Với mỗi doanh nghiệp thì có những quy mô hoạt động khác nhau, năng lực chuyên viên khác nhau do đó cũng sẽ có những công việc của kế toán nội bộ khác nhau. Vậy những công việc trọng tâm của kế toán nội bộ là gì? cách làm sổ sách kế toán nội bộ? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn có được những kiến thức bổ ích nhất. Mời bạn đọc cùng cân nhắc.
Mẫu Sổ Sách Kế Toán Nội Bộ [Cập Nhật 2023]
1. Định nghĩa kế toán nội bộ
Kế toán nội bộ hay còn gọi là kế toán quản trị. Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về kế toán nội bộ, tuy nhiên qua những kinh nghiệm công tác thực tiễn, chúng tôi đúc kết ra được rằng:
“Kế toán nội bộ trong doanh nghiệp là tập hợp tất cả các phát sinh thực tiễn, từ những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, qua đó để lấy căn cứ xác định lãi lỗ thực tiễn của Doanh nghiệp“.
2. Công việc của kế toán nội bộ
Vì vậy Kế toán nội bộ sẽ phải đảm nhiệm tất cả các công việc ghi chép sổ sách kế toán các hoạt động diễn ra hàng ngày:
– Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ và luân chuyển theo đúng trình tự
– Hạch toán các chứng từ kế toán nội bộ
– Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học, và an toàn
– Kiểm soát và phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác
– Lập các báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp
Mặt khác, kế toán nội bộ có thể được giao nhiệm vụ thống kê, phân tích số liệu về tình hình sản xuất, kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp. Từ đó tư vấn cho giám đốc điều hành ra các quyết định đúng đắn và kịp thời.
Tuy nhiên với mỗi doanh nghiệp thì có những quy mô hoạt động khác nhau, năng lực chuyên viên khác nhau do đó cũng sẽ có những công việc của kế toán nội bộ khác nhau.
3. Phân loại kế toán nội bộ
Ở những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường chỉ có 1 hoặc đến 2 người làm kế toán nội bộ, nhưng ở những doanh nghiệp quy mô lớn hơn, thì có thể có nhiều kế toán nội bộ và đảm nhiệm những mảng kế toán riêng như:
Kế toán thu chi(đóng vai trò của thủ quỹ):
+ Cập nhật trọn vẹn, chính xác, kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ – báo cáo khi cần cho BGĐ, KTT.
+ Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt đã nêu trên
Kế toán kho
Lập chứng từ xuất nhập, nhập – xuất hàng căn cứ vào chứng tư ghi sổ theo dõi và quản lý luồng hàng qua kho lên báo cáo nhập xuất tồn hàng.
Kế toán ngân hàng
Công việc của kế toán ngân hàng là ở tài khoản tại ngân hàng, lập uỷ nhiệm chi, séc rút tiền, nộp tiền vào tài khoản. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ Theo dõi luồng tiền qua ngân hàng cuối tháng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và quản lý tiền tại ngân hàng.
Kế toán tiền lương
Căn cứ vào quy định của doanh nghiệp mà kế toán tiền lương sẽ soạn thảo hợp đồng lao động, quản lý hợp đồng lao động, xây dựng Quy chế lương và các tính lương và thanh toán lương, quản lý và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Kế toán bán hàng
+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty
+ Làm thẻ Vip khách hàng (nếu có)
+ Nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán
+ Tổng hợp số liệu bán hàng, mua hàng hàng ngày báo cáo cho TP Kế toán.
+ Hỗ trợ Kế toán tổng hợp
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu mua bán hàng trên phần mềm với số liệu kho và công nợ
+ Theo dõi, tính chiết khấu cho khách hàng
+ Hỗ trợ bộ phận kế toán khi cần
Cuối ngày:
+ Cuối ngày vào bảng kê chi tiết các chứng từ bán hàng và tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT (nếu có) trong ngày
+ Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất, tồn vào cuối ngày.
Trên đây là những công việc mô tả, còn công việc cụ thể sẽ phải phụ thuộc vào cách thức công tác của từng công ty, doanh nghiệp.
Kế toán công nợ:
+ Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà gửi tới.
+ Xác nhận (Release) chứng từ bán hàng, chứng từ thanh toán.
+ Kiểm tra công nợ.
+ Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo chứng từ bán hàng.
+ Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty.thiết kế web
+ Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt.
