Có thể nói thủ tục thành lập công ty ngày càng đơn giản giúp hỗ trợ tối đa việc doanh nghiệp khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi thành lập công ty nếu Quý khách hàng không được tư vấn đầy đủ và dự liệu các thủ tục pháp lý phát sinh sẽ có thể gặp những khó khăn trong quá trình hoạt động sau khi công ty được ra đời. Vì vậy, với mong muốn các doanh nhân có cái nhìn tổng thể về công ty trước khi thành lập, Luật LVN Group – Hotline 1900.0191 đưa ra một số lưu ý đặc biệt như sau:
Lưu ý về trụ sở công ty
- Để đảm bảo công ty có thể phát hành được hóa đơn sau khi thành lập, doanh nghiệp ngoài việc không được đặt trụ sở ở nhà tập thể, nhà chung cư khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.
- Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế.
Lưu ý về điều kiện thành lập công ty
Quý khách hàng không cần có hộ khẩu tại tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở vẫn có quyền thành lập công ty.
Lưu ý về lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 Quý khách hàng có thể lựa chọn một trong 5 (năm) loại hình doanh nghiệp sau:
- Công ty TNHH một thành viên;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Công ty cổ phần;
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Công ty hợp danh.
- Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì có 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.
- Trên thực tế, sự khác nhau lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán do đó số lượng cổ đông tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dáng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập.
- Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người, danh sách thành viên xuất hiện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty có quyền chuyển đổi loại hình doanh nghiệp khi có nhu cầu.
Lưu ý về đặt tên công ty
- Trong khi đặt đặt tên công ty tuyệt đối không được trùng lặp với các doanh nghiệp đã đặt trước đó. Doanh nghiệp có thể đặt tên công ty bằng tiếng Anh, hoặc đặt tên công ty bằng các ký hiệu viết tắt để thuận tiện cho công việc giao dịch của công ty trong kinh doanh.
- Khi đặt tên Công ty thì phải lựa chọn tên công ty duy nhất, không được trùng lặp trên toàn lãnh thổ Việt Nam, không thuộc điều cấm của luật, có thể thêm những từ như: Công ty TNHH Sản Xuất …, Công ty Cổ phần Thương mại… vào tên công ty để khách hàng có thể định hình được sản phẩm dịch vụ của công ty ngay ở cái nhìn đầu tiên.
Lưu ý về đăng ký, kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty
- Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).
- Tuy nhiên, căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải lý quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.
Mức thu lệ phí môn bài hàng năm như sau
Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hằng năm như sau:
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên do tình hình dịch bệnh covid 19, doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) theo Thông tư 80/2021/TT-BTC cụ thể như sau:
- Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
- Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.
Lưu ý về thời hạn góp vốn sau khi thành lập công ty
- Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Theo quy định của pháp luật thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định.
Lưu ý về kê khai ngành nghề kinh doanh khi thành lập công ty
- Hiện nay doanh nghiệp được kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm.
- Doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty.
- Điểm ưu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chưa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh.
Thủ tục bắt buộc cần thực hiện sau khi thành lập công ty
Treo biển công ty tại trụ sở
- Việc treo biển công ty là công việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải lưu ý. Theo quy định trong Luật doanh nghiệp khi hoạt động phải treo biển công ty tại Trụ sở doanh nghiệp nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động.
- Nội dung biển hiệu công ty bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ (nếu có).
Mở tài khoản ngân hàng công ty
- Mỗi doanh nghiệp hoạt động cần phải có tài khoản ngân hàng công ty. Theo quy định sau khi thành lập doanh nghiệpphải tiến hành mở tài khoản ngân hàng công ty và công bố tài khoản ngân hàng lên sở kế hoạch và đầu tư.
- Thời hạn chậm nhất để doanh nghiệp công bố tài khoản ngân hàng là 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Để mở tài khoản ngân hàng công ty bắt buộc người đại diện pháp luật và kế toán trưởng cần mang theo con dấu đến ngân hàng nơi doanh nghiệp định mở tài khoản ngân hàng công ty.
- Một tài khoản ngân hàng chỉ có thể được sử dụng cho một công ty. Nhưng một công ty có thể có nhiều tài khoản ngân hàng. Sau khi đăng ký được tài khoản ngân hàng doanh nghiệp chỉ cần đăng công bố tài khoản ngân hàng nộp lên sở kế hoạch và đầu tư cấp tỉnh nơi doanh nghiệp hoạt động.
Mua phần mềm chữ ký số điện tử khai thuế
Chữ ký số là thiết bị phổ biến hiện nay được nhà nước yêu cầu mỗi doanh nghiệp sử dụng dùng để hỗ trợ việc doanh nghiệp nộp báo cáo và thuế điện tử, kê khai thuế quan, hải quan… Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng không phải dùng chữ ký số điện từ là hoàn toàn sai lầm. Nếu không mua chữ ký số kịp thời thì doanh nghiệp sẽ chậm báo cáo thuế dẫn tới bị phạt thuế.
Phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT)
- Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp khi hoạt động cần phải tiến hành xuất hóa đơn theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không xuất hóa đơn là hành vi trốn thuế sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải chú ý.
- Để có thể sử dụng hóa đơn doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Các thủ tục này doanh nghiệp cần tiến hành và nộp lên cơ quan thuế để được xác nhận sử dụng hóa đơn. Sau khi có hóa đơn và được phép sử dụng doanh nghiệp mới có thể tiến hành thủ tục xuất hóa đơn theo quy định.
Thủ tục đề nghị phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn điện tử nộp thông qua mạng bao gồm:
- Mẫu hóa đơn dự tính sử dụng.
- Quyết định phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.
Hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bi cho cơ quan thuế xuống kiểm tra cho phép sử dụng hóa đơn
- Treo bảng hiệu tại trụ sở chính doanh nghiệp.
- Con dấu tròn của doanh nghiệp.
- Hợp đồng thuê nhà/thuê văn phòng.
- Chứng minh thư nhân dân của chủ doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản sao y công chứng) trong trường hợp cá nhân cho thuê.
- Sắp xếp văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp đang hoạt động.
- Người được ủy quyền hoặc/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cơ quan thuế.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn thủ tục thành lập công ty, kê khai thuế và các vấn đề pháp lý, tài chính kế toán liên quan vui lòng liên hệ Công ty luật LVN Group – Hotline 1900.0191 để được hỗ trợ nhanh