Sổ đăng ký cổ đông là một trong những tài liệu quan trong của công ty cổ phần, ghi nhận việc sở hữu của nhà đầu tư với công ty, có vai trò ghi chép quyền sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty, cũng như là xác nhận ghi lại việc chuyển nhượng hay tặng cho cổ phần khi các cổ đông trong công ty thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển nhượng, tặng cho cổ phần cho người khác. Đây là một tài liệu bắt buộc phải có trong công ty cổ phần. Vậy ai là người ký sổ đăng ký cổ đông? Bài viết dưới đây của LVN Group sẽ gửi tới đến bạn đọc những quy định pháp lý về nội dung này.
1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
2. Nội dung của sổ đăng ký cổ đông
Nội dung của sổ đăng ký cổ đông theo khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
3. Thời điểm phải lập sổ đăng ký cổ đông
Sổ đăng ký cổ đông được quy định cụ thể tại luật doanh nghiệp, theo đó:
* Thời điểm Công ty cổ phần phải lập sổ cổ đông là từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
* Nội dung sổ đăng ký cổ đông gồm:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Sổ đăng kí cổ đông sẽ được công ty lưu trữ tại trụ sở, mỗi thành viên công ty đều được trích sao thông tin của sổ đăng kí cổ đông này.
Khi có thay đổi về sổ cổ đông, thông tin các cổ đông, thông tin cổ phần trên sổ cổ đông công ty phải làm thủ tục thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.
Không lập sổ cổ đông, không thông báo thay đổi khi sổ cổ đông có biến động sẽ bị xử phạt hành chính theo hướng dẫn của pháp luật.
4. Thay đổi số cổ đông sáng lập trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Công ty cổ phần phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi cổ đông sáng lập.
Luật doanh nghiệp quy định Công ty cổ phần mới thành lập phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập; công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước hoặc từ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc được chia, tách, hợp nhất, sáp nhập từ công ty cổ phần khác không nhất thiết phải có cổ đông sáng lập.
Các cổ đông sáng lập phải cùng nhau đăng ký mua ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông được quyền chào bán tại thời gian đăng ký doanh nghiệp.
Theo căn cứ Luật Doanh nghiệp quy định, trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổ đông sáng lập khác và chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp này, cổ đông dự định chuyển nhượng cổ phần không có quyền biểu quyết về việc chuyển nhượng các cổ phần đó.
Vì vậy, sau 3 năm kể từ khi đăng ký kinh doanh, cổ đông sáng lập có quyền chuyển nhượng cổ phần phổ thông cho người không phải cổ đông sáng lập, do đó hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp số cổ đông sáng lập từ 3 người chuyển thành 2 người.
Mặt khác, Luật doanh nghiệp cũng không có quy định buộc công ty cổ phần phải luôn có 3 cổ đông sáng lập. Bởi vậy, việc công ty cổ phần sau 3 năm kể từ ngày đăng ký kinh doanh chỉ còn 2 cổ đông sáng lập là không vi phạm pháp luật, nên bạn có thể đăng ký lại nội dung Giấy đăng ký kinh doanh khi công ty bạn thay đổi số cổ đông sáng lập.
5. Ai là người có thẩm quyền ký sổ đăng ký cổ đông?
Các thông tin của sổ đăng ký cổ đăng sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Cổ đông trong công ty có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ công tác của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Khi phát sinh việc thay đổi thông tin của cổ đông như chào bán, chuyển nhượng cổ phần, tặng cho cổ phần thì những thông tin này phải được ghi nhận vào sổ đăng ký cổ đông.
Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu thì các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông ở trong công ty;
Công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời gian các thông tin của họ được ghi trọn vẹn vào sổ đăng ký cổ đông.
Quá trình này cần được thực hiện liên tục, trọn vẹn, chính xác từ thời gian công ty được thành lập cho đến khi công ty bị giải thể hoặc phá sản.
Vì vậy, khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu thì các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông ở trong công ty;
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến câu hỏi Ai là người ký sổ đăng ký cổ đông? mà LVN Group đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý bạn đọc có thể áp dụng được trong cuộc sống và công việc. Mọi thông tin câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi; LVN Group với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.