+ Công nợ tạm ứng và công nợ ủy thác …
Kế toán tổng hợp
Nhiệm vụ ghi chép, phản ánh một cách tổng quát trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành công việc, chỉ đạo, kiểm tra, kiểm sóat số liệu của kế toán tổng hợp và các kế tóan viên sao cho hợp lí và tuân thủ theo hướng dẫn, tham mưu cho giám đốc công ty về tình hình tài chính, lợi nhuận và hướng phát triển có lợi cho doanh nghiệp …
Kiểm soát nội bộ
Công việc của kiểm soát nội bộ thường sẽ là giám sát mọi hoạt động trong công ty, chất lượng chuyên viên, sự cố hỏng hóc của hệ thống, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, sự phát triển, mở rộng của doanh nghiệp, chi phí quản lý, …báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Kết luận: Kế toán nội bộ là một vị trí cần thiết, qua Kế toán nội bộ, ta có thể nắm bắt các vấn đề thực trạng tài chính của doanh nghiệp, để từ đó ra đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
4. Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel Hiệu Quả Nhất
4.1 Nắm chắc các hàm thường sử dụng trong Excel kế toán
Để công việc đạt hiệu quả cao thì dĩ nhiên các bạn cần thông thạo các hàm thông dụng trong kế toán:
Tác dụng của hàm SUMIF
– Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
– Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm
– Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng Nhập Xuất Tồn “
– Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”
Chú ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức
Ví dụ: = SUMIF ($E15:$E180, 5111,$H$15:$H$180)
Tác dụng của hàm VLOOKUP
– Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
– Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331…
– Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về Bảng Nhập Xuất Tồn
– Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1
– Tìm số khấu hao (phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao(phân bổ) luỹ kế ( của bảng 142, 242, 214 )
Ví dụ: Đi tìm Đơn giá xuất kho của mã hàng GEN_ASG24R từ bảng Nhập xuất tồn về Phiếu xuất kho
Mặt khác còn 1 số hàm nữa, các bạn nghiên cứu thêm.
4.2 Các công việc đầu năm cần phải làm
– Những Doanh nghiệp đã và đang hoạt động thì đầu năm các bạn phải chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay, cụ thể như sau:
– Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng”
– Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131,
– Vào Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác (nếu có)
– Chuyển lãi (lỗ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời gian đầu năm.
4.3 Các công việc trong tháng cần phải làm
– Hiện nay đa phần Doanh nghiệp lựa chọn ghi sổ theo cách thức Nhật ký Chung, nên Công ty Kiểm toán Es-Glocal xin hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel.
Chú ý: Trong quá trình hạch toán ghi sổ bạn phải làm theo nguyên tắc “Đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa”.
Cách ghi sổ khi có phát sinh tại Doanh nghiệp:
Khi mua hàng:
* Khi có phát sinh thêm khách hàng hoặc nhà gửi tới mới:
– Thì các bạn khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản (Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.
Ví dụ: Phải thu của Công ty Kiểm toán Es-Glocal (là khách hàng mới)
Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty Kiểm toán Es-Glocal với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131TU ( Khai báo phía dưới TK 131 ) ( Việc khai báo mã TK thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK (Mã KH ) đã khai báo cho Công ty Kiểm toán Es-Glocal là 1311 hoặc 131TU
– Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.
* Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến TK 142, 242, 214)
– Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
+ Khi mua hàng hóa
Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “Cồng tiền hàng “ trên chứng từ mua vào
Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua theo chứng từ vào phiếu nhập kho:
– Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay về DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập.
– Nếu mặt hàng mua vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo.
Bước 3: Nếu phát sinh chi phí (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau: (Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí).
Khi bán hàng hóa:
Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng” Cộng tiền hàng “trên chứng từ bán ra.
Bước 2: Đồng thời về Phiếu xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.
– Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.
– Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.
Chú ý:
– Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, không có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất Tồn kho.
– Khi tính được đơn giá bên bảng Nhập Xuất Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – Xuất – Tồn về Phiếu Xuất Kho.
Khi cần nhập kho hoặc xuất kho:
– Các bạn vào phiếu nhập kho, xuất kho (cũng làm theo như phần trên)
4.4 Công việc cuối tháng cần làm
– Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng như: Kết chuyển tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí…
Lập các bảng biểu tháng
– Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho.
– Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.
– Lập bảng cân đối phát sinh tháng.
Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối phát sinh
– Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có
– Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC
– Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC
– Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..
– Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..
– Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
– TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng
– TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
– TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bacó cáo NXT kho
– TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242
– TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211
Lập các bảng biểu cuối kỳ
Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng (TK 131)
– Cột Mã KH và Tên KH, sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT tìm ở DMTK về.
