1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc sẽ được nhà tuyển dụng hoặc bộ phận quản lý nhân sự tiến hành thiết kế. Dù làm ở bất cứ đâu thì khi tuyển dụng một vị trí nào đó sẽ có bảng mô tả lại công việc của nhân viên. Bản mô tả công việc là văn bản mô tả những công việc cho vị trí mà người tuyển dụng muốn tuyển nhân viên mới vào làm.

Về cơ bản thì bản mô tả được xây dựng bởi những mục đích như sau:

– Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc hồ sơ do ứng viên tuyển đã hiểu cơ bản về công việc và ứng tuyển khi phù hợp.

– Là cơ sở giúp cho người quản lý dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.

– Giúp ứng viên hiểu và đánh giá được sự phù hợp với công việc sắp ứng tuyển.

– Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ được mục tiêu, chức năng nhiệm vụ cũng như quyền hạn, chức trách của mình với công việc.

Như vậy, bảng mô tả công việc là một hình thức gắn kết giữ người quản lý và nhân viên, thông qua đó, người lao động có thể hiểu và thực hiện một cách tốt nhất công việc được giao, góp phần hoàn thành kế hoạch của một bộ phận cũng như cả công ty.

 

2. Những nội dung chính trong bảng mô tả công việc 

Bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào thì cũng cần có một bảng mô tả công việc riêng. Tuy nhiên, xét về nội dung thì hầu như bản công việc nào cũng phải đáp ứng những nội dung chính. Một bản mô tả công việc cơ bản sẽ có những nội dung như sau:

– Vị trí công tác hoặc chức vụ định danh: Bảng mô tả công việc nêu rõ tên công việc của người được tuyển vào vị trí đó, địa điểm làm việc cụ thể, vị trí chức danh đó trong bộ máy của công ty, doanh nghiệp, ….

– Mục đích công việc.

– Mô tả những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên: Trong bảng mô tả cần ghi rõ ai là người trực tiếp thực hiện công việc đó, cách tiến hành và lý do cần làm. Hướng dẫn một cách chi tiết về công việc bao gồm: nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

– Yêu cầu về công việc như: Trình độ, học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng. Đối với một số công việc có tính chất đặc thù còn cần cả tính cách cá nhân, ngoại hình của người làm việc.

– Trách nhiệm của người nhận việc.

– Tiến độ hoàn thành công việc: Đa số những bảng mô tả công việc đếu không đưa ra mức độ hoàn thành công việc mà chỉ nêu ra nhiệm vụ. Vì thế những nội dung mà tiêu chuẩn thực hiện công việc đưa ra sẽ góp phần loại bỏ được vấn đề không rõ ràng này.

 

3. Hướng dẫn cách viết bảng mô tả công việc

Bước 1: Lập kế hoạch

Nhà tuyển dụng cần xác định rõ cần phải làm gì nếu họ muốn tạo một bản mô tả chi tiết. Các kế hoạch thường được thiết kế để trả lời các câu hỏi sau:

– Mục đích của công việc này là gì?

– Người lao động có nghĩa vụ gì ở vị trí này?

– Tiêu chí đánh giá kết quả công việc là gì?

– Ứng viên được hưởng những quyền lợi gì trong công việc?

– Cơ hội để thăng tiến ra sao?

– Xác định những gì bạn cần nhấn mạnh trong bảng mô tả công việc của mình.

Bước 2: Thu thập thông tin

Thu thập thông tin này sẽ giúp xác định lại vị trí và vai trò của công việc mà ứng viên đang ứng tuyển. Điều này không chỉ bao gồm thông tin nội bộ mà còn bao gồm thông tin về các công ty khác trên thị trường.

Cụ thể, bạn có thể so sánh mức lương và chế độ phúc lợi để đảm bảo độ phù hợp. Điều này là do các ứng viên đã tìm hiểu rất kỹ giữa các đơn vị khác nhau khi tìm việc và so sánh qua lại để tìm ra điểm đến tốt nhất cho mình.

Bước 3: Phác thảo bảng mô tả

Khi bạn đã có trong tay đầy đủ thông tin về công việc, hãy bắt đầu phác thảo sơ bộ để xem xem các đầu mục có còn thiếu gì không, đủ và phù hợp với cơ sở dữ liệu đã chỉ định trước đó hay không.

