Cuối năm, kế toán cần phải in sổ sách nhằm phục vụ cho việc lưu trữ, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, quyết toán thuế sau này của doanh nghiệp. Đây là một việc hết sức cần thiết và bắt buộc đối với kế toán. Vậy các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì? Sau đây hãy cùng chúng tôi nghiên cứu chi tiết qua nội dung nội dung trình bày bên dưới.
In Sổ Sách Kế Toán Cuối Năm Gồm Những Gì? [Cập Nhật 2023]
1. Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm gồm những gì?
1.1 Sổ sách kế toán cần in cuối năm bao gồm những gì?
(1) Sổ sách kế toán tổng hợp
Tùy theo cách thức ghi sổ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, sẽ có những sổ kế toán tổng hợp tương ứng:
- Sổ Nhật ký chung (đối với cách thức ghi sổ Nhật ký chung)
- Nhật ký sổ cái (đối với cách thức ghi sổ Nhật ký sổ cái)
- Nhật ký chứng từ số 7, số 8 (đối với cách thức ghi sổ Nhật ký chứng từ)
- Chứng từ ghi sổ (đối với cách thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ)
(2) Sổ cái các tài khoản phát sinh trong năm tài chính
Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có bao nhiêu tài khoản thì sẽ in tương ứng sổ cái
(3) Sổ chi tiết các tài khoản
TK 111; 112; 131;;……
Các sổ sách kế toán thường phát sinh trong các doanh nghiệp như:
– Sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
- Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: căn cứ vào sao kê hàng tháng của ngân hàng
– Sổ chi tiết công nợ
- Sổ chi tiết công nợ phải thu của tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả của tất cả nhà gửi tới
– Sổ chi tiết Tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng, giảm TSCĐ
- Sổ khấu hao TSCĐ
– Công cụ dụng cụ
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng, giảm CCDC
- Phân bổ công cụ, dụng cụ
– Vật tư, hàng hóa
- Thẻ kho nguyên vật liệu
- Thẻ kho thành phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa
– Lương
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng lương hàng tháng
1.2. In ấn sổ sách kế toán – cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm
Chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ dưới 2 dạng là: bản mềm (phần mềm, excel,…) và bản cứng (bản in ra giấy). Hai dạng này sẽ là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau, phòng khi có sự mất mát của một trong hai dạng này.
Cách đơn giản và dễ tìm kiếm nhất là sắp xếp chứng từ theo “Loại chứng từ” (tức là dựa vào từng phân hệ phần hành kế toán để phân loại chứng từ)
(1) Đối với hóa đơn đầu vào
Hóa đơn GTGT là một trong những chứng từ kế toán cần thiết để làm căn cứ pháp lý trong hạch toán kế toán. Để tránh mất mát và dễ tìm lại khi có nhu cầu thì toàn bộ hóa đơn đầu vào gốc sẽ được lưu riêng theo từng tháng/ quý (tùy thuộc vào cách thức kê khai của doanh nghiệp). Các hóa đơn gốc này sẽ được đánh số thứ tự như trên bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào hàng tháng/quý. Bản hóa đơn phô tô thì sẽ kẹp vào bộ chứng từ phiếu chi
(2) Đối với hóa đơn đầu ra
– Đối với liên 3 thì sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng kê hóa đơn GTGT đầu ra hàng tháng/quý
– Đối với hóa đơn đầu ra nào có Biên bản điều chỉnh hóa đơn thì phải kẹp biên bản vào luôn cùng quyển hóa đơn
– Đối với hóa đơn đầu ra nào có Biên bản thu hồi hóa đơn và hóa đơn liên 2 dán cùng
(3) Đối với chứng từ kê khai báo cáo thuế: được lưu theo từng sắc thuế
– Tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN tạm tính háng tháng/quý được in có chữ ký điện tử lưu từ tháng 01- tháng 12, theo từng loại thuế. Nếu có chứng từ nộp thuế đi kèm thì in và lưu cùng tờ khai
– Báo cáo sử dụng hóa đơn được in kẹp 4 quý (trong năm)
– Báo cáo tài chính năm (nộp qua mạng) được in ra có chữ ký điện tử lưu cùng hồ sơ khai thuế trong năm
– Các thông báo thuế và chứng từ thuế liên quan kẹp riêng một file
(4) Phiếu thu, phiếu chi: sẽ phải kẹp trọn vẹn hóa đơn chứng từ đi kèm. Đặc biệt Phiếu chi là bộ chứng từ để cho vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Nêu yêu cầu mỗi phiếu chi tiền sẽ phải có trọn vẹn chứng từ bao gồm: hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản bàn giao, báo giá,…. (tùy từng trường hợp cụ thể)
Phiếu thu, chi sẽ được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn (tăng dần theo số ngày trong tháng). Cuối tháng kẹp phiếu thu một bộ, phiếu chi một bộ riêng sau đó xếp theo tháng và đủ 12 tháng trong năm
(5) Chứng từ công nợ: công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả.
