Trợ lý nhân sự là gì? Mô tả chi tiết công việc và yêu cầu?

Doanh nghiệp nhỏ thành công phát triển. Và cùng với sự phát triển đó, nhu cầu kết hợp chức năng nhân sự vào quản lý của tổ chức. Các nhiệm vụ và trách nhiệm của một trợ lý nhân sự có thể giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru; và loại bỏ xung đột không cần thiết ở nơi làm việc.

1. Trợ lý nhân sự là gì?

– Một trợ lý nhân sự hỗ trợ chuyên viên hoặc các chuyên gia về nguồn nhân lực của công ty hoặc tổ chức . Họ có xu hướng làm các công việc văn thư như viết thư từ, trả lời các cuộc điện thoại và sắp xếp các cuộc hẹn.

– Trợ lý nhân sự tên tiếng Anh là: ” HR Assistant“

2. Mô tả chi tiết công việc và yêu cầu:

– Trợ lý nhân sự là một phần của nhiệm vụ và công việc thường xuyên trong ngày của họ, trợ lý nhân sự có thể thực hiện một số hoặc tất cả những việc sau:

+ Phối hợp chặt chẽ với Giám đốc Nhân sự để cung cấp hỗ trợ khi cần thiết về các vấn đề nhân sự có tính bảo mật cao và các dự án đặc biệt.

+ Tương tác với các nhà cung cấp phúc lợi về việc ghi danh và thay đổi trạng thái, theo dõi thời gian ghi danh của nhân viên, theo dõi việc thanh toán quyền lợi, v.v.

+ Trả lời các câu hỏi về chính sách của nhân viên.

+ Tập hợp, phân phối và theo dõi các gói ưu đãi ứng viên và các hành động bắt buộc.

+ Duy trì tất cả các tệp nhân sự / phúc lợi điện tử.

+ Làm việc với nhân viên mới để thu thập các thủ tục giấy tờ cần thiết.

+ Giải thích các quyền lợi về y tế, nha khoa, bảo hiểm nhân thọ, thương tật, 401 (k), v.v. cho nhân viên.

+ Tham gia vào tất cả các sáng kiến ​​đào tạo do công ty dẫn đầu.

+ Hỗ trợ chuyên gia nhân sự trong việc xử lý các chấm dứt hợp đồng.

– Nhiệm vụ của Trợ lý nhân sự liên quan đến một loạt các hoạt động hỗ trợ bên trong bộ phận nhân sự của chúng tôi, từ điều phối các cuộc họp đến duy trì cơ sở dữ liệu nhân viên của chúng tôi cho đến đăng quảng cáo tuyển dụng. Một phần quan trọng trong vai trò của bạn sẽ là người liên lạc giữa bộ phận nhân sự và nhân viên, đảm bảo giao tiếp thông suốt và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và câu hỏi. Bạn cũng sẽ hỗ trợ tạo các chính sách, quy trình và tài liệu.

– Trình độ của trợ lý nhân sự:

+ Các kỹ năng của Trợ lý nhân sự mà chúng tôi đang tìm kiếm bao gồm khả năng tổ chức xuất sắc, thông thạo phần mềm nhân sự và kỹ năng giao tiếp tốt. Để trở thành một ứng cử viên lý tưởng cho vị trí trợ lý nhân sự, bạn cũng nên có bằng cấp liên quan đến nhân sự và có một số kinh nghiệm trong ngành của chúng tôi. Bạn sẽ có thể làm việc tự chủ và bình tĩnh trước áp lực. Sau các buổi đào tạo của chúng tôi, bạn sẽ có thể hỗ trợ các Giám đốc Nhân sự trong toàn bộ vòng đời tuyển dụng (ví dụ: giới thiệu tuyển dụng mới và tìm nguồn ứng viên .)

+ Cuối cùng, bạn sẽ đảm bảo bộ phận nhân sự của chúng tôi được tổ chức và hoạt động trơn tru để thu hút, thuê và giữ chân nhân viên của chúng tôi.

