Khách hàng: Kính thưa Luật sư LVN Group, Luật sư hãy nói đôi nét về Fayol? Yếu tố kế hoạch quản lý của Fayol là gì? Để một kế hoạch hành động tốt phải có những đặc trưng gì? Để hoạch định một kế hoạch hành động tốt và có thể thực hiện được xí nghiệp, người lãnh đạo xí nghiệp phải có những điều kiện gì?
Cảm ơn!
Trả lời:
1. Đôi nét về Henri Fayol
Henri Fayol (1841 – 1925) là người đặt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển. Năm 1860, ở tuổi 19, Henri Fayol bắt đầu làm việc cho một còng ty khai thác mỏ với tư cách kỹ sư mỏ. Sáu năm sau, ông được cử làm giám đốc của một mỏ. Năm 1888, công ty nói trên được cải tổ thành một công ty liên hợp và Fayol làm Tổng giám đốc. Năm 1918, do tài năng quản lý xuất sắc của ông, công ty liên hợp nói trên từ chỗ sắp phá sản đã trở nên hưng thịnh. Khi ông nghỉ hưu, tài sản công ty đã phát triển đến mức không thể lung lay, tố chất của nhân viên công ty trở thành hiện tượng hiếm có.
Cũng giống như Taylor, ông đã sử dụng thời gian lúc về già để nghiên cứu và phổ biến lý luận về quản lý. Sau khi thôi giữ chức Tổng giám đốc Công ty liên hợp về khai thác mỏ, ông đã bắt tay thành lập Trung tâm nghiên cứu về quản lý, đồng thời làm giáo sư Học viện quản lý cấp cao và giảng dạy về quản lý tại trường Đại học lục quân và trường quân nhu hải quân của Pháp.
Cụ thể, theo từ điển bách khoa toàn thư, tiểu sử của Henri Fayol như sau:
Fayol sinh năm 1841 ở vùng ngoại ô ở Istanbul. Bố ông (một kỹ sư) vào thời điểm đó đang làm việc trong quân đội và được giao nhiệm vụ trông coi công việc xây dựng cầu Galata, một cây cầu nối qua khu vực Sừng Vàng. Gia đình ông trở về Pháp vào năm 1847, tại đây Fayol đã tốt nghiệp Học viện Khai mỏ École Nationale Supérieure des Mines tại Saint-Étienne vào năm 1860.
Vào năm 1860, khi 19 tuổi, Fayol bắt đầu làm việc tại một công ty mỏ tên là Compagnie de Commentry-Fourchambault-Decazeville” ở Commentry với nhiệm vụ là kỹ sư mỏ. Ông sau đó được tuyển dụng bởi Stéphane Mony, người trước đó chỉ chuyên thuê những kỹ sư giỏi nhất đến từ trường Mỏ Saint-Étienne. Fayol gia nhâp công ty và trở thành kỹ sư khai mỏ và quản lý tập sự. Mony đã che chở và giúp đỡ Fayol để rồi Fayol tiếp tục kế nghiệp ông trở thành quản lý tại Mỏ Commentry và sau này là cả vị trí giám đốc quản lý của công ty Commentry-Fourchambault and Decazeville. Trong thời gian làm việc tại mỏ, ông đã tìm hiểu nguyên nhân gây ra những vụ cháy bên trong hầm, cách để phòng tránh chúng, cách để chống lại chúng, ngay cả cách để cải thiện lại hầm mỏ sau khi bị cháy và đồng thời ông cũng nắm vững kiến thức về kết cấu lưu vực. Đến năm 1888,ông trở thành giám đốc quản lý. Trong thời gian làm giám đốc, ông đã đưa ra những sự thay đổi để cải thiện tình hình làm việc tại mỏ, ví dụ như cho người lao động làm việc theo nhóm, thay đổi sự phân công lao động. Với khả năng của mình, dần dần ông càng được giao quản lý nhiều khu mỏ hơn.
