Con dấu điện tử là gì? Quy định pháp luật về con dấu

Khi số lượng các công ty áp dụng công tác từ xa ngày càng tăng, “con dấu điện tử (con dấu kỹ thuật số)” đột nhiên có được vị thế.Vì nó có thể được hoàn thành bằng điện thoại thông minh hoặc PC (máy tính), nếu công ty đã xác thực tem điện tử hoặc sử dụng nó như một hệ thống, công việc in ấn tẻ nhạt đã được loại bỏ khỏi các tài liệu được tạo trên PC như trước đây, được quét và nhập quay lại PC hoặc cần đến văn phòng chỉ để được nhúng mặc dù công tác từ xa. Mặt khác, với tư cách là một doanh nghiệp, nó có hiệu quả trong việc giảm chi phí như giấy và chi phí in ấn, đồng thời cũng hữu ích trong các biện pháp môi trường bằng cách giảm thiểu hoặc loại bỏ giấy.

Điều này có vẻ không phù hợp với các doanh nghiệp chủ yếu xử lý tài liệu giấy, nhưng khi phong cách công tác thay đổi trong tương lai, có khả năng doanh nghiệp sẽ cân nhắc áp dụng con dấu điện tử và nhu cầu về con dấu điện tử sẽ tăng lên không chỉ ở các doanh nghiệp. công ty của tôi, mà còn ở các công ty khác. Mặt khác, tôi tự hỏi việc sử dụng con dấu điện tử sẽ phát triển thế nào đối với các cá nhân, chẳng hạn như hợp đồng cho thuê và các thủ tục chính thức. Trong nội dung trình bày này, LVN Group sẽ giải thích con dấu điện tử là gì, nó có thể và không thể làm gì, và hiệu lực pháp lý của nó.

Con dấu điện tử là gì? Các loại con dấu điện tử và bối cảnh sử dụng

Con dấu điện tử là một con tem được chuyển đổi thành dữ liệu theo nghĩa đen, một con dấu dữ liệu được dán vào tài liệu đã được chuyển đổi thành dữ liệu, chẳng hạn như PDF.
“Đạo luật Chữ ký điện tử” có hiệu lực vào năm 2001 và được công nhận về mặt pháp lý rằng chữ ký điện tử có thể được sử dụng giống như chữ ký viết tay và con dấu. Do đó, chữ ký điện tử và con dấu điện tử phải tuân theo các yêu cầu nhất định theo chủ sở hữu được công nhận hợp pháp. Nói chung, có hai loại con dấu điện tử.

Hình ảnh con dấu

Đầu tiên chỉ đơn giản là dữ liệu hóa hình ảnh của con dấu. Đây là một phương pháp đơn giản để bạn có thể nhập con dấu thực vào PC bằng máy quét, làm cho nền trong suốt, dán nó vào tài liệu cần thiết trên dữ liệu. Ngay cả khi bạn không có con dấu gốc, bạn có thể chọn con dấu yêu thích của mình từ nhiều kiểu thiết kế bằng phần mềm miễn phí hoặc đặt hàng thiết kế cao cấp từ cửa hàng con dấu trực tuyến hoặc dịch vụ thiết kế con dấu điện tử.
Tuy nhiên, trường hợp (1) rất dễ trùng lặp và hiệu quả chứng minh nhân thân thấp. Nó không đáp ứng các yêu cầu của “luật chữ ký điện tử” và không thuộc “con dấu điện tử” hợp pháp. Chỉ sử dụng nó như một con dấu, ví dụ, để xác minh các tài liệu dữ liệu trong công ty.
Hình ảnh con dấu được lưu trữ theo thông tin riêng
Khác là thông tin cụ thể của người dùng được lưu trữ trong dữ liệu hình ảnh con dấu.
Thông tin về thời gian được nhúng trong hình ảnh của con dấu và đó là một cơ chế ghi lại thời gian và người đóng dấu. Chủ yếu được tạo bằng phần mềm hợp đồng điện tử trả phí,…, nhưng áp dụng phí và yêu cầu thỏa thuận với nhà gửi tới, đáp ứng các yêu cầu của Điều 2 của Đạo luật Chữ ký điện tử yếu tố là bằng chứng nhận dạng và không vi phạm, đồng thời có thể được sử dụng cho các tài liệu bên ngoài như dưới cách thức hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng. Quy trình cụ thể khác nhau tùy theo dịch vụ, nhưng ví dụ: trong đám mây phê duyệt PC do Shachihata Corporation đứng đầu ngành điều hành, bạn có thể nhập tên của chính mình mà bạn muốn in và bắt đầu từ đóng dấu và đóng dấu ngày đóng dấu do công ty quản lý trong cơ sở dữ liệu. Nó có thể được sử dụng bằng cách chọn loại con dấu và kiểu phông chữ.
Khi tạo tài liệu đăng ký, bạn có thể tải tệp lên màn hình chuyên dụng và nhấp vào nơi bạn muốn in để áp dụng con dấu điện tử. Sau đó tải tệp lên, nếu bạn lưu nguyên trạng người phê duyệt và áp dụng, bạn có thể yêu cầu sự phê duyệt của bên kia. Do dữ liệu đóng dấu bao gồm địa chỉ email, dấu thời gian, tên file tài liệu,… nên người nhận tài liệu yên tâm sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, mặc dù con dấu điện tử đang phát triển do sự mở rộng của cách thức công tác từ xa, nhưng tỷ lệ phổ biến vẫn không cao trong bối cảnh kinh doanh. Ví dụ, một công ty lỗi thời với văn hóa giấy tờ có thể không hiểu được hệ thống niêm phong điện tử và an toàn, và có thể bị từ chối sử dụng. Trước khi sử dụng, vui lòng đảm bảo rằng hệ thống hiện hành của công ty khác đã được sử dụng.

