Sổ kế toán là một loại sổ vô cùng cần thiết và bắt buộc phải có đối với bất kỳ đơn vị, cơ sở kinh doanh nào. Số liệu trong sổ kế toán là cơ sở để đơn vị, doanh nghiệp so sánh, đối chiếu tình hình kinh doanh của mình qua từng giai đoạn. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến việc hướng dẫn làm sổ sách kế toán cho tài sản cố định.
1. Sổ kế toán là gì ?
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm gửi tới thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.
Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người uỷ quyền theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung theo hướng dẫn của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, trọn vẹn theo các nội dung của sổ, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.
2. Ý nghĩa của sổ kế toán.
– Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.
– Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.
– Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, không có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Phân loại sổ kế toán.
a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.
– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.
b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:
– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.
c) Phân loại sổ kế toán theo cách thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:
– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán này gửi tới các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…
Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ gửi tới tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp
– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.
4. Lập sổ sách kế toán cho tài sản cố định.
Bước 1. Tập hợp chứng từ
Đây được xem là bước cần thiết làm nên sổ sách kế toán. Các loại chứng từ cần tập hợp như:
Chứng từ hóa đơn: cần tuân thủ theo nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp lệ, hợp lý” của chứng từ.
- Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn phải được đăng ký với đơn vị thuế và được đơn vị thuế chấp nhận cho phát hành hóa đơn. Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in cần in theo mẫu quy định và được đơn vị thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
- Một số rủi ro đối với các hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính trọn vẹn và hợp lệ nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có giá trị > 20 triệu. Hoặc doanh nghiệp gửi tới hàng hóa nhưng hàng hóa không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
- Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp theo các thông lệ của hóa đơn như phải có nội dung và các chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn. Căn cứ:
- Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Họ tên người mua, người bán, địa chỉ công ty mua, công ty bán, mã số thuế, cách thức thanh toán bằng tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt); chuyển khoản (nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
- Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn. Trường hợp, dùng mẫu hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán.
- Hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, mà cần phải có tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
- Chứng từ ngân hàng: chứng từ ngân hàng thường phát sinh cho các khoản giao dịch mua bán, thanh toán hoặc các giao dịch khác liên quan đến ngân hàng của Doanh nghiệp. Chứng từ ngân hàng gồm:
- Sổ phụ ngân hàng: giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
- Sao kê ngân hàng
- Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nộp thuế điện tử hoặc nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước)
- Nộp thuế TNDN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm)
- Nộp thuế GTGT (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
- Nộp thuế TNCN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
Bước 2. Nhập chứng từ vào sổ/ phần mềm quản lý kế toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh thông qua các bút toán
Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và nắm vững nghiệp vụ của kế toán khi công tác. Vì vậy, kế toán sẽ phải theo dõi và định khoản các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ đã tập hợp: hóa đơn mua vào/ bán ra, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền, bảng lương, bảng phân bổ, khấu hao… Ở phần mềm Kế toán 1A, việc định khoản nghiệp vụ phát sinh được tự động hóa hoàn toàn, kế toán chỉ cần lựa chọn các nghiệp vụ được phần mềm gợi ý sẵn như Hóa đơn bán hàng ghi công nợ, Hóa đơn bán hàng thu tiền mặt, Thu tiền khách hàng nhà gửi tới, sau đó bấm ghi sổ chứng từ, hệ thống sẽ được định khoản vào các tài khoản liên quan và hiển thị lên sổ sách kế toán.
Một số lưu ý khi định khoản:
- Hóa đơn mua vào của Doanh nghiệp có thể mua về nhập kho hoặc mua về xuất thẳng ra phân xưởng sản xuất. Trường hợp mua về nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho theo dõi hàng nhập là Nguyên vật liệu (NVL) hoặc Công cụ dụng cụ (CCDC). Trường hợp mua về xuất thẳng xuống phân xưởng sản xuất thì kế toán phải làm giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất đó.
- Hóa đơn bán ra của doanh nghiệp căn cứ vào thông tin hàng hóa trên hóa đơn xuất bán để hạch toán vào sổ đồng thời lập phiếu xuất kho cho hàng tương ứng.
Bước 3. Tập hợp chi phí
Đây là bước cần thiết trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp. Kế toán cần phân loại các chi phí và ghi nhận vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán, chi tiết như sau:
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí tiền lương.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ.
- Chi phí trả trước.
- Chi phí giá vốn: phụ thuộc vào phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng như bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước,…
- Các chi phí khác liên quan.
Bước 4. Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
Bước này, kế toán tiến hành lập bút toán kết chuyển các khoản doanh thu hàng hóa, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, kết chuyển chi phí giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác, chi phí thuế TNDN và cuối cùng xác định kết quả kinh doanh là lời hay lỗ. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán 1A, chỉ cần nhấp nút Kiểm tra và chốt số liệu, sau đó thực hiện Bút toán Kết chuyển.
Bước 5. Lập bảng cân đối phát sinh
Bảng cân đối phát sinh được lập giúp kế toán đánh giá được tổng quan về toàn bộ tài khoản phát sinh trong kỳ, thể hiện chi tiết Nợ/Có phát sinh, Nợ/Có đầu kỳ, Nợ/Có cuối kỳ. Nếu số liệu ở bảng cân đối phát sinh hoàn thiện và không sửa đổi, kế toán sẽ thực hiện bút toán mở số cái, sổ chi tiết hoặc nếu bạn dùng Kế toán 1A, vào hệ thống Báo cáo, phần mềm gửi tới hệ thống số sách kế toán trọn vẹn nhất và chính xác nhất gồm bộ báo cáo tài chính và các mẫu sổ theo hướng dẫn của Thuế.
Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Hướng dẫn lập sổ sách kế toán tài sản cố định”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.