Mọi loại tài liệu như hóa đơn, chứng từ, sổ sách… đều có thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn của pháp luật. Hết thời hạn kế toán có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vậy thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán là bao lâu? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây!
Lưu trữ sổ sách kế toán
1. TH1: Khai báo thuế
– Bìa làm sổ là: Bìa xanh
– Thực hiện làm báo cáo thuế hàng tháng và quý
Trên báo cáo thuế hàng quý và hàng tháng thực hiện lưu trữ sổ sách kế toán trên các tiêu chí:
+ Bảng kê bán ra và mua vào hàng hóa phụ lục
+ Kế toán phải nộp mẫy giấy xác nhận đã nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu: BC26/AC
– Hướng dẫn lập phiếu thu và phiếu chi kèm theo mẫu phiếu hạch toán công nợ theo trình tự sau:
+ Sắp trước hóa đơn đầu ra liên xanh
+ Sắp sau hóa đơn vào liên đỏ
– Tiến hành lập thông báo mẫu phát hành hóa đơn trong từng kỳ, có hóa đơn mẫu và các hợp đồng in …
2. TH2: Cách lưu trữ sổ sách kế toán với phiếu thu- chi và hạch toán khi lưu trữ chứng từ kế toán
– Kế toán thực hiện in toàn bộ các phiếu thu từ tháng 1 đến tháng 12
– In lại toàn bộ phiếu chi từ tháng 01 đến tháng 12
– In tương tự toàn bộ phiếu hạch toán từ thàng 01 đến tháng 12
– Kế toán thực hiện in toàn bộ các phiếu xuất và phiếu nhập hàng và toàn bộ phiếu xuất – phiếu nhập kho tại năm đóng lại thành quyển. Trong trường hợp các loai phiếu xuất – phiếu nhập đóng thành từng quyển thi phải tổng hợp lại và đóng thành 1 quyển.
3. TH3: In và lưu trữ sổ sách kế toán
+ Thực hiện in bài NKC và in lại NKC từ tháng 01 đến tháng 12
+ Làm bìa sổ cái và in toàn bộ sổ cái trong 1 tháng đóng thành 1 cuốn áp dụng từ TK 01 đến mẫu TK 09
– Mẫu cân đối phát sinh
– Thực hiện theo mẫu kết quả hoạt động kinh doanh
+ Thực hiện in bìa sổ quỹ và sổ tiền mặt, tiền gửi thực hiện in mẫu sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng.
+ In bìa bảng tổng hợp công nợ và sổ chỉ tiết công nợ phải nộp
– Tiến hành lập bảng tổng hợp công nợ phải thu và phải trả khách hàng.
_ Tiến hành lập sổ chi tiết công nợ với từng đối tượng và nhóm khách hàng kèm theo đối tượng khách hàng.
– Khi lưu trữ sổ sách kế toán bạn in tài khoản cụ thể: TK131 và TK331
+ Áp dụng đối với bảng tổng hợp tồn kho NVL, hàng hóa
– Kế toán thực hiện tin tổng hợp NXT từ tháng 01 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn
– Mặt khác kế toán thực hiện in chi tiết sổ NVL, HH thành nhiều cuốn tương tự với các tháng và năm
– Tài khoản cá nhân phải in là TK152, Tk153, TK155 và TK156
Tiến hành làm bảng phân bố khấu hao và chi phí trả trước khi lưu trữ sổ sách kế toán
– Chú ý in Bìa & In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn áp dụng từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản kế toán phải in là TK 214, 242
+ Lập bảng tổng hợp giá thành xây lắp theo tài khoản TK154
Khi lưu trữ sổ sách kế toán với bảng tổng hợp giá thành phải in theo bìa xanh TK154 từ tháng 01 đến tháng 12
– Hướng dẫn sổ chi tiết TK 154 áp dụng với từng đối tượng cộng trình
– Kế toán lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế khi lưu trữ sổ sách kế toán và hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
–Hướng dẫn tách giá thành chi tiết áp dung với từng mục xuất hóa đơn theo tài khoản: TK621,TK622,TK623,TK627áp dụng với những tháng phát sinh tài khoản giá thành và công trình cần theo dõi.
4. TH04: Lưu trữ sổ sách khi lập báo cáo tài chính
Lập báo cáo tài chính và lưu trữ sổ sách kế toán cần chú ý:
– Tiến hành lập bảng cân đối tài khoản kế toán
– Lập bảng cân đối tài khoản phát sinh
– Tiến hành lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo quý và năm
– Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
– Hướng dẫn lập thuyết minh báo cáo tài chính
B4: Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNDN khi lưu hồ sơ như sau
Lập phụ lục tao kết quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Hướng dẫn làm phụ lục kết chuyển lãi và lỗ nếu có trong kỳ
Các loại bảng kê chi tiết phụ lục ưu đãi về thuế nếu có
Áp dụng với loại hình làm tờ khai quyết toán thuế TNCN
Hướng dẫn làm mẫu giấy xác nhận nộp tờ khai thuế qua mạng trên Website của tổng cục thuế.
Lưu ý: Khi lưu trữ sổ sách kế toán và in báo cáo tài chính đã nộp đơn vị thuế, bạn phải in nhiều hơn 02 bản. 01 bản gửi đơn vị thuế và 01 bản giữ lại công ty.
Mẫu báo cáo tài chính đã nộp cho đơn vị thuế phải tạo 01 bản cho đơn vị thuế thông kê và một bản lưu lại tại doanh nghiệp.
Bước 05: Hướng dẫn chi tiết về hợp đồng
+ Kế toán phải lưu ý về hợp đồng kinh tế đầu ra và đầu vào
+ Mẫu hợp đồng đầu vào và đầu ra phải được in thành bìa xanh
– Lưu ý khi lưu trữ toàn bộ các loại hợp đồng đầu vào của nhà gửi tới thành quyển có bìa còng hoặc bìa cứng Alco
– Tiến hành lưu trữ các loại hợp đồng bán ra đóng lại thành một quyển bìa còng hoặc bìa cứng Alco màu xanh.
+ Lưu trữ sổ sách kế toán với hồ sơ lao động
Mẫu bìa lưu hồ sơ lao động được in bìa xanh để tổng hợp Lao Động
Hướng dẫn in và tạo quyết toán thuế TNCN đã nộp theo năm
Hướng dẫn in toàn bộ số hợp đồng đã in ra giấy kẹp, chứng minh thư nhân dân pho to thực hiện in kèm theo hợp đồng kèm theo.
In bảng lương và bảng chấm công theo bảng lương và bảng chấm công 12 tháng bán hàng liên tục.
Tiến hành lưu hợp đồng đã ký với người lao động: kế toán phải ký tên trọn vẹn, phụ lục hợp đồng và lượng tăng giảm lương, khi thực hiện lưu hồ sơ chứng từ sổ sách.
Trên đây là các thông tin vềQuy định lưu trữ sổ sách kế toán [Cập nhật 2023] mà LVN Group gửi tới tới quý bạn đọc Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật LVN Group của chúng tôi. Công ty Luật LVN Group luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.