Do đặc thù của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thương mại là mua bán, trao đổi hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận thu về chủ yếu từ chênh lệch giá mua vào, bán ra do đó hoạt động tài chính kế toán của các doanh nghiệp đương nhiên có phần khác biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn lập sổ sách kế toán của công ty thương mại.
1. Bước 1: Tập hợp chứng từ
1.1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được đơn vị thuế gửi tới cho các cơ sở kinh doanh.
- Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được đơn vị thuế chấp nhận cho sử dụng.
- Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính trọn vẹn, thanh toán qua ngân hàng (>= 20triệu); nhưng Doanh nghiệp gửi tới hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.
b. Hóa đơn hợp lệ
- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ Công ty mua, bán, mã số thuế, cách thức thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (Nếu có);
- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (Nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;
- Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi
1.2. Chứng từ ngân hàng
- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
- Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
- Phiếu hạch toán ngân hàng:
+ Sao kê ngân hàng.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
1.3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).
- Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
- Các loại thuế, phí liên quan.
2. Bước 2: Phản ánh chứng từ
3. Bước 3: Tập hợp chi phí
a. Chi phí tiền lương: căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
b. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT- BTC.
c. Chi phí trả trước.
d. Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo PP bình quân cuối kỳ.
e. Các chi phí khác liên quan.
4. Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Có TK 521
Có TK 911
Có TK 911
Có TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 641
Có TK 642
Có TK 811
Có TK 821
Có TK 4212
Có TK 911
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 133
– Công thức tính số phát sinh của 3331: Sumif có 3331 – Sumif nợ 3331
– Tìm số dư đầu kỳ 133:
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp A áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2015 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 12.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 20.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 25.000.000 đồng.
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
12.000.000 + 20.000.000 > 25.000.000
Nợ TK 3331 25.000.000 đồng
Có TK 133