Cách nộp hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử qua mạng

Trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH) giao dịch điện tử đóng vai trò cần thiết, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang đến hiệu suất công việc cao hơn. Để thực hiện các giao dịch điện tử với đơn vị BHXH doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký cho đơn vị BHXH có thẩm quyền để được thông qua. Dưới đây là cách nộp hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử qua mạng cho doanh nghiệp nhanh và thuận tiện nhất.

Cách nộp BHXH qua mạng cho doanh nghiệp.

1. Cách nộp hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử qua cổng dịch vụ công quốc gia

Mỗi tháng hoặc theo định kỳ doanh nghiệp nộp tiền BHXH vào quỹ BHXH theo hướng dẫn của luật BHXH. Tuy nhiên, việc nộp theo cách truyền thống khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hoặc nhiều sai sót dẫn đến các dẫn đến sự quá tải của nhiều đơn vị BHXH.

Một trong những giải pháp được doanh nghiệp lựa chọn đó là nộp bảo hiểm xã hội qua cổng dịch vụ công quốc gia.

Nộp BHXH điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam được quy định tại Điều 25, Nghị định 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH thực hiện lập và nộp hồ sơ BHXH điện tử theo một trong hai cách sau:

Cách 1: 

Doanh nghiệp truy cập tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, thực hiện lập hồ sơ BHXH điện tử trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tiếp theo, doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Cách 2:

Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ BHXH điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Sau đó doanh nghiệp truy cập vào tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH để thực hiện gửi hồ sơ bảo BHXH điện tử đến Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Lưu ý:

Sau khi nộp hồ sơ thành công trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị, tổ chức, cá nhân, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

2. Cách nộp hồ sơ bảo BHXH điện tử thông qua tổ chức I-VAN

Cách nộp hồ sơ BHXH điện tử trực tiếp thông qua tổ chức I-VAN rất đơn giản và dễ thực hiện. Đầu tiên doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng dịch vụ của tổ chức I-VAN, sau đó thực hiện đăng ký tài khoản riêng cho doanh nghiệp với đơn vị Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 30, Nghị định 166/2016/NĐ-CP cách nộp như sau:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH  thực hiện lập và nộp hồ sơ BHXH điện tử theo một trong hai cách sau:

Cách 1:

Doanh nghiệp truy cập tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, thực hiện lập hồ sơ BHXH điện tử của Tổ chức I-VAN và gửi hồ sơ BHXH điện tử cho Tổ chức I-VAN.

Cách 2:

Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ BHXH điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tiếp theo doanh nghiệp cần truy cập vào tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH để thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Tổ chức I-VAN.

Lưu ý:

Sau khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, Tổ chức I-VAN thực hiện việc gửi hồ sơ đến Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH trong thời hạn 02 giờ.

3. Hướng dẫn cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng BHXH điện tử qua phần mềm eBH

Sau khi đã cài đặt phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử được gửi tới bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản chọn đăng ký giao dịch điện tử

Kích hoạt phần mềm BHXH điện tử eBH bằng cách kích chọn vào phần mềm biểu tượng eBH. Trên phần mềm eBH đăng ký tài khoản bằng cách vào chức năng Đăng ký khai điện tử. Sau đó kích chọn mục Đăng ký giao dịch BHXH điện tử.

Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp

Khi giao diện mới mở ra, màn hình hiển thị như sau:

Các thông tin đơn vị gồm: Mã số thuế, tên đơn vị, Mã đơn vụ và Cơ quan BHXH được phần mềm lấy tự động từ phần đăng ký thông tin lần đầu sử dụng.

Tiếp theo doanh nghiệp thực hiện nhập các chỉ tiêu: Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại và địa chỉ kinh doanh để đơn vị BHXH gửi thông báo.

Lưu ý: Trường hợp muốn nhận kết quả qua Bưu điện thì bạn đánh dấu chọn vào mục “Nhận kết quả qua bưu điện”.

Bước 3: Cắm chữ ký số

Để lấy thông tin chữ ký số, bạn thực hiện cắm chữ ký số vào máy tính, chọn chức năng Đọc CKS từ USB Token, lựa chọn chữ ký số của mình và chọn OK để đưa thông tin chữ ký số vào các ô dữ liệu tương ứng.

Lưu ý: Thông tin tài khoản, Tên đăng nhập được mặc định là MST của đơn vị, bạn tự đặt và ghi nhớ mật khẩu của tài khoản.

Sau khi nhập xong thông tin, bạn nhấn chọn nút “Ghi” để ghi lại, sau đó nhấn vào “Đăng ký” để gửi lên đơn vị BHXH.

Chương trình hiển thị như sau:

Doanh nghiệp thực hiện nhập tài khoản I-VAN, sau đó nhấn nút “Thực hiện” để gửi hồ sơ. Quá trình gửi hồ sơ hiển thị như sau:

Trường hợp doanh nghiệp gửi thành công, chương trình hiển thị thông báo như sau:

– Thông tin tài khoản được đơn vị trả về như sau:

Vì vậy, cách nộp hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử qua mạng được hiện dễ dàng thông qua Cổng thông tin điện tử của đơn vị BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN. Việc sử dụng phần mềm BHXH điện tử eBH góp phần giúp doanh nghiệp có thể thực hiện mọi giao dịch với đơn vị BHXH một cách nhanh chóng thuận tiện và quản lý hồ sơ người lao động một cách toàn diện.