Hiện nay, hầu hết đa số các công ty, doanh nghiệp đều bắt buộc lập các loại sổ sách kế toán để thực hiện kê khai với đơn vị thuế. Vậy Làm sổ sách kế toán bắt đầu từ đâu? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây.
1. Bước 1: Tập hợp chứng từ
Đây được xem là bước cần thiết làm nên sổ sách kế toán. Các loại chứng từ cần tập hợp như:
1. Chứng từ hóa đơn: cần tuân thủ theo nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp lệ, hợp lý” của chứng từ.
Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn phải được đăng ký với đơn vị thuế và được đơn vị thuế chấp nhận cho phát hành hóa đơn. Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in cần in theo mẫu quy định và được đơn vị thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
Một số rủi ro đối với các hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính trọn vẹn và hợp lệ nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có giá trị > 20 triệu. Hoặc doanh nghiệp gửi tới hàng hóa nhưng hàng hóa không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp theo các thông lệ của hóa đơn như phải có nội dung và các chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn. Căn cứ:
Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Họ tên người mua, người bán, địa chỉ công ty mua, công ty bán, mã số thuế, cách thức thanh toán bằng tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt); chuyển khoản (nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn. Trường hợp, dùng mẫu hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán.
Hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, mà cần phải có tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
2. Chứng từ ngân hàng: chứng từ ngân hàng thường phát sinh cho các khoản giao dịch mua bán, thanh toán hoặc các giao dịch khác liên quan đến ngân hàng của Doanh nghiệp. Chứng từ ngân hàng gồm:
Sổ phụ ngân hàng: giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
Sao kê ngân hàng
3. Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nộp thuế điện tử hoặc nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước)
Nộp thuế TNDN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm)
Nộp thuế GTGT (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
Nộp thuế TNCN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
2. Bước 2: Nhập chứng từ vào sổ/phần mềm quản lý kế toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh thông qua các bút toán
Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và nắm vững nghiệp vụ của kế toán khi công tác. Vì vậy, kế toán sẽ phải theo dõi và định khoản các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ đã tập hợp: hóa đơn mua vào/ bán ra, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền, bảng lương, bảng phân bổ, khấu hao…
Một số lưu ý khi định khoản:
- Hóa đơn mua vào của Doanh nghiệp có thể mua về nhập kho hoặc mua về xuất thẳng ra phân xưởng sản xuất. Trường hợp mua về nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho theo dõi hàng nhập là Nguyên vật liệu (NVL) hoặc Công cụ dụng cụ (CCDC). Trường hợp mua về xuất thẳng xuống phân xưởng sản xuất thì kế toán phải làm giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất đó.
- Hóa đơn bán ra của doanh nghiệp căn cứ vào thông tin hàng hóa trên hóa đơn xuất bán để hạch toán vào sổ đồng thời lập phiếu xuất kho cho hàng tương ứng.
3. Bước 3: Tập hợp chi phí
Đây là bước cần thiết trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp. Kế toán cần phân loại các chi phí và ghi nhận vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán, chi tiết như sau:
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí tiền lương.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ.
- Chi phí trả trước.
- Chi phí giá vốn: phụ thuộc vào phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng như bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước,…
- Các chi phí khác liên quan.