Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế với đơn vị nhà nước. Và để nghiên cứu thêm thông tin về biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), mời bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày sau đây.

1. Thế nào là chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ xác nhận chi trả thu nhập về việc thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động (người nộp thuế) trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế của các tổ chức, cá nhân.

Giống với quy định của chứng từ, chứng từ khấu trừ thuế bắt buộc sử dụng đúng thứ tự (từ nhỏ đến lớn và thứ tự thời gian từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12). Lưu ý, không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng ký hiệu, trùng số liệu.

2. Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, theo đó:

+ Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với đơn vị thuế (theo phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

+ Thể hiện khoản thu nhập và khoản thuế cá nhân phải nộp. Theo đó, người nộp thuế có thể biết được bản thân có cần đóng thuế TNCN không cũng như các khoản thuế doanh nghiệp trích nộp hộ đã chính xác chưa.

+ Là chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã thu thuế từ người lao động để đóng cho nhà nước. Loại chứng từ này có thể chứng minh và bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của bản thân khi nộp thuế TNCN.

+ Cho thấy tổng số tiền thuế TNCN đã nộp, đúng hay chưa, thừa hay thiếu để đơn vị thuế có thể hoàn trả hoặc truy thu theo hướng dẫn của của pháp luật.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời gian tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với trọn vẹn các nội dung mà pháp luật quy định.

Tuy nhiên kể từ ngày 01/7/2023, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được hiển thị một cách trọn vẹn, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

– Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

4. Cách xử lý khi chứng từ khấu trừ thuế tự in có sai sót

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC thì trường hợp chứng từ khấu trừ thuế tự in lập sai được giải quyết như sau:

5. Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

6. Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN nữa thì chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang muốn hủy

Bước 2: Nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục tại phòng ấn chỉ của Cơ quan thuế

Bước 3: Báo cáo số chứng từ hủy trên báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng, còn tổn, doanh nghiệp thực hiện gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo hướng dẫn.

7. Giải đáp có liên quan

7.1. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN thế nào?

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng Thuế, kể từ 01/7/2023, đơn vị thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của đơn vị thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.
Do đó, ở thời gian hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đơn vị thuế.

7.2. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có các bước nào?

Bước 1: Doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình
Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và chuyên viên kinh doanh của đơn vị gửi tới phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.
Bước 3: Nhân viên đơn vị gửi tới phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị gửi tới sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng

7.3. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Mặt khác, ở thời gian hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư số 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà LVN Group đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng nội dung trình bày trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Mọi thông tin câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi; LVN Group với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.