Hướng dẫn lập sổ sách kế toán trường mầm non tư thục

Theo thông tư 133/2018 TT – BTC thì việc hạch toán kế toán tại các trường học được thực hiện cụ thể như sau:

– Kế toán chi phí nhân công: Lương của giảng viên, giáo viên, cán bộ chuyên viên, tính toán BHYT, BHXH…

• Nợ TK 154
• Có TK 334

– Chi phí chung: Chi phí trang phục, đồng phục.

• Nợ TK 154
• Có TK 111

– Chi phí phân bổ dụng cụ: Máy móc, thiết bị có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng

• Nợ TK 154
• Có TK 242

– Chi phí khấu hao tài sản cố định: Máy móc có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng.

• Nợ TK 154
• Có TK 214

– Chi phí điện, nước, điện thoại, vệ sinh… thuộc các khoa, phòng, ban, bộ phận khác nhau, ghi:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
• Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 331…

– Kế toán các loại chi phí khác: Chi phí đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên viên, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, chi phí thuê địa điểm, trụ sở công tác, chi phí các dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền, ghi:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
• Có các TK 111, 112, 331…

– Chi phí thuê trụ sở, văn phòng: Phục vụ việc gửi tới dịch vụ cho nhiều kỳ, chuyên viên kế toán phải phân bổ dần dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi trả tiền, ghi:

• Nợ các TK 142, 242
• Có các TK 111, 112

– Khi phân bổ, ghi:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh
• Có các TK 142, 242

– Kết chuyển dịch vụ:

• Nợ TK 632
• Có TK 154

Để thực hiện được chức năng của mình, chuyên viên hạch toán kế toán trường học phải nắm được các nhiệm vụ cơ bản sau đây:

• Tổng hợp và xử lý thông tin, thông số kế toán theo đúng các nghiệp vụ phát sinh.
• Theo dõi và quản lý các khoản thu – chi tài chính, nộp thanh toán nợ. Quản lý tình hình sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về báo cáo tài chính – kế toán.
• Phân tích các thông tin, thông số kế toán, phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kế toán – tài chính của trường học.
• Lập các kế hoạch kế toán – tài chính ngắn, trung và dài hạn của trường học.
• Sắp xếp thông tin kế toán có trình tự, hệ thống. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, chứng từ sổ sách có liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo hướng dẫn của pháp luật.
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh nếu được nhà trường giao.

Để làm tốt trách nhiệm, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, chuyên viên kế toán trường học cần phải nắm rõ chi tiết các phần ngành sau:

• Kế toán tiền và vật tư

Phản ánh lại khối tài sản chung của nhà trường, thực hiện việc ghi chép các khoản thu – chi ngân sách đã giao. Liên tục kiểm tra, quản lý tăng giảm của vật tư, xử lý các khoản kinh phí đã được nhận theo kỳ.

• Kế toán tài sản cố định

Tài sản cố định có thời gian sử dụng, thu hồi, luân chuyển trên một năm hoặc trên một chu kỳ nhất định, cần phải theo dõi sự khấu hao, nhượng bán, hoạt động, nâng cấp tài sản cố định, nguyên vật liệu, dụng cụ…phục vụ trong công chuyên giang dạy.

• Kế toán các khoản thu

Nhân viên kế toán phải ghi lại trọn vẹn, rõ ràng và chính xác những khoản hạch toán thu như học phí của học sinh, các khoản để xây dựng.

• Kế toán các khoản chi

Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin là nguyên tắc cơ bản và cần thiết nhất của kế toán. Đặc biệt là những khoản chi như hoạt động bảo trì bảo dưỡng thiết bị phòng học, hoạt động tặng quà cho học sinh, sự kiện trường tổ chức đều phải được ghi vào sổ.

• Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm

Tính toán các khoản tiền lương cho giáo viên và cán bộ chuyên viên… trong trường. Cung cấp BHYT, BHXH… các dịch vụ bảo hiểm đề cử và có thu thì cũng phải thực hiện ghi chép.

