểu trình tự bằng việc vận dụng sự phát triển của kỹ thuật máy tính, từ đó nâng cao hiệu quả quyết sách rất nhiều.
Về vấn đề quản lý và tổ chức là một hiện tượng xã hội phức tạp. Để tìm hiểu một cách toàn diện và sâu sắc hiện tượng này, chỉ dựa vào kiến thức về khoa học tổ chức và quản lý thì không đủ, mà còn cần có kiến thức của các ngành khoa học liên quan đến nó.
Vì vậy, từ sau đại chiến thứ hai, khoa học quản lý ngày càng thể hiện một đặc điểm là phải nghiên cứu cả các ngành khoa học khác.
Ông Simon đã học khoa chính trị ở Đại học Chicago từ rất sớm, sau đó ông lại nghiên cứu về quản lý hành chính ở đó, đồng thời ông cũng rất hứng thú đối với môn tâm lý học. Ông đã lần lượt giảng dạy rất nhiều môn học như chính trị học, lý luận về tổ chức, quản lý kinh doanh, tâm lý học, khoa học máy tính… trong một thời gian dài.
Chính vì vậy, ông có thể sử dụng kiến thức về hành chính học, kinh tế – xã hội học, tâm lý học, quản lý học, toán học, thống kê học, thậm chí cả khoa học máy tính… để tìm hiểu vấn đề tổ chức và quản lý, làm cho nội dung lý luận của ông càng thêm phong phú, phát triển, mớ rộng, trở thành ví dụ thành công trong việc thông qua quá trình nghiên cứu các khoa học khác để nghiên cứu khoa học quản lý và đạt được những thành tích quan trọng.
5. Bình luận điểm chưa được về lý luận quyết sách của Simon ở phương Tây
Trong giới học thuật quản lý phương Tây cũng có người có ý kiến cho rằng, lý luận quyết sách của Simon vẫn có một vài chỗ chưa đủ.
Ví dụ, ông coi trọng quyết sách trình tự hóa, nhưng không nghiên cứu đầy đủ mô thức quyết sách phi trình tự mang tính sáng tạọ và tính chiến lược.
Cùng liên quan với điều này, ông coi trọng sự cân bằng trong nội bộ tổ chức, coi trọng việc nâng cao “hiệu quả của tổ chức”, chưa chú ý đầy đủ sự cân bằng bên ngoài tổ chức, tức là sự thích ứng với môi trường bên ngoài. Song, vấn đề thích ứng với môi trường bên ngoài, tức là tính hợp lý của mục đích mà tổ chức theo đuổi, hoặc quyết sách chiến lược của tổ chức mới là vấn đề căn bần, quan trọng nhất đối với sự sinh tồn và phát triển của tổ chức.
Ông Barnard phân tích sự cân bằng về 2 mặt trong nội bộ và bên ngoài tổ chức nhưng lại coi trọng hơn sự phân tích mục đích của tổ chức, tức là sự cân bằng bên ngoài của tổ chức.
Với ví dụ nữa là ông đã nghiên cứu một cách kỹ lưỡng các loại trình tự quyết sách của tổ chức, quá trình chung của quyết sách, nhưng lại đề cập rất ít đến vấn đề quyết sách nghiệp vụ của xí nghiệp – hình thái tổ chức điển hình của xã hội tư bản. Điểm này về sau đã được lý luận về hành vi tổ chức bổ sung.
Trên đây là nội dung Luật LVN Group sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật LVN Group (Sưu tầm và Biên soạn)