Kế toán xây dựng là kế toán đặc thù và khó hơn nhiều kế toán trong các lĩnh vực khác. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn các cách làm sổ sách kế toán xây dựng, xây lắp. Mời quý bạn đọc cùng cân nhắc.
Mẫu Sổ Sách Kế Toán Xây Dựng [Cập Nhật 2023]
1. Đặc thù của kế toán xây dựng
Như đã chia sẻ bên trên, mỗi ngành nghề có những đặc thù riêng và ngành xây dựng cũng không ngoại lệ. Để hoàn thành tốt công việc kế toán trong ngành xây dựng thì phải phải nắm được những nghiệp vụ riêng để hỗ trợ tốt nhất cho công việc. Sau đây là những đặc thù riêng của ngành xây dựng:
Một trong những đặc điểm chung của ngành xây dựng là nhận thầu theo công trình, mỗi loại công trình có những đặc điểm khác nhau như công trình dân dụng, công trình công cộng, nhà ở, căn hộ, nhà máy, xưởng sản xuất…
Thông thường hợp đồng thi công công trình chia thành nhiều giai đoạn nghiệm thu thanh toán. Khi trúng thầu công trình kế toán dựa vào dự toán công trình để tiến hành bóc tách chi phí, nguyên liệu.
Mỗi công trình, hạng mục đi kèm đều có những dự toán riêng. Nhiệm vụ của kế toán là phải bóc tách chi phí cho từng công trình một cách phù hợp và khớp với khoản mục chi phí và dự toán ban đầu.
Giá thành chi tiết của một công trình thường chia thành nhiều hạng mục, gói thầu, công trình con cho nên việc tính giá thành có thể được tính theo giá thành chi tiết và tổng hợp lên giá thành công trình mẹ. Khi xuất hóa đơn phải phù hợp với dự toán từng công trình.
Thời gian thi công của mỗi công trình sẽ kéo dài nên kế toán phải theo dõi và nắm được các loại chi phí, kể cả chi phí ở dang của từng công trình ở từng giai đoạn.
Công trình hoàn thành thì phải nghiệm thu và xuất hoá đơn ngay. Kể cả trường hợp khách hàng chưa thanh toán để ghi nhận doanh thu đúng thời gian
2. Các loại sổ sách kế toán xây dựng cơ bản trong DN
Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp là rất cần thiết khi hạch toán chi phí thu mua nguyên vật liệu xây dựng, phân chia chi tiết từng loại vật liệu theo từng định khoản kế toán. Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán.
Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào cách thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ cần thiết bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.
– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiêp.
– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…
– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.
– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng
– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.
3. Hệ thống danh mục tài khoản cần thiết kế toán xây dựng cần biết
– Tài sản (Loại 1 + Loại 2 + Loại 6 + Loại 8);
Chú ý: TK 131: Phải thu khách hàng là tài khoản lưỡng tính và TK 214: Hao mòn TSCĐ có số Dư có
– Nguồn vốn (Loại 3 + Loại 4 + Loại 5 + Loại 7 + Loại 9)
Chú ý:TK 331: Phải trả người bán là tài khoản lưỡng tính và TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối nếu bị lỗ
Chú ý:
– Tài khoản Loại 1 và Loại 2 có số dư đầu kỳ và cuối kỳ dư Bên Nợ, còn Loại 6 và Loại 8 không có số dư.
– Tài khoản Loại 3 và Loại 5 có số dư cuối kỳ và đầu kỳ dư Bên Có, còn Loại (5,7,9) không có số dư.
Các tài khoản chính của doanh nghiệp xây dựng
– TK 152: Nguyên vật Liệu
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
– TK 154: Chi phí dở dang
+ TK 1541/621: Chi phí nguyên vật liệu dở dang (Chi tiết theo từng công trình)
+ TK 1542/622: Chi phí nhân công dở dang (Chi tiết theo từng công trình)
+ TK 1543: Chi phí sản xuất chung xuất thẳng (Chi tiết theo từng công trình)
+ TK 1547/627: Chi phí sản xuất chung chờ phân bổ
+ TK 623: Chi phí máy thi công
– TK 511: Doanh thu nghiệm thu công trình (Chi tiết theo từng công trình)
– TK 632: Giá vốn (Chi tiết theo từng công trình)
4. Những bước làm sổ sách kế toán xây dựng
Bước 1: Tập hợp chứng từ kế toán xây dựng
Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
Hóa đơn chứng từ hợp pháp
Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành chứng từ và còn giá trị sử dụng (Nếu là hóa đơn đặt in)
Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được đơn vị thuế gửi tới cho doanh nghiệp (Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của đơn vị thuế)
Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được đơn vị thuế chấp nhận cho sử dụng (Nếu hóa đơn tự in)
Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng
Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp gửi tới hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc gửi tới thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.
Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:
Nội dung trên hóa đơn:
Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,
Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;
Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…
Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hóa đơn cần xuất đúng thời gian
– Các tiêu thức trên hóa đơn
Phải viết trọn vẹn các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, cách thức thanh toán.
Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa (đối với chứng từ tự in hoặc chứng từ đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên chứng từ thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn)
Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax…
– Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên chứng từ và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ chứng từ (Đóng dấu treo)
Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ được không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …),
Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )
Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ
Hóa đơn hợp lý
Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế,… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.
Ví dụ 2: Công ty C không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy…) thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có chứng từ đầu vào). Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.
Chứng từ ngân hàng
Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
Phiếu hạch toán ngân hàng:
Sổ phụ ngân hàng
Sao kê ngân hàng
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Thuế TNDN (khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm).
Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
Các loại thuế, phí liên quan.
Bước 2: Phản ánh chứng từ kế toán xây dựng
(1) Kế toán cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin
– Hợp đồng thi công, dự toán, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, thuê nhà thầu phụ;
– Biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn, biên bản nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;
– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán….
(2) Đối với NVL chính (621)
– Trường hợp mua hàng xuất dùng luôn cho công trình không qua kho: hạch toán Nợ 621/ Có 331 chi tiết theo vật tư từng công trình.
– Trường hợp mua hàng nhập kho sau đó mới xuất cho công trình: hạch toán Nợ 152/Có 331 => Nợ 621/Có 152 chi tiết theo vật tư từng công trình.
– Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Nợ 152/Có 621
(3) Đối với chi phí nhân công (622)
Hạch toán chi phí nhân công: Nợ 622/Có 334 chi tiết theo từng công trình. Trường hợp không chi tiết được sẽ tập hợp chung để phân bổ.
(4) Đối với chi phí máy thi công (623)
– Trích khấu hao máy theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán phân bổ theo thời gian sử dụng cho từng công trình
– Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.
(5) Đối với chi phí thầu phụ (627):
– Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: Nợ 627/Có 331;
– Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: Nợ 627/Có 111, 112, 142, 242, 334… chi tiết theo công trình;
– Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ
Bước 3: Tập hợp chi phí kế toán xây dựng
Chi phí tiền lương: căn cứ vào bảng lương
Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng khấu hao
Chi phí trả trước: căn cứ vào bảng phân bổ
Chi phí giá vốn: căn cứ vào bảng phân bổ giá vốn của từng mặt hàng
Các chi phí khác liên quan.
Bảng lương trả cho cán bộ chuyên viên văn phòng và trực tiếp thi công công trình:
Nợ TK 642, 154, 627, 622
Có TK 334
Trích bảo hiểm:
Nợ T K 642, 154, 627, 622
Nợ TK 334
Có TK 338
Khấu trừ thuế TNCN:
Nợ TK 334
Có TK 3335
Thanh toán tiền lương:
Nợ TK 334
Có TK 111/112
Trích khấu hao:
Nợ TK 642/154/627
Có TK 214
Bảng phân bổ:
Nợ TK 642/154/627
Có TK 242
Tập hợp chi phí Chi tiết từng công trình:
+ Chi phí NVL:
Nợ TK 154/621
Có TK 152
+ Chi phí chung:
Nợ TK 154/623/627 Chi tiết công trình
Có TK 154/627 Chi tiết công trình
Kết chuyển chi phí:
Nợ TK 621/622/627/623
Có TK 154
Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
Kết chuyển thuế được khấu trừ:
Nợ TK 3331
Có TK 133
Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
Kết chuyển các khoản doanh thu
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 641
Có TK 642
Có TK 811
Có TK 821
Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp lãi:
Nợ TK 911
Có TK 4212
Doanh nghiệp lỗ:
Nợ TK 4212
Có TK 911
Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)
Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là:
+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp E áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2018 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng.
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000
Nợ TK 3331: 40.000.000 đồng
Có TK 133: 40.000.000 đồng
Bước 5: Lên cân đối tài khoản
Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào bảng cân đối tài khoản)
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về Mẫu sổ sách kế toán xây dựng. Hy vọng qua nội dung trình bày trên sẽ gửi tới đến quý bạn đọc những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan, bạn đọc hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn.