Ngày nay, bản chất và cấu trúc giao dịch ngày càng đa dạng và phức tạp do sự chủ động tìm kiếm cơ hội kinh doanh ngày càng mở rộng. Nhằm tận dụng các cơ hội kinh doanh đa dạng, doanh nghiệp rất cần có sự hỗ trợ, tư vấn về pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang đắn đo khi đứng trước việc lựa chọn rằng nên có một bộ phận pháp chế nội bộ hay sử dụng dịch vụ pháp lý thường xuyên của công ty luật? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày: So sánh bộ phận pháp chế nội bộ và thuê ngoài.
So sánh bộ phận pháp chế nội bộ và thuê ngoài
1. Pháp chế doanh nghiệp là gì?
Hiểu đơn giản, “pháp” là pháp luật, quy tắc, chuẩn mực, “chế” bao hàm hai nghĩa: “tạo ra” (sáng chế) và “điều tiết, kiểm soát” (cơ chế). ‘Pháp chế doanh nghiệp’ có vai trò tạo ra các quy tắc, chuẩn mực trong nội bộ doanh nghiệp, và: điều tiết, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ pháp luật (của nhà nước) và các quy tắc, chuẩn mực của (nội bộ) doanh nghiệp.
Ví dụ thứ nhất, Luật doanh nghiệp quy định và điều chỉnh về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân, nhóm công ty). Hoặc: Bộ luật Lao động quy định và điều chỉnh tiêu chuẩn lao động, quyền, nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động…, quản lý nhà nước về lao động. Pháp chế doanh nghiệp, trong trường hợp này, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, ứng xử phù hợp với quy định của pháp luật để tạo ra những lợi thế so sánh cho doanh nghiệp.
Ví dụ thứ hai, nhà quản trị phải xây dựng hệ thống các quy tắc ứng xử mà thông qua đó doanh nghiệp điều hành, kiểm soát, cân bằng lợi ích của các bên liên quan (như cổ đông, người quản lý, khách hàng, nhà gửi tới, người xuất vốn, nhà nước và cộng đồng). Do đó, doanh nghiệp luôn có các hệ thống các quy tắc ứng xử nội bộ: (i) quy định nội bộ; (ii) tiêu chuẩn; (iii) giá trị; (iv) quy trình và (v) quy chế. Pháp chế doanh nghiệp trong trường hợp này là công cụ, phương tiện để quản trị doanh nghiệp.
2. Vai trò của bộ phận Pháp chế doanh nghiệp
Tạo và góp ý các quy chế nội bộ doanh nghiệp
Bộ phận pháp chế doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở vai trò xây dựng các quy chế, quy tắc quản lý nội bộ trong doanh nghiệp mà còn tham gia đóng góp ý kiến cho các nhà quản lý cấp cao. Căn cứ là họ sẽ trực tiếp soạn thảo, xây dựng bộ quy chế nội bộ, các văn bản quy định thông báo cho chuyên viên. Trong trường hợp các nhà lãnh đạo, chủ sở hữu công ty xây dựng các dự thảo, điều lệ, hợp đồng lao động, nội quy lao động,… thì pháp chế doanh nghiệp cũng sẽ tham gia thẩm định, đóng góp ý kiến dưới góc độ pháp lý, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Điều tiết, kiểm soát hoạt động pháp chế trong doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến luật pháp. Ví dụ như việc vi phạm nội quy của cá nhân, phòng ban; kiến nghị sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc các vấn đề về tranh chấp quyền lợi trong và ngoài doanh nghiệp,…
Bộ phận pháp chế doanh nghiệp nói chung có vai trò điều tiết, giám sát và kiểm soát hoạt động của các bộ phận khác. Đảm bảo tất cả mọi hoạt động phải tuân thủ theo các quy định, quy chế nội bộ của doanh nghiệp và quy định của pháp luật. Họ cũng giúp nhà quản trị tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, người lao động hoặc thay mặt nhà lãnh đạo doanh nghiệp tham gia tố tụng, tham mưu.
3. So sánh bộ phận pháp chế nội bộ và thuê ngoài
Thuê ngoài luật sư còn được gọi là “Dịch vụ Luật sư nội bộ”, một loại hình dịch vụ pháp lý du nhập từ nước ngoài, cho phép doanh nghiệp có được sự hỗ trợ pháp lý hiệu quả và ít tốn kém.
