Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo quy định năm 2023

Hiện nay rất nhiều người đã tìm đến với hóa đơn điện tử với mục đích nhanh gọn, thuận tiện cùng dễ dàng hơn. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa hiểu hóa đơn điện là thế nào? Các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện thế nào? Ngay sau đây hãy cùng LVN Group chúng tôi đến với bài viết này để hiểu thêm về hóa đơn điện. Trong quá trình sử dụng vẫn không tránh được những tình trạng sai sót cũng như trong một số trường hợp sẽ không sử dụng hóa đơn điện tử nữa. Những trường hợp như vậy người ta cần phải hủy hóa điện tử. Vậy Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử thế nào? Cùng tìm hiểu cùng tải xuống mẫu biên bản ngay dưới đây nhé!

Văn bản quy định

Thông tư 68/2019/TT-BTC

Hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì?

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

– Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

– Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

– Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều này.

Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết cùng chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. 

Số hóa đơn

– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 cùngo ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn cùng kết thúc cùngo ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn cùng ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất cùng tối đa 8 chữ số.

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

4. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán cùng người mua

– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh cùng người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán cùng người mua thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này.

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời gian người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) cùng phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.

6. Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.

Định dạng hóa đơn điện tử thế nào?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 68/2019/NĐ-CP quy định như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ cùng hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử cùng thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã đơn vị thuế.

Tổng cục Thuế xây dựng cùng công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số cùng cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến đơn vị thuế bằng cách thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính cùng 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói cùng truyền nhận dữ liệu.

Hóa đơn điện tử phải được hiển thị trọn vẹn, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót trong quá trình cấp mã là một điều chắc chắn.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

• Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót cùng thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng không phải lập lại hóa đơn;
• Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán cùng người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót cùng người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử cùng lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Sau khi nhận được thông báo, đơn vị thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi đơn vị thuế để đơn vị thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

Trường hợp đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì đơn vị thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của đơn vị thuế, người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót cùng lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua theo hướng dẫn tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này. Nếu người bán không thông báo với đơn vị thuế thì đơn vị thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận cùng kết quả xử lý theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cho người bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Liên hệ ngay

LVN Group đã cung cấp trọn vẹn thông tin liên quan đến vấn đề “Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử”. Hy vọng những thông tin về hóa đơn điện tử mà chúng tôi mang lại sẽ giúp ích cho quý khách hàng. Mặt khác, chúng tôi  có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến Thủ tục nhận cha con để làm giấy khai sinh. Hãy nhấc máy lên cùng gọi cho chúng tôi qua số hotline 1900.0191 để được đội ngũ LVN Group, chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn cùng hỗ trợ.

Có thể bạn quan tâm

• Xe máy chở hàng cồng kềnh bị xử lý thế nào?
• Mẫu trích lục bản đồ địa chính
• Mẫu giấy xác nhận tài sản trên đất
• Thủ tục nhận cha con để làm giấy khai sinh

Giải đáp có liên quan