1. Thỏa thuận hòa giải là gì?

Trong quan hệ thương mại, thỏa thuận hòa giải là thỏa thuận giữa các bên đồng ý giải quyết tranh chấp có thể phát sinh hoặc đã phát sinh thông qua hòa giải. Tương tự như trọng tài, hòa giải là một quá trình tự nguyện và do đó chỉ có thể diễn ra khi có sự đồng ý của các bên. Các bên có thể đạt được thỏa thuận hòa giải trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh.

2. Ký kết thỏa thuận hòa giải trước khi phát sinh tranh chấp

Đối với trường hợp thứ nhất, các bên có thể giao kết thỏa thuận hòa giải dưới cách thức điều khoản trong hợp đồng, thỏa thuận rằng các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết thông qua hòa giải. Khi điều khoản hòa giải được đưa vào hợp đồng thì điều khoản đó được coi như một thỏa thuận ràng buộc các bên nên việc yêu cầu các bên tham gia vào quá trình hòa giải sẽ bớt khó khăn hơn.

Để đảm bảo tính ràng buộc của điều khoản GQTC và giảm thiểu vướng mắc, doanh nghiệp nên cân nhắc các điều khoản mẫu do đơn vị, tổ chức có chuyên môn về hòa giải soạn thảo. Ví dụ, nếu bạn đã chọn Trung tâm hòa giải VICMC để giải quyết tranh chấp khi phát sinh, hai bên nên đưa điều khoản hòa giải mẫu sau vào hợp đồng:

“Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng, hai bên đồng ý hòa giải một cách thiện chí tại Trung tâm Hòa giải Thương mại Quốc tế Việt Nam (VICMC) theo quy chế hòa giải của trung tâm, các bên sẽ bị ràng buộc bởi thỏa thuận giải quyết tranh chấp đạt được thông qua quá trình hòa giải.”

3. Ký kết thỏa thuận hòa giải sau khi xảy ra tranh chấp

Các bên trước khi xảy ra tranh chấp chưa đạt được thỏa thuận hòa giải, khó tham gia hòa giải. Khi mâu thuẫn xảy ra, việc thuyết phục các bên tham gia hòa giải sẽ gặp nhiều trở ngại như rào cản tâm lý, xung đột lợi ích. Luật sư tư vấn cho các bên tranh chấp, thông qua các quy định pháp luật điều chỉnh thủ tục hòa giải hay tố tụng, có thể hiểu các trường hợp được phép hòa giải nhưng chưa hiểu hết ý nghĩa của việc sử dụng hòa giải, đặc biệt là dưới góc độ doanh nghiệp.

Trên thực tiễn, hòa giải được coi là một công cụ quản lý doanh nghiệp và thường được các doanh nghiệp sử dụng trước khi tìm đến các cơ chế giải quyết tài chính khác như trọng tài hay tòa án bởi những ưu điểm rõ ràng sau đây[2]:

• Hòa giải ưu tiên các hoạt động kinh doanh hơn là tập trung chủ yếu vào các vấn đề pháp lý như trọng tài hoặc tòa án.

• Hòa giải có thể tiết kiệm thời gian cho các bên. Thông thường, một phiên hòa giải sẽ chỉ kéo dài khoảng một đến vài ngày. Đồng thời, dù là trọng tài hay tòa án thì các bên cũng phải trải qua nhiều thủ tục, quá trình hòa giải có thể kéo dài vài tháng, thậm chí cả năm.

• Hòa giải giúp các bên quản lý rủi ro danh tiếng. Quá trình hòa giải diễn ra trong thời gian ngắn và hoàn toàn bảo mật giúp các bên kiểm soát được rủi ro rò rỉ thông tin liên quan đến tranh chấp.

• Trong quá trình hòa giải, hòa giải viên giúp các bên xác định vị trí pháp lý của họ trong tranh chấp. Điều này thúc đẩy các bên tìm kiếm một giải pháp thông qua hòa giải, do đó tránh được nguy cơ kiện tụng sau này.

