Trong bộ phận kế toán có nhiều vị trí như : kế toán trưởng, kế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán bán hàng,.. và không thể không nhắc đến kế toán tiền lương. Kế toán tiền lương là vị trí nhân sự không thể thiếu trong bộ máy của doanh nghiệp. Vậy Sổ sách kế toán tiền lương là gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây.
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm về mặt hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính lương, thanh toán lương hàng tháng và chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động của doanh nghiệp.
1.1. Công việc của kế toán tiền lương
Công việc của kế toán tiền lương xoay quanh các vấn đề xử lý tiền lương cho người lao động.
- Thực hiện công việc ghi chép, tổng hợp và phản ánh kịp thời, trọn vẹn các số liệu về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian kết quả lao động.
- Hàng ngày quản lý, theo dõi để đảm bảo việc chấm công của chuyên viên được thực hiện trọn vẹn, chính xác.
- Xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho chuyên viên theo % lương tháng hoặc theo giá trị tiền riêng của từng chuyên viên.
- Lập các bảng tạm ứng lương, phiếu tạm ứng lương theo hướng dẫn hoặc theo mẫu sẵn có
- Tiếp nhận thông tin tạm ứng và giải quyết tạm ứng lương cho chuyên viên theo yêu cầu
- Thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn…; các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ đảm bảo tính đúng theo các chính sách chế độ lao động hiện hành; sau đó phân bổ kịp thời và chính xác chi phí lao động đã được phân chia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho NLĐ.
- Thực hiện hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các chuyên viên hạch toán kế toán tại các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban có liên quan về tình hình chấp hành các chính sách về chế độ tiền lương lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản phí có liên quan khác theo hướng dẫn. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố.
- Tiến hành phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn nhằm phát hiện sai phạm, kiểm soát dòng tiền; đồng thời đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương, tổng hợp các số liệu gửi tới cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương theo định kỳ.
- Định kỳ lập báo cáo quyết toán thuế TNCN, biểu mẫu báo cáo BHXH theo hướng dẫn
- Lưu trữ các dữ liệu kế toán, sổ sách chứng từ có liên quan theo hướng dẫn.
1.2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương
Nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương là:
- Chấm công hàng ngày; quản lý, theo dõi việc chấm công của chuyên viên
- Quản lý việc tạm ứng lương của chuyên viên
- Quản lý kỳ lương chính
- Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương
1.3. Nghiệp vụ của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương của doanh nghiệp phải đảm bảo được các nghiệp vụ cơ bản như:
- Nghiệp vụ chấm công, tính lương
- Nghiệp vụ hạch toán bảng lương cuối tháng
- Nghiệp vụ khác phát sinh đến kế toán tiền lương: tạm ứng, nộp tiền bảo hiểm, nộp thuế TNCN
2. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương
Căn cứ vào quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ký ngày 20/3/2006, chứng từ kế toán bao gồm:
- Sổ sách lao động: Do phòng Tổ chức hành chính lập để quản lý số lượng lao động.
- Bảng chấm công: Là chứng từ hạch toán thời gian công tác của người lao động được trưởng phòng hoặc đội trưởng trực tiếp lập theo mẫu biểu số 01 – LĐTL.
- Bảng thanh toán tiền lương: Để thanh toán lương, phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho người lao động được lập theo mẫu 02 – LĐTL.
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Được lập theo mẫu 03 – LĐTL để xác nhận số ngày nghỉ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động… của người lao động để làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương.
- Bảng thanh toán BHXH: Được lập theo mẫu 04 – LĐTL làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH.
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từ được lập theo mẫu 05 – LĐTL xác định tiền thưởng của từng người lao động.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành: Được lập theo mẫu 06 – LĐTL để hạch toán kết quả lao động.
- Các loại hợp đồng: Là căn cứ cần thiết lưu trữ thông tin của người lao động, gồm hợp đồng giao khoán và hợp đồng lao động.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời của Luật LVN Group về Sổ sách kế toán tiền lương là gì? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.