Vào năm 1900 Fayol trở thành thành viên của Comité Central des Houillères de France – một tổ chức dành cho những người lãnh đạo các công ty mỏ tại Pháp, thành viên ban lãnh đạo của Comité des forges – một tổ chức của các nhà lãnh đạo các công ty thép và xây dựng ở Pháp, và là người điều hành của Tổ chức Commentry, Fourchambault et Decazeville thuộc công ty của ông. Sau này, khi hội đồng quản trị Commentry-Fourchambault and Decazeville quyết định từ bỏ việc kinh doanh sắt thép và các mỏ than của mình, họ đã chỉ định Henri Fayol làm giám đốc quản lý mới để giám sát công việc. Khi nhận được chức vụ, Fayol đã trình bày một bản kế hoạch khôi phục lại công ty. Hội đồng quản trị đã chấp nhận đề nghị. Đến khi ông nghỉ hưu vào năm 1918, công ty vẫn đang phát triển mạnh về tài chính và là một trong những tổ hợp công nghiệp lớn nhất ở châu Âu.
Fayol khác với Taylor ở chỗ, do trong một thời gian dài là người lãnh đạo cao nhất của xí nghiệp nên ngay từ đầu, đối tượng nghiên cứu của Fayol là tổng thể của xí nghiệp, chủ yếu là lý luận chung về quản lý xí nghiệp, đặc biệt là lý luận về tổ chức xí nghiệp. Những vấn đề mà ông giải đáp chủ yếu là những vấn đề mang tính chất chung như nội hàm của khái niệm quản lý, chức năng cơ bản của quản lý và để thực hiện chức nãng cơ bản của quản lý thì cơ cấu của tổ chức quản lý hoặc “guồng máy tổ chức” nên thiết kế như thế nào và vận hành theo nguyên tắc nào. Ông cho rằng những nguyên lý chung có thể rút ra từ việc nghiên cứu những vấn đề đó cũng có thể áp dụng cho việc quản lý các tổ chức khác.
Ông Fayol đã khái quát hoạt động quản lý bao gồm kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Ông cho rằng đó là 5 yếu tố hoặc 5 chức năng cấu thành của quản lý. dưới đây chúng ta sẽ cùng làn lượt tìm hiểu về các yếu tố này.
2. Kế hoạch là gì?
Kế hoạch được hiểu là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp.
Theo ông Fayol, ông cho rằng công tác quản lý phải mang tính dự kiến. Nếu nói rằng tính dự kiến không phải là toàn bộ của quản lý thì ít nhất nó phải là bộ phận cơ bản của quản lý. Do đó, đối với mỗi xí nghiệp, việc vạch ra kế hoạch hành động là công tác quan trọng nhất.
Ông Fayol nói: “Vạch kế hoach tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động”. Cụ thể là, căn cứ vào các điều kiện về thiết bị, nguyên vật liệu, tiền vốn, nhân viên, năng lực sản xuất, khả năng tiêu thụ hàng hóa, các mối quan hệ, tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ kinh doanh, xu thế phát triển tương lai của các điều kiện kinh doanh để xác định mục tiêu mà xí nghiệp cần đạt được trong một thời kỳ nhất định và con đường, bước đi, biện pháp, phương pháp… cần tuân theo khi hành động nhằm thực hiện mục tiêu của xí nghiệp.
Kế hoạch tổng thể của một xí nghiệp lớn là do nhiều kế hoạch mang tính chất khác nhau hợp thành. Trong đó có kế hoạch tháng, tuần, ngày, năm, kế hoạch dài hạn 10 năm và kế hoạch đặc biệt của chu kỳ trên 10 năm, kế hoạch hoạt động kinh doanh lâm thời. Fayol cho rằng không những xí nghiệp phải có kế hoạch mà công việc quản lý của Nhà nước cũng phải có kế hoạch. Thế nhưng, lúc đó Chính phủ Pháp rất ít xây dựng kế hoạch hàng nãm một cách kịp thời.
Do vậy, ông nói: “Dân tộc Pháp có tài dự kiến nhưng Chính phủ Pháp lại không như thế”. Ông cho rằng điều đó chủ yếu là do Chính phủ không ổn định, khiến cho các vị bộ trưởng luôn luôn thay đổi, khó lòng có được kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, năng lực và những người lãnh đạo ấy thiếu ý thức trách nhiệm, làm việc theo kiểu được ngày nào hay ngày ấy. 0 đây, tư tưởng quản lý của Fayol đã có sự cống hiến đặc biệt đối với chủ trương lập kế hoạch dài hạn và kế hoạch Nhà nước.
