Sổ cổ đông theo hướng dẫn của pháp luật là một loại giấy tờ pháp lý vô cùng cần thiết trong việc quản lý công ty cổ phần. Nó cần thiết cho cả phía công ty và phía người có cổ phần. Tuy nhiên, trên thực tiễn trừ các công ty cổ phần lớn có niêm yết trên thị trường chứng khoán thì các công ty cổ phần còn lại ít khi lập sổ cổ đông hoặc có thì cũng lập một cách qua loa, không đánh giá đúng vai trò của nó. Bài viết sau đây, LVN Group xin gửi tới đến quý bạn đọc cách ghi sổ đăng ký cổ đông đơn giản, chi tiết nhất.
1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Hiện nay, pháp luật không có bất kỳ điều khoản nào giải thích khái niệm về sổ đăng ký cổ đông, tuy nhiên xét nội dung Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu: sổ cổ đông là tài liệu tồn tại dưới dạng bản giấy hoặc điện tử nhằm ghi nhận thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
2. Vai trò của sổ cổ đông
Sổ cổ đông là tài liệu nội bộ, không phải là văn bản cần xin cấp phép giống như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, song lại đóng vai trò rất cần thiết đối với công ty cổ phần bởi những lý do sau:
(i) Tài liệu chứa trọn vẹn thông tin của các cổ đông
*Lưu ý: Khi có thay đổi địa chỉ liên lạc, cổ đông phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông.
(ii) Xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông
– Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
– Đối với thủ tục chuyển nhượng cổ phần, cổ phần được coi là đã bán khi:
- Được thanh toán đủ;
- Thông tin về người mua được ghi trọn vẹn vào sổ cổ đông và kể từ thời gian hoàn tất việc chuyển nhượng, người mua cổ phần trở thành cổ đông của công ty.
Tóm lại, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
3. Quy định pháp luật về lập sổ đăng ký cổ đông
– Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông cần có những nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
– Các cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.
– Việc thông báo khi có sự thay đổi địa chỉ liên lạc và cập nhật thông tin trong sổ đăng ký cổ đông là nghĩa vụ giữa cổ đông và công ty. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc.
Doanh nghiệp cần nằm được nội dung cơ bản này để biết cách lập sổ đăng ký cổ đông và quản lý, sử dụng đúng quy định pháp luật.
4. Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất
……………, ngày ……… tháng ……… năm ………..
SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
1. Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………………………………………………..
Tên giao dịch: …………………………………………………………………………………..
Tên viết tắt: ………………………………………………………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ……………………. Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày ………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………, thành phố Hà Nội
2. Vốn điều lệ: …………………………….. đồng (…………………………… đồng Việt Nam).
3. Tổng số cổ phần: ……………………… Cổ phần (…………………………………. cổ phần)
– Cổ phần cổ đông sáng lập đã mua: ………………… Cổ phần (……………………….. cổ phần)
– Cổ phần chào bán: 0 cổ phần.
Loại cổ phần:
– Cổ phần phổ thông: ………………. Cổ phần (Mười tám nghìn cổ phần)
– Cổ phần ưu đãi: 0 cổ phần
Mệnh giá cổ phần: …….. đồng (……….. nghìn đồng Việt Nam)
4. Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng loại cổ đông:
Sổ cổ đông đã được lập và lưu giữ tại trụ sở Công ty.
5. Cách lập sổ đăng ký cổ đông chuẩn nhất
Sổ đăng kí cổ đông là giấy tờ ghi thông tin của tất cả cổ đông của công ty, công ty phải lập và lưu giữ theo các quy định của pháp luật. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, khi lập sổ đăng kí cổ đông cần đảm bảo các nội dung sau đây:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Sổ đăng kí cổ đông sẽ được công ty lưu trữ tại trụ sở, mỗi thành viên công ty đều được trích sao thông tin của sổ đăng kí cổ đông này.
Khi có thay đổi về sổ cổ đông, thông tin các cổ đông, thông tin cổ phần trên sổ cổ đông công ty phải làm thủ tục thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.
Không lập sổ cổ đông, không thông báo thay đổi khi sổ cổ đông có biến động sẽ bị xử phạt hành chính theo hướng dẫn của pháp luật.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Hướng dẫn ghi sổ đăng ký cổ đông mà LVN Group đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý bạn đọc có thể áp dụng được trong cuộc sống và công việc. Mọi thông tin câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi; LVN Group với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.