Để lựa chọn giải pháp Dịch vụ Luật sư nội bộ hay Bộ phận pháp chế, doanh nghiệp cần hiểu rõ ưu điểm của 2 loại hình này.
So sánh bộ phận pháp chế nội bộ và thuê ngoài
4. 04 cân nhắc giữa việc tổ chức bộ phận pháp lý nội bộ và thuê ngoài dịch vụ pháp lý thường xuyên
Dưới đây là một số khía cạnh mà doanh nghiệp có thể cân nhắc khi quyết định tổ chức bộ phận pháp lý nội bộ của doanh nghiệp hay thuê ngoài dịch vụ pháp lý thường xuyên:
Sự chuyên môn hóa
Nhân sự trong bộ phận pháp lý nội bộ chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát tuân thủ doanh nghiệp, soạn thảo và lập ra các quy tắc, quy định được sử dụng trong phạm vi doanh nghiệp. Các nhân sự này sẽ có chuyên môn nhất định trong phạm vi ngành, nghề kinh doanh của chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi đối mặt với một lĩnh vực mới hoặc đứng trước sự thay đổi liên tục của pháp luật, tính chuyên môn sâu và hiệu quả xử lý công việc của nhân sự nội bộ có thể không còn đáp ứng được.
Sử dụng dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý thường xuyên tại công ty luật có thể tận dụng được nguồn nhân lực, kinh nghiệm, khả năng tư vấn chuyên sâu của đội ngũ luật sư của công ty luật sư trong tất cả các lĩnh vực mà công ty luật đó phụ trách. Đồng thời, với tính chất hành nghề chuyên sâu, các công ty luật thông thường sẽ cập nhật thông tin nhanh chóng về sự thay đổi của quy định pháp luật và quan điểm thực tiễn của đơn vị quản lý, toà án và các bên khác trong một vấn đề pháp lý chưa rõ ràng.
Kinh nghiệm
Luật sư tại công ty luật được tiếp xúc, công tác với đa dạng khách hàng và đa dạng lĩnh vực. Điều này tạo điều kiện để họ nghiên cứu luật ở nhiều lĩnh vực khác nhau khá thường xuyên. Vì thế, kiến thức pháp luật và kinh nghiệm giải quyết của công ty luật vừa có tính chiều sâu – khả năng tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực cụ thể, và vừa có ưu thế về chiều rộng – kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong khi đó, nhân sự trong bộ phận pháp lý nội bộ của doanh nghiệp thường công tác với các khách hàng nằm trong phân khúc khách hàng của doanh nghiệp hoặc các vụ việc trong chính ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, kinh nghiệm thực tiễn của bộ phận pháp chế nội bộ ít nhiều sẽ bị hạn chế.
Chi phí
Để tổ chức một bộ phận pháp lý nội bộ, công ty có phải trả lương, phụ cấp và các chi phí phúc lợi liên quan, bố trí chỗ ngồi công tác, thiết bị văn phòng,…Điều này đòi hỏi một ngân sách chi phí gia tăng theo thời gian (tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thưởng định kỳ, tiền thưởng cuối năm, phúc lợi, chế độ chính sách khác). Trong khi đó, khi sử dụng dịch vụ pháp lý thường xuyên, doanh nghiệp sẽ chỉ phải chi trả một mức phí cố định hàng tháng. Việc quản trị chi phí sẽ đơn giản hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tinh giản được bộ máy tổ chức nội bộ, tập trung tối đa cho các mục tiêu kinh doanh.
Phạm vi trách nhiệm
Mặc dù nhân sự của bộ phận pháp chế nội bộ có nghĩa vụ rà soát, đề xuất các phương án để hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh nhưng, suy cho cùng, doanh nghiệp vẫn phải tự chịu trách nhiệm cuối cùng. Trong khi đó, công ty luật mang đến một sự cam kết nhất định và chịu trách nhiệm với tính chính xác trong ý kiến tư vấn của mình.
Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về So sánh bộ phận pháp chế nội bộ và thuê ngoài. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.