Như vậy, thế nào là một kế hoạch hành động tốt? Fayol cho rằng một kế hoạch hành động tốt phải có những (04) đặc trưng dưới đây.
3. Đặc trưng về tính thống nhất
Điều đó có nghĩa là trong một thời kỳ nhất định, chỉ có thể thực hiện một kế hoạch khiến toàn thể nhân viên của xí nghiệp đều hành động theo một mục tiêu thống nhất để bảo đảm việc thực hiện một cách thuận lợi mục tiêu tổng thể của xí nghiệp.
4. Đặc trưng về tính liên tục
Tác dụng chỉ đạo của kế hoạch phải liên tục, không ngừng. Do khả năng phán đoán của con người là có hạn, nên kế hoạch phải nằm trong giới hạn thời gian nhất định.
Để tác dụng chỉ đạo của kế hoạch không bị gián đoạn, trước khi kế hoạch thứ nhất sắp kết thúc, phải đề ra kế hoạch thứ hai, sau đó là kế hoạch thứ ba và cứ như thế mà tiếp tục.
5. Đặc trưng về tính linh hoạt
Kế hoạch phải linh hoạt, có sự điều chỉnh thích hợp tương ứng với nhận thức của mọi người.
Do hoàn cảnh của xí nghiệp luôn luôn thay đổi nên nhận thức của con người cũng thay đổi theo và do đó kế hoạch cũng phải được điều chỉnh một cách tương ứng, không thể không thay đổi.
6. Đặc trưng về tính chuẩn xác
Khi xây dựng kế hoạch, phải tính đến các yếu tố chưa biết có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của xí nghiệp trong tương lai nhằm làm cho kế hoạch phù hợp với thực tế ở mức có thể được và có độ chính xác ở mức cao nhất.
Nếu không tính đến các yếu tố chưa biết có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của xí nghiệp trong tương lai, “xí nghiệp sẽ lâm vào tình thế mạo hiểm”.
7. Điều kiện người lãnh đạo để xí nghiệp có thể hoạch định một kế hoạch hành động tốt và có thể thực hiện được
Ông Fayol đã vạch rõ, để xí nghiệp có thể hoạch định một kế hoạch hành động tốt và có thể thực hiện được, người lãnh đạo xí nghiệp phải có những điều kiện sau đây:
Thứ nhất, nắm được nghệ thuật quản lý, làm cho những người lãnh đạo các bộ phận dưới quyền đều hợp tác với mình một cách trung thực và tích cực, không sợ vất vả, dám chịu trách nhiệm;
Thứ hai, có đầy đủ dũng khí, không sợ sự phê phán từ các phía, không vì những sự phê phán đó mà trở nên bảo thủ, đồng thời phải kết hợp giữa dũng khí và sự cẩn thận, dùng thái độ đó để đạt được kết quả tốt nhất;
Thứ ba, ổn định hàng ngũ lãnh đạo để họ hiểu biết một cách đầy đủ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, tài năng của nhân viên cấp dưới, các nguồn lực của xí nghiệp, xu thế phát triển trong tương lai;
Thứ tư, có năng lực chuyên mồn và kiến thức chung trong xử lý công việc tổ chức.
Theo ý kiến Fayol, “tổ chức là thiết lập cơ cấu vật chất và xã hội song trùng của xí nghiệp”. Điều đó có nghĩa là tiến hành việc tổ chức về mặt vật chất, có liên quan đến nguyên vật liệu, thiết bị và tiến hành việc tổ chức về mặt xã hội, có liên quan đến cơ cấu bộ máy và nhân viên.
Nhưng khái niệm tổ chức nói đây chỉ đề cập đến tổ chức theo ý nghĩa sau, tức là tổ chức xã hội. Trong chức nãng tổ chức xã hội, sự thiết lập cơ cấu tổ chức được biểu hiện ở hình thức bên ngoài của tổ chức xí nghiệp, còn việc tuyển chọn, sắp xếp, huấn luyện, kiểm tra trình độ là yếu tố bên trong của tổ chức xí nghiệp.
Trân trọng!