– Hàng tháng kế toán tiến hành làm Biên bản đối chiếu công nợ phải thu gửi các khách hàng và tập hợp chứng từ thành từng tháng.
– Biên bản bù trừ công nợ (nếu có)
(6) Chứng từ ngân hàng:
– Được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng trên sao kê ngân hàng: giấy báo nợ, báo có, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền vào NSNN,… Nếu phát sinh nhiều ngân hàng thì đóng thành từng File và kẹp vào chung thành từng tháng, cứ làm như vậy đến hết 12 tháng
– Các hồ sơ khác: hồ sơ vay vốn ngân hàng, lãi suất tiền gửi,… kẹp vào 1 File
(7) Phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa: cũng được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Cuối mỗi tháng phân thành 2 tập nhập kho và xuất kho. Đối với công ty sản xuất có nhiều phân xưởng thì phải chi tiết từng phân xưởng, bộ phận để dễ tìm
(8) Đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất, nhập khẩu: hồ sơ nhập khẩu, xuất khẩu được lưu theo bộ chứng từ nhập khẩu, xuất khẩu gồm:
– Hóa đơn thương mại (Invoice)
– Hợp đồng thương mại (Contract)
– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packinglist)
– Vận đơn (Bill of lading)
– Tờ khai hải quan
– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Sau này khi có hoàn thuế hoặc kiểm tra thuế sẽ không phải đi tìm hồ sơ
(9) Đối với chứng từ vay mượn:
– Chứng từ vay mượn tiền: có hợp đồng vay mượn, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý
– Chứng từ vay mượn vật tư, hàng hóa: Phiếu nhập, xuất kho, hợp đồng vay mượn
(10) Chứng từ tiền lương:
– Bảng chấm công xếp theo thứ tự 12 tháng trong năm
– Bảng thanh toán tiền lương được đóng quyển từng tháng và lưu thành năm
– Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương,…
– Hồ sơ của người lao động: hồ sơ xin việc, sổ bảo hiểm,…
– Các giấy tờ khác liên quan đến thuế TNCN: hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, đăng ký mã số thuế người nộp thuế, thông báo nộp bảo hiểm xã hội được sắp xếp thành từng loại
(11) Sắp xếp các hợp đồng
– Hợp đồng mua vào: trong nước, nước ngoài
– Hợp đồng bán ra: nội địa, nước ngoài
Mỗi loại được đóng file từng loại theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
Mặt khác, trường hợp lĩnh vực đặc trưng như nếu có xây dựng cơ bản thì sẽ phát sinh chi phí xây dựng của từng nhà gửi tới: khi đó kế toán sẽ phân loại mỗi nhà gửi tới một hồ sơ và lưu toàn bộ chứng từ của từng đơn vị theo thứ tự đã phân chia.
LƯU Ý: Nếu doanh nghiệp có nhiều hạng mục đầu tư khác, thì cũng lưu theo từng lĩnh vực và mở từng file chi tiết dễ hiểu, dễ tìm.
Trên đây chúng tôi chia sẻ đến bạn đọc về việc In sổ sách kế toán cuối năm cần những gì? và sắp xếp chứng từ mà được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Thực tế tùy theo từng loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ có cách quản lý, lưu trữ chứng từ riêng để tránh mức phạt tới 50 triệu đồng khi gặp sai sót trong kế toán. Mong rằng nội dung trình bày trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công tác kế toán của mình.