Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không?

Hiện nay, một số trường hợp luật bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vậy hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của LVN Group để biết thêm thông tin về việc chuyển đổi hóa đơn nhé!

Văn bản hướng dẫn

• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổi

Căn cứ theo hướng dẫn pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng trọn vẹn tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường.
Căn cứ, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng trọn vẹn các tiêu thức nội dung sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
– Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng trọn vẹn tiêu thức nội dung theo hướng dẫn, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính.

Các trường hợp được sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ chứng từ điện tử

Tùy theo mục đích sử dụng của người lập chứng từ mà người lập chứng từ có thể chuyển đổi từ dạng thức chứng từ điện tử sang chứng từ giấy theo hướng dẫn của pháp luật.

Bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với đơn vị quản lý nhà nước. Trường hợp thứ 2 bên bán và bên mua được phép chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.

Điều kiện để chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

Có thể chuyển đổi chứng từ số sang chứng từ giấy, người lập chứng từ cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hoá đơn giấy phải thể hiện trọn vẹn nội dung thông tin được ghi nhận trên chứng từ điện tử. Điều này đòi hỏi người xuất chứng từ cần in trọn vẹn nội dung chứng từ ra cùng một mặt giấy khi tiến hành chuyển đổi.

• Hoá đơn phải có trọn vẹn chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển đổi chứng từ.

• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; trên chứng từ chuyển đổi cần ghi rõ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Giá trị pháp lý của chứng từ chuyển đổi: Hoá đơn chuyển đổi nếu đáp ứng trọn vẹn điều kiện chuyển đổi như trên thì có giá trị pháp lý tương đương chứng từ điện tử.

Quy trình thực hiện chuyển đổi

Bước 1: Từ file điện tử của chứng từ điện tử do bên bán xuất khi bán hàng, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của chứng từ được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.

Bước 2: Bên bán hoặc bên mua tiến hành in chứng từ giấy từ chứng từ định dạng. pdf

Bước 3: Tiến hành ký tên và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.

Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy  

Hóa đơn giấy là hóa đơn được lập theo hướng dẫn của pháp luật về thuế và phát hành sử dụng hóa đơn trong cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa. Hóa đơn giấy sẽ thể hiện trọn vẹn thông tin của chủ thể lập hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế, thông tin liên quan đến cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký, con dấu của bên bán và bên mua( nếu có).

Những điểm khác biệt ở hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn giấy:

• Đầu tiên về Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0. Trong khi số liên ở hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.

• Số seri: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có ký hiệu dạng HM/17E. Số seri trên hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu cuối cùng là P, đối với hóa đơn giấy tự in thì có ký hiệu cuối cùng là T.

• Chữ ký: Hóa đơn giấy sẽ có chữ ký trực tiếp bằng tay của người lập hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn sẽ có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Hình thức: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu thể hiện rõ đó là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có trọn vẹn các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa chứng từ chuyển đổi và chứng từ điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Ngược lại, hóa đơn giấy sẽ do chủ thể lập hóa đơn tự điền thông tin tương ứng với từng lần lập hóa đơn dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành.

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoại trừ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng 02 điều kiện như trên thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn, gồm:

(1) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

(2) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.

(4) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

(5) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Từ ngày 01/7/2022, những đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

Lưu ý: Từ ngày 21/11/2021, Bộ Tài chính đã công bố triển khai và chính thức sử dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh thành phố giai đoạn 1, gồm Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ (những địa phương này triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trước).

Mời bạn xem thêm:

• Hợp đồng bản sao không công chứng chứng thực thì có được xem là nguồn chứng cứ được không?
• Các trường hợp phải lập hợp đồng ủy quyền hiện nay
• Công ty chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có được không?

Liên hệ ngay LVN Group

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?″. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; thủ tục giải thể công ty cổ phần; cách tra số mã số thuế cá nhân; hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; đăng ký bảo hộ thương hiệu; hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, xác nhận tình trạng hôn nhân Đồng Nai, đơn xin trích lục quyết định ly hôn, thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 1900.0191.

Facebook: www.facebook.com/lvngroup
Tiktok: https://www.tiktok.com/@lvngroup
Youtube: https://www.youtube.com/Lvngroupx

Giải đáp có liên quan