Sổ cổ đông theo hướng dẫn của pháp luật là một loại giấy tờ pháp lý vô cùng cần thiết trong việc quản lý công ty cổ phần. Nó cần thiết cho cả phía công ty và phía người có cổ phần. Tuy nhiên, trên thực tiễn trừ các công ty cổ phần lớn có niêm yết trên thị trường chứng khoán thì các công ty cổ phần còn lại ít khi lập sổ cổ đông hoặc có thì cũng lập một cách qua loa, không đánh giá đúng vai trò của nó. Bài viết sau đây, LVN Group xin gửi tới đến quý bạn đọc thông tin về Khi nào cần lập sổ cổ đông công ty?
1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Hiện nay, pháp luật không có bất kỳ điều khoản nào giải thích khái niệm về sổ đăng ký cổ đông, tuy nhiên xét nội dung Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu: sổ cổ đông là tài liệu tồn tại dưới dạng bản giấy hoặc điện tử nhằm ghi nhận thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
2. Vai trò của sổ cổ đông
Sổ cổ đông là tài liệu nội bộ, không phải là văn bản cần xin cấp phép giống như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, song lại đóng vai trò rất cần thiết đối với công ty cổ phần bởi những lý do sau:
(i) Tài liệu chứa trọn vẹn thông tin của các cổ đông
*Lưu ý: Khi có thay đổi địa chỉ liên lạc, cổ đông phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông.
(ii) Xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông
– Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
– Đối với thủ tục chuyển nhượng cổ phần, cổ phần được coi là đã bán khi:
- Được thanh toán đủ;
- Thông tin về người mua được ghi trọn vẹn vào sổ cổ đông và kể từ thời gian hoàn tất việc chuyển nhượng, người mua cổ phần trở thành cổ đông của công ty.
Tóm lại, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
3. Quy định về lập Sổ đăng ký cổ đông
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hình thức lập như nói trên:Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau đây
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Trách nhiệm thông báo thay đổi sổ cổ đông trong các trường hợp
– Thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp, thông tin cổ đông sáng lập, thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Công ty có trách nhiệm thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi;
Lưu ý: Khi cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông;
– Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu: Các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông đó trong công ty;
– Chuyển nhượng cổ phần: Công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời gian các thông tin của họ được ghi trọn vẹn vào sổ đăng ký cổ đông.
Lưu giữ: Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ công tác của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.
5. Thời điểm phải lập sổ đăng ký cổ đông công ty
Sổ đăng ký cổ đông được quy định cụ thể tại luật doanh nghiệp, theo đó:
* Thời điểm Công ty cổ phần phải lập sổ cổ đông là từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
* Nội dung sổ đăng ký cổ đông gồm:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Sổ đăng kí cổ đông sẽ được công ty lưu trữ tại trụ sở, mỗi thành viên công ty đều được trích sao thông tin của sổ đăng kí cổ đông này.
Khi có thay đổi về sổ cổ đông, thông tin các cổ đông, thông tin cổ phần trên sổ cổ đông công ty phải làm thủ tục thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.
Không lập sổ cổ đông, không thông báo thay đổi khi sổ cổ đông có biến động sẽ bị xử phạt hành chính theo hướng dẫn của pháp luật.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Sổ cổ đông được lập khi nào? mà LVN Group đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý bạn đọc có thể áp dụng được trong cuộc sống và công việc. Mọi thông tin câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi; LVN Group với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.