Hiệu lực pháp lý của con dấu và con dấu điện tử là gì?

Trước khi giải thích giá trị pháp lý của con dấu điện tử, trước tiên chúng ta hãy nghiên cứu những điều cơ bản về con dấu. Con dấu được phân thành hai loại: con dấu thông thường và con dấu đã đăng ký. Con dấu thường là con dấu không có hình con dấu được đăng ký ở bất kỳ đâu và con dấu đã đăng ký có nghĩa là con dấu được đăng ký và giao cho thành phố trong trường hợp là cá nhân hoặc văn phòng pháp nhân trong trường hợp là doanh nghiệp .
Nếu bạn đang cố chứng minh ai là người đóng dấu thì về cơ bản không có sự hơn kém về mặt pháp lý, cho dù đó là con dấu thông thường hay con dấu trên hợp đồng,… Tuy nhiên, với con dấu đã đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký con dấu chứng minh rằng hình ảnh con dấu này thuộc về người đó, nhưng với con dấu thông thường thì khó chứng minh điều này hơn con dấu đã đăng ký.
Nhưng còn giá trị pháp lý của con dấu điện tử thì sao? Như đã nói ở trên, theo Điều 3 của Đạo luật Chữ ký điện tử, nếu con dấu điện tử (chữ ký điện tử) được tạo ra thì đúng là văn bản điện tử (do người này tạo ra). Bạn có thể tạo hợp đồng có con dấu, tuy nhiên, không thể sử dụng con dấu điện tử (chữ ký điện tử) khi cần phải có con dấu tên, chẳng hạn như đăng ký đất đai. Nói cách khác, nó kém hiệu quả hơn con dấu đã đăng ký.
Các trường hợp sử dụng cá nhân như báo cáo với văn phòng chính phủ và hợp đồng khi di dời

Đó là một con dấu điện tử có thể được sử dụng cho các tài liệu điện tử khác nhau giữa các doanh nghiệp, cũng như cho các tổ chức công cộng như văn phòng chính phủ và các tình huống sử dụng cá nhân như hợp đồng.
Thứ nhất, về báo cáo trong các cơ sở công lập, chẳng hạn từ năm 2020 các công ty có quy mô nhất định trở lên phải báo cáo trực tuyến do “bắt buộc phải báo cáo thuế điện tử”. Để kê khai cần đính kèm mã số cá nhân, mã số do công ty luật cấp, chữ ký điện tử của kế toán thuế và chứng thư điện tử.
Mặt khác, trong các hợp đồng cá nhân, chẳng hạn như chuyển nhượng hợp đồng thuê, mua bán quyền sở hữu chung, mua xe hơi, thừa kế, thu và miễn phí bảo hiểm, bạn có thể được yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận đăng ký của trẻ em. và ngay cả khi bạn có được chứng chỉ điện tử, bạn cũng không thể thay thế nó bằng con dấu điện tử.
*Vào tháng 7 năm 2020

Chứng chỉ điện tử là chứng chỉ có thể được cấp bởi đơn vị chứng nhận được chỉ định và chứng minh rằng tài liệu điện tử được “tạo bởi người thật”. Nó giống như một giấy chứng nhận đăng ký con dấu trực tuyến.
Phi vật chất hóa đang trở nên phổ biến trong các tổ chức công cộng và có thể sử dụng con dấu điện tử trong các hồ sơ và hợp đồng khác nhau trong tương lai. Sự khác biệt giữa “chữ ký số” và “chữ ký điện tử” là gì?

Nhân tiện, ngoài con dấu điện tử và chữ ký điện tử, còn có các thuật ngữ như “chữ ký số” và “chữ ký điện tử”. Như một tiền đề chính, không có thuật ngữ nào trong số này được định nghĩa hợp pháp và các tên phổ biến vẫn chưa được tiêu chuẩn hóa, vì vậy dễ dàng nhận thấy rằng những người khác nhau có ý nghĩa khác nhau. . Điều cần thiết là phải biết những gì người khác đang sử dụng và xác nhận nếu bạn không hiểu nó.
Chữ ký số thường được sử dụng thay thế cho chữ ký điện tử, trong số các chữ ký số, người chấp nhận hệ thống mật mã khóa công khai làm bảo mật đôi khi được gọi là chữ ký số. Chữ ký điện tử chỉ định một quy trình điện tử thực tiễn để thiết lập một tài liệu điện tử. Có thể nói, chữ ký điện tử là một trong những phương thức có trong chữ ký số, mặt khác, đôi khi người ta gọi việc ký và chạm vào máy tính bảng khi thanh toán thẻ tín dụng hoặc nhận thư .
Con dấu điện tử và nơi công tác từ xa là phổ biến và dự kiến ​​sẽ lan rộng hơn nữa. Đây là một kỹ thuật rất thực tiễn, nhưng trọng lượng của con dấu giống như con dấu thật. Chúng tôi muốn bạn đảm bảo rằng nó an toàn và sử dụng nó một cách cẩn thận.