• Hòa giải giúp các bên tiết kiệm chi phí kiện tụng (nếu các bên đạt được thỏa thuận hòa giải thành công)

• Hòa giải giúp các bên kiểm soát kết quả giải quyết tranh chấp (thay vì chuyển quyết định cho trọng tài hoặc thẩm phán)

• Quá trình hòa giải tập trung vào nhu cầu và ưu tiên của các bên, dẫn đến các giải pháp sáng tạo đảm bảo và cân bằng lợi ích của tất cả các bên. Do đó, các thỏa thuận đạt được thông qua hòa giải có xu hướng có mức độ thi hành tự nguyện cao hơn so với phán quyết của trọng tài hoặc bản án hoặc quyết định của tòa án.

Andy Rogers, hòa giải viên của CEDR cho rằng để thuyết phục bên kia tham gia hòa giải, bên mong muốn hòa giải cần phải từ bỏ những định kiến ​​đã có về tranh chấp, đồng thời xem xét, đánh giá tranh chấp một cách khách quan. (ii) nhu cầu và mong muốn thực sự của họ và (iii) cách hòa giải có thể khắc phục khó khăn, trở ngại để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của bên kia[3].

Nếu mâu thuẫn giữa các bên không cho phép đối thoại trực tiếp, bên muốn hòa giải có thể sử dụng luật sư của mình để thuyết phục bên kia. Mặt khác, hầu hết các hòa giải viên sẽ hỗ trợ trong quá trình thuyết phục ngay cả khi các bên chưa đạt được thỏa thuận hòa giải. Một hòa giải viên được đào tạo có thể giải thích quy trình hòa giải và trả lời các câu hỏi và câu hỏi về buổi hòa giải mà không gây áp lực cho khán giả. Đồng thời, vai trò hòa giải cũng giúp đối phương dễ dàng lắng nghe hơn.

4. Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo thỏa thuận hòa giải

Cho dù thỏa thuận hòa giải được thiết lập trước hay sau khi tranh chấp xảy ra, các luật và quy định có liên quan sẽ được áp dụng. Với tư cách là thỏa thuận dân sự, thỏa thuận hòa giải phải đáp ứng các điều kiện sau đây thì mới có hiệu lực pháp luật[4]:

• Người ký thỏa thuận phải có năng lực hành vi dân sự trọn vẹn và nếu là uỷ quyền của tổ chức thì phải có quyền ký, nếu người ký không phải là người uỷ quyền theo pháp luật của tổ chức thì phải được ủy quyền hợp pháp;

• Các bên giao kết thỏa thuận hòa giải một cách tự nguyện, không bị lừa dối, đe dọa, ép buộc;

• Thỏa thuận hòa giải không vi phạm điều cấm của pháp luật, không vi phạm đạo đức xã hội;

• Thỏa thuận hòa giải không nhằm trốn tránh nghĩa vụ cũng như không vi phạm quyền của bên thứ ba;

• Thỏa thuận hòa giải phải được lập thành văn bản.

Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý, để việc thực hiện thỏa thuận diễn ra suôn sẻ, các bên cũng cần kiểm tra kỹ ngôn từ sử dụng trong thỏa thuận hòa giải để đảm bảo rằng thỏa thuận đó có tính ràng buộc. Đồng thời, để tránh mất thời gian, thỏa thuận hòa giải cần quy định rõ cách thức cử hòa giải viên, cách thức tiến hành hòa giải, v.v. Khi đó, các bên có thể thỏa thuận sử dụng quy tắc hòa giải của các trung tâm hòa giải như VICMC để tiết kiệm thời gian. Đàm phán thời gian và hạn chế rủi ro sai điều khoản. Các quy tắc hòa giải thường được nghiên cứu kỹ lưỡng và bao gồm tất cả các vấn đề liên quan đến quy trình hòa giải, đảm bảo tuân thủ pháp luật và cho phép linh hoạt đáp ứng các yêu cầu của quy trình hòa giải. từng trường hợp cụ thể.