Mức xử phạt đối với các vi phạm quy định về nội quy lao động

1. Có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không?

Trước tiên, ta cùng tìm hiểu nội quy lao động là gì? Nội quy lao động là một văn bản do người sử dụng lao động ban hành ra với mục đích duy trì kỷ luật và quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất nếu vi phạm nội quy tại doanh cơ sở làm việc. Người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ nội quy lao động khi tham gia quan hệ lao động.

Vậy có bắt buộc doanh nghiệp nào cũng phải đăng ký nội quy lao động không?

Tại Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2019 quy định, người sử dụng lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đang đăng ký kinh doanh.

Theo đó, không phải bất kỳ trường hợp nào người sử dụng lao động cũng cần phải đăng ký nội quy lao động. Nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì không cần phải đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên người sử dụng lao động nên đăng ký nội quy lao động vì điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động, đồng thời cũng giúp người sử dụng lao động rõ ràng hơn trong quá trình xử lý kỷ luật người lao động.

2. Nội quy lao động thường gồm những nội dung gì?

Thông thường, nội quy lao động sẽ bao gồm những nội dung chính sau:

+ Nội quy lao động phải đáp ứng điều kiện là không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan

+ Quy định rõ ràng về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi của người lao động: Quy định thời gian làm việc bình thường trong vòng 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc ca làm việc; Thời gian làm thêm giờ (nếu có); trong trường hợp làm việc thì thời gian làm việc được quy định như thế nào? thời điểm giải lao người thời gian nghỉ giữa giờ,….

+ Trật tự nơi làm việc, là những quy định về phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc, văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công; điều động của người sử dụng lao động

+ Quy định về an toàn, vệ sinh lao động: là những giải pháp phòng, chống tác động của các yếu tố nguy hiểm nhằm bảo đảm không xảy ra thương tật, tử vong đối với con người trong quá trình lao động.
+ Quy định về phòng, chống quấy rối tình dục nơi làm việc, nếu có hành vi vi phạm thì trình tự, thủ tục xử lý như thế nào

+ Quy định rõ ràng về việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động

+ Quy định về trường hợp khi nào được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng đã kí kết trước đó với người lao động. Nêu rõ các trường hợp là do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019

+ Quy định rõ ràng các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật khi vi phạm nội quy lao động

+ Trách nhiệm vật chất, tức là quy định về nghĩa vụ mà người lao động sẽ phải bồi thường nếu như họ gây thiệt hại về tài sản cho người sử dụng lao động do hành vi vi phạm kỷ luật  lao động, vi phạm hợp đồng trách nhiệm gây ra

+ Quy định rõ ràng về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động như sau: người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;  người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;  Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

 3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động

+ Nội quy lao động

+ Các  văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động sẽ phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động

Ngoài ra, căn cứ vào điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định.

Nếu người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doah, kinh doanh đặt tại nhiều địa điểm khác nhau thì sẽ gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Nếu trong quá trình kiểm tra, phát hiện nội dung của nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Lưu ý: Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động nhưng vẫn ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì nội quy lao động đó sẽ có hiệu lực dựa trên quyết định trong nội quy lao động.

4. Mức xử phạt đối với các vi phạm quy định về nội quy lao động:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có các hành vi vi phạm sau:

+ Doanh nghiệp không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng 10 lao động trở lên

+ Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật

+ Doanh nghiệp không tiến hành tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động. Vì trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tiến hành tham khảo ý kiến của người tổ chức đạo diện người lao động đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, được quy định tại Khoản 3 Điều 118 Bộ luật lao động 2019

+ Doanh nghiệp sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực nhưng vẫn tiếp tục sử dụng

+ Doanh nghiệp xử lý kỉ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng theo trình tự thủ tục, cũng như thời hiệu theo quy định của pháp luật

+ Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật

+  Doanh nghiệp không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên trước khi tiến hành đình chỉ công việc hiện tại của người lao động

Như vậy, nếu người sử dụng lao động không lập nội quy lao động khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì sẽ bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng

Lưu ý: Mức phạt đối với các hành vi nêu trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt đối với tổ chức sẽ bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

+ Bộ luật lao động 2019

+ Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng lao động