• Kế toán các nguồn kinh phí

Hạch toán những nguồn kinh phí như kinh phí được cấp, tiền được hội phụ huynh học sinh quyên góp. Các nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án… đều phải được chuyên viên kế toán ghi chép đúng nội dung và theo đúng quy định của pháp luật.

• Thực hiện kết chuyển các nghiệp vụ, lập sổ sách và báo cáo tài chính

Cuối kỳ, chuyên viên kế toán có nhiệm vụ cộng các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó để lập bảng tổng hợp theo từng khoản để đối chiếu với sổ cái. Các thông số này sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính.

Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh theo đúng thời gian và đúng quy định. Mỗi bút toán đều phải chuẩn xác, hợp pháp để đưa ra một bản báo cáo tài chính hoàn thiện và phản ánh trọn vẹn nhất tình hình của đơn vị.

5. Hạch toán kế toán trường mầm non

Hạch toán kế toán trường mầm non là việc áp dụng các chế độ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thu, chi ngân, dự toán sách. Là bộ phận tham mưu để nhà trường thực hiện chức năng tổ chức, quản lý công tác kế toán – tài chính theo hướng dẫn Nhà nước ban hành.

Dưới đây là những nhiệm vụ của chuyên viên kế toán trường mầm non công lập:

• Tổng hợp và gửi tới thông tin, số liệu kế toán theo hướng dẫn của pháp luật.
• Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo hướng dẫn của pháp luật.
• Theo dõi và phối hợp trong công tác đào tạo bồi dưỡng đội ngũ kế toán trong trường.
• Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán – tài chính.
• Phân tích số liệu kế toán; tham mưu và đề xuất các giải pháp phục vụ công tác quản trị của đơn vị kế toán.
• Lên và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
• Tham gia vào hội đồng thi đua khen thưởng, kiểm kê thanh lý tài sản, xét học bổng, đấu thầu,…và các hoạt động đoàn thể trong nhà trường.
• Thực hiện hạch toán tiền ăn trường mầm non.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được nhà trường giao.
• Thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo chuẩn mực và và quy định của pháp luật.

5.2. Hạch toán kế toán trường mầm non tư thục

• Kiểm tra đối chiếu thông tin, số liệu kế toán, dữ liệu chi tiết và tổng hợp giữa các bộ phận nội bộ.
• Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong trường mầm non theo hướng dẫn hiện hành.
• Lập phiếu thu, chi các khoản thu học phí, các khoản chi hành chính tại trường, theo dõi và kiểm soát quỹ nhà trường.
• Kiểm tra, đối chiếu sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết.
• Kiểm tra số dư cuối kỳ, đảm bảo tính hợp lý với các báo cáo chi tiết.
• Kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; theo dõi việc quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán – tài chính.
• Đề xuất lập dự phòng và xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn đơn vị.
• Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định, công nợ, thuế giá trị gia tăng và báo cáo thuế của khối văn phòng trường, tổng hợp số liệu và lập quyết toán văn phòng đơn vị.
• Theo dõi công nợ của khối văn phòng, quản lý công nợ toàn đơn vị.
• Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ liên quan đến công tác kế toán – tài chính theo đúng quy định pháp luật.
• Cung cấp thông tin, số liệu cho lãnh đạo đơn vị khi có yêu cầu.
• Giải trình số liệu, gửi tới hồ sơ, giấy tờ cho đơn vị thuế, đơn vị kiểm toán theo yêu cầu của phụ trách văn phòng kế toán tài vụ.
• Hàng tháng tính lương cho giáo viên và cán bộ chuyên viên tại đơn vị.
• Lập báo cáo tài chính theo từng kỳ và các báo cáo giải trình chi tiết.
• Thực hiện bút toán để xử lý các khoản chi vào cuối niên độ.
• Thực hiện kết chuyển nghiệp vụ lên sổ sách và báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
• Kiến nghị các giải pháp quản lý tài chính hiệu quả.