Hướng dẫn thủ tục cấp lại khi bị mất sổ cổ đông đơn giản, chi tiết

Đối với mỗi loại hình doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nào khi thành lập, hoạt động thì doanh nghiệp đều phải có vốn, vốn của công ty có thể được thể được thể hiện dưới nhiều dạng các nhau, đối với công ty cổ phần, thì nó được thể hiện dưới dạng cổ phần. Mỗi cá nhân sở hữu cổ phần của công ty cổ phần có giấy chứng nhận sở hữu cổ phần. Bài viết dưới đây LVN Group sẽ giới thiệu về điều kiện cấp cũng như thủ tục cấp lại giấy chứng nhận sở hữu cổ phần.

1. Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần là gì?

Vốn là yếu tố vô cùng cần thiết đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Vốn của công ty có thể được hình thành từ sự đóng góp của chủ sở hữu công ty hoặc vốn vay. Khi thành lập, vốn của công ty được hình thành từ hoạt động góp vốn của nhà đầu tư. Theo các hiểu thông thường, thì góp vốn là việc đóng góp tài sản để tiến hành hoạt động kinh doanh nhằm mục đích hưởng lợi nhuận. Còn trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Góp vốn là việc góp tài sản để tạo thành vốn điều lệ của công ty, bao gồm góp vốn để thành lập công ty hoặc góp thêm vốn điều lệ của công ty đã được thành lập.” (Khoản 18 Điều 4)

Đặc trưng của hành vi góp vốn thành lập công ty cổ phần khác với các loại hình doanh nghiệp còn lại, công ty cổ phần mang đặc trưng tiêu biểu của công ty đối vốn nên vốn điều lệ của công ty cổ phần được chia thành nhiều phần bằng nhau và được gọi là cổ phần. Sau khi góp vốn thành lập công ty, các cổ đông được nhận các cổ phần tương ứng với giá trị tài sản góp vốn. Tại thời gian thành lập, công ty cổ phần có cổ phần phổ thông và cổ phần ưu đãi biểu quyết. Hai loại cổ phần này mang đến cho cổ đông sở hữu các quyển và nghĩa vụ khác nhau. Trong khi đó, nếu góp vốn vào công ty trách nhiệm hữu hạn, nhà đầu tư được ghi nhận tư cách thành viên, giá trị tài sản góp vốn được ghi nhận bằng Đồng Việt Nam và không được biểu hiện thành các cổ phần. Bên cạnh đó, nội dung các quyền, nghĩa vụ của các thành viên đều giống nhau và chỉ khác nhau ở tỷ lệ biểu quyết do tỷ lệ góp vốn khác nhau.

Công ty cổ phần lấy căn cứ góp vốn khi thành lập để xác định tư cách cổ đông sáng lập và cổ đông góp vốn. Theo đó, cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần thì được xác định là cổ đông sáng lập. Bất kỳ cổ đông nào khác không đáp ứng tiêu chí trên thì được xác định là cổ đông góp vốn. Các cổ đông sáng lập có những hạn chế nhất định để đảm bảo sự ổn định về mặt tổ chức cho công ty cổ phần đảm bảo công ty có tiền đề phát triển hoạt động kinh doanh đây là điều này không xuất hiện ở công ty trách nhiệm hữu hạn. Vì vậy, có thế thấy, giống như các loại hình công ty khác, việc góp vốn thành lập công ty cổ phần cũng là căn cứ để xác định tỷ lệ hưởng quyền và chịu trách nhiệm giữa các nhà đâu tư góp vốn. Tuy nhiên ở công ty cổ phần việc góp vốn thành lập công ty còn là căn cứ để phân loại cổ đông xác định nội dung quyền, nghĩa vụ giữa các nhà đầu tư góp vốn.

Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần là văn bản chứng nhận công nhận tổng giá trị của một thành viên đã góp hoặc cam kết góp vào công ty cổ phần. Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì giấy chứng nhận sở hữu cổ phần chính là cổ phiếu. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 121 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định thì

“1. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó. Cổ phiếu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Số lượng cổ phần và loại cổ phần;

c) Mệnh giá mỗi cổ phần và tổng mệnh giá số cổ phần ghi trên cổ phiếu;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của công ty;

e) Số đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông của công ty và ngày phát hành cổ phiếu;

g) Nội dung khác theo hướng dẫn tại các điều 116, 117 và 118 của Luật này đối với cổ phiếu của cổ phần ưu đãi.”

Vì vậy, cổ phiếu có thể dưới dạng bút toán ghi sổ, dữ liệu điện tử, bao gồm các nội dung chính đó chính là tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty; số lượng cổ phần và loại cổ phần; mệnh giá mỗi cổ phần và tổng mệnh giá số cổ phần ghi trên cổ phiếu; thông tin của người sở hữu cổ phần; chữ ký người uỷ quyền theo pháp luật,…

2. Quy định của pháp luật về việc cấp lại sổ cổ đông 

Sổ cổ đông hay sổ chứng nhận cổ đông là một trong các cách thức của cổ phiếu do CTCP phát hành để xác định quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của các cổ đông góp vốn trong CTCP. Trong trường hợp sổ cổ đông/cổ phiếu bị mất thì theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 85 Luật Doanh nghiệp 2005, cổ đông được công ty cấp lại theo đề nghị của cổ đông. Việc cấp lại này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sổ cổ đông/cổ phiếu bị rách, bị cháy hoặc bị tiêu hủy dưới cách thức khác.

Luật Doanh nghiệp 2005 có quy định về việc cấp lại cổ phiếu như sau:

1. Cổ đông phải làm đơn đề nghị cấp lại cổ phiếu và phải có cam đoan về các nội dung sau: (a) Cổ phiếu đã thực sự bị mất, bị rách, bị cháy hoặc bị tiêu hủy dưới cách thức khác; trường hợp bị mất thì phải cam đoan thêm rằng, đã tiến hành tìm kiếm hết mức và nếu tìm lại được sẽ đem trả công ty để tiêu hủy; (b) Chịu trách nhiệm về những tranh chấp phát sinh từ việc cấp cổ phiếu mới.
2. Tuy nhiên, đối với cổ phiếu có giá trị trên danh nghĩa trên mười triệu đồng Việt Nam, trước khi tiếp nhận đề nghị cấp cổ phiếu mới, người uỷ quyền theo pháp luật của công ty có thể yêu cầu cổ đông đăng thông báo về việc cổ phiếu bị mất, bị cháy, hoặc bị tiêu hủy dưới cách thức khác và sau hơn mười lăm ngày, kể từ ngày đăng thông báo sẽ đề nghị công ty cấp cổ phiếu mới.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2005 không quy định cụ thể về thời hạn để công ty cấp lại sổ cổ đông/cổ phiếu cho cổ đông tính từ ngày có đề nghị của cổ đông về việc cấp lại.  Điều này đồng nghĩa với việc công ty có toàn quyền quyết định đối với thời hạn này.

3. Điều kiện, thủ tục để cấp lại sổ chứng nhận sở hữu cổ phần (Cấp lại cổ phiếu)

Tại Khoản 3 Điều 121 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“3. Trường hợp cổ phiếu bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới cách thức khác thì cổ đông được công ty cấp lại cổ phiếu theo đề nghị của cổ đông đó. Đề nghị của cổ đông phải bao gồm các nội dung sau đây:

a) Thông tin về cổ phiếu đã bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới cách thức khác;

b) Cam kết chịu trách nhiệm về những tranh chấp phát sinh từ việc cấp lại cổ phiếu mới.”

Hồ sơ đề nghị cấp lại sổ cổ đông bị mất/hư hỏng; Bao gồm các giấy tờ sau:

– Bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của cổ đông là cá nhân

– Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cổ đông là tổ chức.

– Giấy báo mất sổ chứng nhận cổ đông (Tải biểu mẫu: Giấy báo mất sổ chứng nhận cổ đông )