Với sự cải thiện của tình hình kinh tế hiện nay, các giao dịch M&A ngày càng gia tăng, và nhiều vấn đề đã được đặt ra xung quanh hợp đồng mua bán phần vốn góp hay hợp đồng mua bán cổ phần. Một câu hỏi mà nhiều người vẫn còn băn khoăn đó là hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/hợp đồng góp vốn có cần công chứng, chứng thực được không?
1. Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp có phải công chứng không?
Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, các cách thức giao dịch dân sự như sau:
“Thứ nhất, giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, giao dịch dân sự được thực hiện bằng phương thức điện tử dưới cách thức thông điệp dữ liệu là giao dịch bằng văn bản.
2. Trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản và được công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì thực hiện theo hướng dẫn.
Khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định các trường hợp chuyển nhượng cổ phần cụ thể như sau:
“2. Việc chuyển nhượng được thực hiện thông qua hợp đồng hoặc giao dịch trên thị trường chứng khoán. Nếu là chuyển nhượng theo hợp đồng thì văn bản chuyển nhượng phải có chữ ký của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc người uỷ quyền được ủy quyền của họ. Đối với giao dịch trên thị trường chứng khoán thì trình tự chuyển nhượng và thủ tục phải tuân theo Quy định của luật chứng khoán.”
Quy định đối với giao dịch chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
Tuy nhiên, để tránh những rủi ro có thể xảy ra sau này thì việc công chứng, chứng thực là cần thiết.
Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định về thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng vốn cổ phần gồm các giấy tờ sau:
“a) Yêu cầu công chứng, gồm tên, địa chỉ của người yêu cầu công chứng, nội dung yêu cầu công chứng, danh mục tài liệu kèm theo và các thông tin khác; tên tổ chức hành nghề công chứng, tên người nhận yêu cầu công chứng, và thời gian nhận;
b) soạn thảo hợp đồng hoặc giao dịch;
c) Bản sao chứng minh nhân dân của khách hàng có công chứng;
d) Đối với hợp đồng thì bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc bản sao tài liệu thay thế theo hướng dẫn của pháp luật đối với tài sản mà pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng ; giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao các tài liệu khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch theo hướng dẫn của pháp luật. ”
Do đó, hồ sơ công ty cần chuẩn bị là hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/góp vốn; bản sao giấy tờ tùy thân của bên mua và bên bán (CMND, CCCD) cho việc chuyển nhượng này.
2. Trình tự và thủ tục công chứng Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp
– Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).
– Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;
* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:
+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng trọn vẹn, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa trọn vẹn: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);
+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.
– Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
+ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
+ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;
+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;
+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng.
– Bước 4: Ký chứng nhận
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo hướng dẫn để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
– Bước 5: Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo hướng dẫn, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.