Bước 4: Mô tả chi tiết

Trên cơ sở bản phác thảo đã duyệt được thống nhất giữa các bộ phận liên quan sẽ tiến hành mô tả chi tiết để có được bản mô tả công việc hoàn hảo nhất.

 

4. Mẫu bảng mô tả công việc ở một số vị trí

4.1. Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh

CÔNG TY CỔ PHẦN X BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC Số: 03
Vị trí: NHÂN VIÊN KINH DOANH ONLINE Số lượng: 06 Bộ phận: Phòng Kinh doanh
Yêu cầu về trình độ và kỹ năng

– Nam/ nữ, tốt nghiệp trình độ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing

– Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm bán hàng, Marketing online, phát triển thị trường

– Yêu thích công việc kinh doanh online

– Ngoại hình ưu nhìn, giọng nói chuẩn

– Nhanh nhẹn, hoạt bát, chăm chỉ, năng nổ trong công việc

– Sử dụng thành thạo Word, Excel, Facebook, Zalo và các mạng xã hội khác trên máy tính và điện thoại

– Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian khoa học, chịu được áp lực công việc
Trách nhiệm chính Quyền lợi/ Quyền hạn
– Tìm kiếm khách hàng, kết bạn, chào hàng bằng các kênh online: Facebook, Zalo, SEO web, …

1. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung, cởi mở

2. Được công ty đào tạo bài bản kỹ năng chốt sale, giải quyết tình huống.

3. Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước sau 6 tháng làm việc.

4. Hưởng đầy đủ chính sách phúc lợi của công ty: Thưởng các dịp lễ, tết, lương thưởng tháng thứ 13; Teambuilding, du lịch thường niên

5. Được cấp trang thiết bị đầy đủ để phục vụ và nâng cao hiệu quả công việc

6. Được đề xuất ý kiến trao đổi với cấp quản lý để thực hiện công việc được hiệu quả hơn

– Tiếp cận, tư vấn sản phẩm và bán hàng đến khách hàng thông qua các trang mạng xã hội, qua điện thoại, email, trang sàn thương mại điện tử, …

– Thực hiện tư vấn, chốt khách hàng Online theo Data có sẵn của công ty

– Duy trì, tạo mối quan hệ, chăm sóc khách hàng cũ
– Lập và triển khai kế hoạch tuần, tháng dựa trên kế hoạch của phòng/ team
– Tiếp nhận và xử lý đơn hàng (từ lúc tiếp nhận đơn đến khi hàng được giao đến khách hàng). Theo dõi các phản hồi của khách hàng cho đến khi khách hàng đồng ý nhận hàng và thanh toán
Báo cáo cho các vị trí sau
Vị trí Nội dung báo cáo Biểu mẫu Thời điểm báo cáo
Trưởng Phòng Kinh doanh

– Kế hoạch bán hàng và danh sách các khu vực khách hàng được phân công phụ trách.

– Kết quả doanh số bán hàng thực hiện theo chỉ tiêu được phân công

   Hàng tháng

 

4.2. Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

I/ Thông tin chung:

– Vị trí công việc: Nhân viên bán hàng

– Thời gian làm việc: Part-time, theo ca: 8h-12h, 11h-15h, 14h-18h, 17h-21h

– Bộ phận: 

– Quản lý trực tiếp:

II/ Mục đích công việc:

Thực hiện công việc bán hàng tại cửa hàng 

III/ Nhiệm vụ cụ thể

1. Đảm bảo hàng hóa tại bộ phận phải đầy đủ: mã, loại, quy cách, …

2. Thuộc tất cả các mã hàng đang bán (cũ lẫn mới).

3. Nắm tốt các kỹ năng về sản phẩm: nguồn gốc, chất liệu, màu sắc, from sản phẩm, kiểu dáng, tính năng, bao bì, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

4. Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho cửa hàng trưởng xem và báo về công ty để đặt hàng. Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng và đảm bảo mỗi tuần nhập ít nhất là 1 lần.

5. Kiểm hàng tồn: Đến số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận Luật sư của LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.0191 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật LVN Group.