– Trách nhiệm: 

+ Hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của các chức năng và nhiệm vụ nhân sự

+ Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho các giám đốc nhân sự

+ Biên dịch và cập nhật hồ sơ nhân viên (bản cứng và bản mềm)

+ Quy trình lập hồ sơ và chuẩn bị các báo cáo liên quan đến các hoạt động nhân sự (nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, khiếu nại, đánh giá hiệu suất, v.v.)

+ Điều phối các dự án nhân sự (họp, đào tạo, khảo sát, v.v.) và lập biên bản

+ Giải quyết các yêu cầu của nhân viên về các vấn đề nhân sự, quy tắc và quy định

+ Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương bằng cách cung cấp dữ liệu liên quan (vắng mặt, tiền thưởng, nghỉ việc, v.v.)

+ Giao tiếp với các dịch vụ công cộng khi cần thiết

+ Xử lý đúng các thủ tục khiếu nại và khiếu kiện

+ Phối hợp giao tiếp với ứng viên và lên lịch phỏng vấn

+ Tiến hành định hướng ban đầu cho nhân viên mới được thuê

+ Hỗ trợ các nhà tuyển dụng của chúng tôi tìm nguồn ứng viên và cập nhật cơ sở dữ liệu của chúng tôi

– Yêu cầu:

+ Kinh nghiệm đã được chứng minh với tư cách là Trợ lý nhân sự, Trợ lý nhân viên hoặc các vị trí nhân sự / hành chính có liên quan

+ Kỹ năng đánh máy tính nhanh (đặc biệt là MS Office)

+ Trải nghiệm thực tế với HRIS hoặc HRMS

+ Làm quen với phần mềm ATS và cơ sở dữ liệu sơ yếu lý lịch

+ Kiến thức cơ bản về luật lao động

+ Kỹ năng tổ chức xuất sắc

+ Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ

+ Bằng cấp về Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan

– Vị trí trợ lý nhân sự liên quan đến việc đáp ứng các yêu cầu về giáo dục và đào tạo như sau:

+ Trình độ học vấn: Trợ lý nhân sự cần ít nhất bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc Văn bằng tương đương chung (GED) mặc dù một số nhà tuyển dụng thích thuê các ứng viên có bằng cao đẳng hoặc cử nhân.

+ Đào tạo: Các ứng viên thành công cũng được đào tạo về thực hiện các công việc văn thư nói chung, sử dụng máy tính, duy trì hệ thống lưu trữ và thực hành nguồn nhân lực.

– Kỹ năng và năng lực của trợ lý nhân sự:  Ngoài trình độ học vấn và các yêu cầu khác, ứng viên có các kỹ năng sau có thể thực hiện thành công hơn trong công việc:

+ Kỹ năng giao tiếp: Ứng viên phải có kỹ năng giao tiếp vững chắc bao gồm kỹ năng nghe , nói và viết tốt

+ Kỹ năng tổ chức: Vì một trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm xử lý rất nhiều thông tin nên người đó cần có kỹ năng tổ chức tốt .

+ Tính bảo mật: Tính toàn vẹn là một thuộc tính bắt buộc khác vì phần lớn thông tin này là bí mật và không được chia sẻ với người khác.

* Nhiệm vụ và trách nhiệm của trợ lý nhân sự: 

–  Quy trình đăng ký thuê mới: Trợ lý Nhân sự giúp thực hiện toàn bộ quy trình đăng ký tuyển dụng mới. Một trách nhiệm bao gồm thu thập thông tin việc làm bắt buộc, đơn xin việc, kiểm tra lý lịch , kiểm tra tham chiếu, sơ yếu lý lịch và thông tin phúc lợi . Nó cũng liên quan đến việc trở thành người chỉ đạo cho các câu hỏi của ứng viên và luồng thông tin giữa tổ chức và ứng viên.

Ví dụ: Trợ lý nhân sự có thể là người liên hệ trao đổi thông tin giữa người quản lý tuyển dụng và ứng viên.

– Định hướng nhân viên mới: