Khác với các loại hình kinh doanh khác, ngành giáo dục và cụ thể là các trường học là loại hình kinh doanh đặc biệt, được nhà nước ưu tiên hỗ trợ về thuế. Chính vì thế cán bộ chuyên viên hạch toán kế toán trường học hay các cơ sở giáo dục, ngoài những kiến thức chuyên môn nhất định thì cần hiểu rõ về ngành nghề, nghiệp vụ giáo dục đào tạo để có thể công tác hiệu quả. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn lập sổ sách kế toán trường mầm non.
1. Đặc thù kế toán tại các trường học, cơ sở giáo dục
Thuế suất ưu đãi 10% trong suốt thời gian hoạt động được áp dụng với: Thu nhập của doanh nghiệp từ hoạt động xã hội hóa tại lĩnh vực giáo dục – đào tạo dạy nghề, y tế, văn hóa, thể thao và môi trường (được gọi là lĩnh vực xã hội hóa).
Đối với các dịch vụ dạy học, dạy nghề theo hướng dẫn của pháp luật. Bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học, dạy múa hát, hội họa, kiến thức chuyên môn thì được miễn phí thuế GTGT.
2. Phân loại hạch toán kế toán trong ngành giáo đục
Đối với các trường học, cơ sở giáo dục phổ thông như mầm non, tiểu học, trung học, phổ thông trung học thì sẽ được phân theo khối. Tùy quy định của từng trường, chuyên viên kế toán sẽ hạch toán doanh thu, chi phí theo từng khối.
Đối với các trung tâm đào tạo khác thì có thể phân loại dựa trên lớp đào tạo, khóa học…để thuận tiện cho việc hạch toán.
Nhân viên kế toán tại các trường học, cơ sở giáo dục có nhiệm vụ hoàn thành các công việc sau:
- Kiểm tra chứng từ, hồ sơ, cập nhật hệ thống, lưu trữ chứng từ để phục vụ cho việc truy xuất dữ liệu khi cần thiết. Đề xuất giải pháp nếu có vấn đề sai sót liên quan đến chứng từ.
- Tính toán và phản ánh, báo cáo các khoản chi phí, nghiệp vụ phát sinh của đơn vị như: Chi phí thiết bị máy móc, chi phí thuê phòng học, chi phí dụng cụ học tập…
- Thực hiện làm sổ sách, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính cho đơn vị công tác.
- Theo dõi, kiểm tra, quản lý việc đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị.
3. Cách hạch toán kế toán trong ngành giáo dục
Theo thông tư 133/2018 TT – BTC thì việc hạch toán kế toán tại các trường học được thực hiện cụ thể như sau:
– Kế toán chi phí nhân công: Lương của giảng viên, giáo viên, cán bộ chuyên viên, tính toán BHYT, BHXH…
- Nợ TK 154
- Có TK 334
– Chi phí chung: Chi phí trang phục, đồng phục.
- Nợ TK 154
- Có TK 111
– Chi phí phân bổ dụng cụ: Máy móc, thiết bị có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng
- Nợ TK 154
- Có TK 242
– Chi phí khấu hao tài sản cố định: Máy móc có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng.
- Nợ TK 154
- Có TK 214
– Chi phí điện, nước, điện thoại, vệ sinh… thuộc các khoa, phòng, ban, bộ phận khác nhau, ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331…
– Kế toán các loại chi phí khác: Chi phí đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên viên, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, chi phí thuê địa điểm, trụ sở công tác, chi phí các dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền, ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Có các TK 111, 112, 331…
– Chi phí thuê trụ sở, văn phòng: Phục vụ việc gửi tới dịch vụ cho nhiều kỳ, chuyên viên kế toán phải phân bổ dần dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi trả tiền, ghi:
- Nợ các TK 142, 242
- Có các TK 111, 112
– Khi phân bổ, ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Có các TK 142, 242
– Kết chuyển dịch vụ:
- Nợ TK 632
- Có TK 154
4. Hạch toán kế toán trường học
4.1. Nhiệm vụ chung của hạch toán kế toán trường học
Để thực hiện được chức năng của mình, chuyên viên hạch toán kế toán trường học phải nắm được các nhiệm vụ cơ bản sau đây:
- Tổng hợp và xử lý thông tin, thông số kế toán theo đúng các nghiệp vụ phát sinh.
- Theo dõi và quản lý các khoản thu – chi tài chính, nộp thanh toán nợ. Quản lý tình hình sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về báo cáo tài chính – kế toán.
- Phân tích các thông tin, thông số kế toán, phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kế toán – tài chính của trường học.
- Lập các kế hoạch kế toán – tài chính ngắn, trung và dài hạn của trường học.
- Sắp xếp thông tin kế toán có trình tự, hệ thống. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, chứng từ sổ sách có liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo hướng dẫn của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh nếu được nhà trường giao.
4.2. Chi tiết các nhiệm vụ của hạch toán kế toán trường học
Để làm tốt trách nhiệm, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, chuyên viên kế toán trường học cần phải nắm rõ chi tiết các phần ngành sau:
- Kế toán tiền và vật tư
Phản ánh lại khối tài sản chung của nhà trường, thực hiện việc ghi chép các khoản thu – chi ngân sách đã giao. Liên tục kiểm tra, quản lý tăng giảm của vật tư, xử lý các khoản kinh phí đã được nhận theo kỳ.
- Kế toán tài sản cố định
Tài sản cố định có thời gian sử dụng, thu hồi, luân chuyển trên một năm hoặc trên một chu kỳ nhất định, cần phải theo dõi sự khấu hao, nhượng bán, hoạt động, nâng cấp tài sản cố định, nguyên vật liệu, dụng cụ…phục vụ trong công chuyên giang dạy.
- Kế toán các khoản thu
Nhân viên kế toán phải ghi lại trọn vẹn, rõ ràng và chính xác những khoản hạch toán thu như học phí của học sinh, các khoản để xây dựng.
- Kế toán các khoản chi
Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin là nguyên tắc cơ bản và cần thiết nhất của kế toán. Đặc biệt là những khoản chi như hoạt động bảo trì bảo dưỡng thiết bị phòng học, hoạt động tặng quà cho học sinh, sự kiện trường tổ chức đều phải được ghi vào sổ.
- Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm
Tính toán các khoản tiền lương cho giáo viên và cán bộ chuyên viên… trong trường. Cung cấp BHYT, BHXH… các dịch vụ bảo hiểm đề cử và có thu thì cũng phải thực hiện ghi chép.
- Kế toán các nguồn kinh phí
Hạch toán những nguồn kinh phí như kinh phí được cấp, tiền được hội phụ huynh học sinh quyên góp. Các nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án… đều phải được chuyên viên kế toán ghi chép đúng nội dung và theo đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện kết chuyển các nghiệp vụ, lập sổ sách và báo cáo tài chính
Cuối kỳ, chuyên viên kế toán có nhiệm vụ cộng các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó để lập bảng tổng hợp theo từng khoản để đối chiếu với sổ cái. Các thông số này sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính.
Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh theo đúng thời gian và đúng quy định. Mỗi bút toán đều phải chuẩn xác, hợp pháp để đưa ra một bản báo cáo tài chính hoàn thiện và phản ánh trọn vẹn nhất tình hình của đơn vị.
5. Hạch toán kế toán trường mầm non
5.1. Hạch toán kế toán trường mầm non công lập
Dưới đây là những nhiệm vụ của chuyên viên kế toán trường mầm non công lập:
- Tổng hợp và gửi tới thông tin, số liệu kế toán theo hướng dẫn của pháp luật.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo hướng dẫn của pháp luật.
- Theo dõi và phối hợp trong công tác đào tạo bồi dưỡng đội ngũ kế toán trong trường.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán – tài chính.
- Phân tích số liệu kế toán; tham mưu và đề xuất các giải pháp phục vụ công tác quản trị của đơn vị kế toán.
- Lên và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Tham gia vào hội đồng thi đua khen thưởng, kiểm kê thanh lý tài sản, xét học bổng, đấu thầu,…và các hoạt động đoàn thể trong nhà trường.
- Thực hiện hạch toán tiền ăn trường mầm non.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được nhà trường giao.
- Thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo chuẩn mực và và quy định của pháp luật.
5.2. Hạch toán kế toán trường mầm non tư thục
- Kiểm tra đối chiếu thông tin, số liệu kế toán, dữ liệu chi tiết và tổng hợp giữa các bộ phận nội bộ.
- Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong trường mầm non theo hướng dẫn hiện hành.
- Lập phiếu thu, chi các khoản thu học phí, các khoản chi hành chính tại trường, theo dõi và kiểm soát quỹ nhà trường.
- Kiểm tra, đối chiếu sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ, đảm bảo tính hợp lý với các báo cáo chi tiết.
- Kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; theo dõi việc quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán – tài chính.
- Đề xuất lập dự phòng và xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn đơn vị.
- Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định, công nợ, thuế giá trị gia tăng và báo cáo thuế của khối văn phòng trường, tổng hợp số liệu và lập quyết toán văn phòng đơn vị.
- Theo dõi công nợ của khối văn phòng, quản lý công nợ toàn đơn vị.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo đúng quy định pháp luật.
- Cung cấp thông tin, số liệu cho lãnh đạo đơn vị khi có yêu cầu.
- Giải trình số liệu, gửi tới hồ sơ, giấy tờ cho đơn vị thuế, đơn vị kiểm toán theo yêu cầu của phụ trách văn phòng kế toán tài vụ.
- Hàng tháng tính lương cho giáo viên và cán bộ chuyên viên tại đơn vị.
- Lập báo cáo tài chính theo từng kỳ và các báo cáo giải trình chi tiết.
- Thực hiện bút toán để xử lý các khoản chi vào cuối niên độ.
- Thực hiện kết chuyển nghiệp vụ lên sổ sách và báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
- Kiến nghị các giải pháp quản lý tài chính hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn lập sổ sách kế toán trường mầm non do Luật LVN Group gửi tới. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.