– Cột mã khách hàng: = IF(LEFT(DMTK!A14,3)=”131”,DMTK!A14,””) (địa chỉ ô A 14 là TK chi tiết đầu tiên của TK 131). Hoặc dùng VLOOKUP tìm DMTK về.
– Cột tên khách hàng: = IF(A11=””,””,VLOOKUP(A11,DMTK!$A$14:$E$150,2,0))
– Dư Nợ và Dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng về.
– Cột Dư Nợ đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,3,0)
– Cột Dư Có đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,4,0)
– Cột số phát sinh Nợ và phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC về.
– Cột số phát sinh Nợ:
= SUMIF(NKC!$E$13:$E$607.’So cong no TK 131’!$A11,NKC!$G$13:$G$607)
– Cột số phát sinh Có:
= SUMIF(NKC!$E$13:$E$607,’So cong no TK 131’$A11,NKC!$H$13:$H$607)
– Cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max
– Cột dư Nợ cuối kỳ: = MAX ( C11+E11-D11-F11,0)
– Cột dư Có cuối kỳ: = MAX( D11+F11–C11-E11,0)
Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng (TK 331)
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131
Lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng
Riêng sổ quỹ tiền mặt và sổ Tiền gửi ngân hàng chúng ta không thể chuyển sổ trên NKC mà phải tính riêng 2 sổ này, vì 2 loại sổ này có mẫu sổ khác so với các sổ chi tiết TK, sổ tổng hợp TK khác
* Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: ( Dữ liệu lấy từ sổ Nhật Ký Chung)
– Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm 3 ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo ( là TK 1111); Nối tháng và TK cáo cáo.
– Ô nối tháng và TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư dầu kỳ theo từng tháng)
– Cột ngày tháng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!A13,””) ( L6: ô TK báo cáo)
– Cột Diễn giải: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!D13,””)
– Cột Tài khoản đối ứng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!F13,””)
– Cột thu: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!G13,””)
– Cột Chi: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!H13,””)
– Cột số phiếu thu: = IF(H11<=0,””,COUNTIF(H$11:H11,”>”)) ( H: cột tiền thu)
– Cột số phiếu chi: = IF(I11<=0,””,COUNTIF(I$11:I11,”>”)) ( I: Cột tiền chi)
– Dòng số dư dầu kkỳ dùng hàm SUMIF lấy trên bảng CDPS chi tiết của từng tháng.
Để tính được số dư đầu kỳ của từng tháng trên Sổ quỹ TM thì ta phải xây dựng bên phải bảng “Cân đối phát sinh tháng” của các tháng thêm 2 cột:
– Cột BC: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và copy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm cho tất cả các tháng).
– Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” : =I9&”;”&A9 ( Là dãy điều kiện cho hàm SUMIF)
Sau đó dùng hàm SUMIF để tính ra số dư đầu kỳ trên sổ Quỹ TM:
= SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,’So quy’!$M$6,’CDPS-thang’!$C$9:$C$450)
– Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm SUBTOTAL:
Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,H$11:H11)-Subtotal(9,I$11:I11)
– Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal
– Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản như sau:
Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi.
( Sổ quỹ TM được lập cho cả kỳ kế toán, Bạn muốn xem tháng nào thì lọc tháng đó lên, Căn cứ có ở phần in sổ)
* Lập sổ tiền gửi ngân hàng:
– Cách làm tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng ghi sổ.
Lập bảng Cân đối phát sinh năm:
– Có 2 dạng bảng cân đối phát sinh năm:
+ Dạng bảng chi tiết: thì lập tương tự như Cân đối phát sinh tháng, với danh mục tài khoản là danh mục chi tiết, số liệu tập hợp từ NKC của cả năm.
+ Dạng bảng tổng hợp:
– Bảng này là bảng tổng hợp, nên được lập cho tài khoản cấp 1 ( trừ 333)
– Số liệu được tập hợp từ NKC của cả năm
Cách làm:
– Trên Nhật Ký chung: Xây dựng thêm cột TK cấp 1.
– Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để láy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên NKC.
– Cột mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ DMTK về, sau đó xoá hết TK chi tiết ( trừ các TK chi tiết của TK 333 )
– Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 về ( phần dư đầu kỳ)
– Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về ( dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có )
– Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX
– Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL (Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về Mẫu sổ sách kế toán nội bộ. Hy vọng nội dung nội dung trình bày trên sẽ hữu ích đối với bạn đọc, nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan, bạn đọc hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn.