1. Công chứng là gì? Điểm chỉ là gì?

Căn cứ theo khoản 1 điều 2 Luật Công chứng 2014 thì công chứng được hiểu là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Điểm chỉ hay còn gọi là lăn tay thì được hiểu là việc lăn ngón tay dính mực vào văn bản, giấy tờ, trên đó sẽ có dấu vân tay của người điểm chỉ. Việc điểm chỉ trong công chứng được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. 

2. Quy định về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Căn cứ theo điều 48 Luật Công chứng 2014 thì có quy định về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng như sau:

Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

– Công chứng di chúc

– Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

– Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng. 

Theo đó thì việc điểm chỉ có thể thực hiện đồng thời với việc ký khi công chứng viên thấy cần thiết để nhằm bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng và cũng như là đảm bảo dược quyền lợi của các bên trong giao dịch. Như vậy thì điểm chi không phải là một trong những trường hợp bắt buộc nhưng vẫn thường xuyên được nhiều văn phòng công chứng đặt ra để tránh những tranh chấp sau này. Việc điểm chỉ thay thế cho chữ ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết kí. Việc điểm chỉ cũng có thể tiến hành đông thời theo yêu cầu của người công chứng hoặc nhằm bảo vệ quyền lợi của người công chứng và các bên liên quan. 

Lưu ý: Khi điểm chỉ người yêu cầu công chứng sử dụng ngón trở phải nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái. Nếu như không thể tiến hành điểm chỉ bằng hai ngón trỏ thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ bằng ngón nào của bàn tay nào. 

3. Hồ sơ yêu cầu công chứng và thủ tục công chứng. 

Căn cứ pháp lý: Điều 40 Luật công chứng 2014. 

Hồ sơ yêu cầu công chứng cần phải có các giấy tờ như sau:

– Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

–  Dự thảo hợp đồng, giao dịch

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Ví dự như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản…

Bản sao ở đây là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như là bản chính và không yêu cầu phải chứng thực. 

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.  

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

 Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

 Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. 

Nắm bắt được trình tự thủ tục cũng như là yêu cầu đối với công chứng là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với công chứng viên. Nếu như bản thân người thực hiện công chứng không năm bắt được quy định pháp luật thì không thể thực hiện đúng quy trình công chứng và đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Việc nắm bắt được quy trình công chứng cũng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với người yêu cầu công chứng, theo đó họ có thể biết mình cần làm gì, cần chuẩn bị giấy tờ gì và có thể đảm bảo quyền lợi của mình một cách tốt nhất. 

Ngoài ra, Quý khách hàng có thêm tham khảo thêm bài viết sau Thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ theo quy định mới nhất năm 2023

Trên đây là toàn bộ nội dung mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến việc quy định và ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng, cũng như là quy trình thực hiện yêu cầu công chứng. Hi vọng rằng thông qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp các bạn đã có thêm thông tin và hiểu biết về việc ký, điểm chỉ trong công chứng từ đó có thể hiểu biết thêm và bảo vệ được quyền và lợi ích của bản thân mình. Ngoài ra nếu các bạn còn có những câu hỏi thắc mắc khác có liên quan đến việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng hoặc là về hồ sơ thủ tục công chứng thì có thể liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại của tổng đài tư vấn trực tiếp 1900.0191 để được hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất có thể .