Onboarding là gì? Quy trình xây dựng On-Boarding hiệu quả

1. Onboarding là gì?

Onboarding là bước cần thiết giúp cho chuyên viên mới có thể hòa nhập với công việc, đồng nghiệp cũng như văn hóa doanh nghiệp mới. Nhân sự mới có thể thích nghi với môi trường và công việc thì năng suất công tác sẽ hiệu quả hơn và khả năng đóng góp cho doanh nghiệp càng cao.

Quy trình Onboarding của doanh nghiệp giúp đảm bảo sự nhất cửa hàng trong phong cách cũng như tư duy công tác của chuyên viên mới và cũ. Điều này sẽ góp phần rất lớn trong việc giữ chân nhân sự mới ở lại công ty lâu nhất có thể.

2. Lợi ích cho doanh nghiệp khi triển khai Onboarding là gì?

Việc triển khai được một quy trình Onboarding hiệu quả ẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tiễn cho doanh nghiệp.

2.1 Tiết kiệm chi phí

Việc doanh nghiệp áp dụng được quy trình Onboarding có định hướng vào công việc đào tạo sẽ giúp chuyên viên mới làm quen với công việc nhanh hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thể giảm thiểu và tối ưu được rất nhiều chi phí cho việc đào tạo.

2.2 Giảm thiểu lo lắng, căng thẳng cho chuyên viên

Hầu như khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ thì ai cũng sẽ có những biểu hiện bối rối và lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở chuyên viên mới, Onboarding sẽ giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp một cách nhanh hơn, thân thiện hơn.

2.3 Tỷ lệ nghỉ việc giảm

Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc thì việc áp dụng quy trình On-Boarding vào đào tạo chuyên viên mới là vô cùng cần thiết. Quy trình này sẽ hỗ trợ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân sự mới có thể công tác và phát triển. Nhờ đó, việc xây dựng lòng tin, gắn kết bền chặt giữa công ty và chuyên viên mới cũng diễn ra hiệu quả hơn.

2.4 Thu hút nhân sự tài năng

Một quy trình Onboarding hấp dẫn sẽ đem lại những trải nghiệm tuyệt vời đối với chuyên viên. Thông qua Onboarding, không chỉ chủ doanh nghiệp có thể gia tăng khả năng giữ chân nhân tài mà còn giúp cho Doanh nghiệp thu hút những ứng viên có tiềm năng mạnh mẽ.

Bên cạnh đó, trong các chương trình đề xuất hoặc giới thiệu ứng viên, đừng bỏ qua các chuyên viên mới vì rất có thể, họ sẽ giới thiệu đến bạn những tài năng tuyệt vời trong mạng lưới xã hội của họ. Phương pháp Refferal – giới thiệu chuyên viên – được biết đến là một phương thức nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả hơn so với khi bạn sử dụng dịch vụ. Do vậy, đây chính là một kênh rất cần thiết giúp bạn tìm kiêm nguồn ứng viên chất lượng.

2.5 Cải thiện văn hóa tổ chức

Bên cạnh vấn đề giảm tỷ lệ nghỉ việc và thu hút ứng viên, bạn cần quan tâm đến việc đảm bảo thu hút đúng người phù hợp với văn háo Doanh nghiệp của bạn. Một người phù hợp với văn hóa của công ty A, có thể sẽ không thích ứng được với văn hóa của công ty B. Xây dựng văn hóa Doanh nghiệp có  mục đích, mạnh mẽ và truyền thông nó trong suốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp bạn xác định được những đối tượng phù hợp.

3. Xây dựng quy trình Onboarding cho chuyên viên mới

Để xây dựng quy trình Onboarding cho chuyên viên mới, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

3.1 Xác định giá trị cốt lõi

Để xây dựng được quy trình Onboarding có tính chính xác và hiệu quả cao, cấp quản lý và bộ phận nhân sự cần xác định giá trị cốt lõi của Onboarding bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Nhân sự mới họ quan tâm những thông tin gì của doanh nghiệp, chế độ phúc lợi, quy định công ty thế nào?
• Bạn cần làm gì để tạo ấn tượng cũng như để chuyên viên mới cảm thấy họ được chào đón trong những ngày đầu đi làm?
• Những điều mà bạn có thể chia sẻ với chuyên viên mới trong ngày đầu tiên để tạo hứng thú cho họ?

3.2 Chuẩn bị Pre-Boarding

Pre-Boarding là công đoạn chuẩn bị cơ sở vật chất tốt nhất để sẵn sàng chào đón chuyên viên mới. Quy trình này sẽ bao gồm 2 công đoạn chính là:

• Giai đoạn 1: Trước 1 tuần khi chuyên viên mới đến nhận việc.
  • Cần chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị thiết yếu bao gồm: đồng phục, máy tính cá nhân, email công ty,…
  • Chuẩn bị các giấy tờ, hợp đồng liên quan: thông tin hồ sơ nhân sự, nội quy, hợp đồng thử việc,…
• Giai đoạn 2: Trước 1 ngày khi chuyên viên nhận việc.
  • Hình dung ra những cử chỉ và lời nói nhằm tạo ấn tượng tích cực cho chuyên viên mới.
  • Trang bị trọn vẹn nội quy, lịch trình nhập môn để nhân sự mới hiểu rõ công việc cần làm.
  • Có thể chuẩn bị 1 món quà nhỏ.

3.3 Ngày đầu tiên công tác của chuyên viên

Trong ngày đầu tiên công tác, nhà quản lý nên giúp chuyên viên xác định được vị trí, vai trò của họ trong doanh nghiệp cũng như làm quen với đồng nghiệp và văn hóa công tác của công ty. Nội dung công việc có thể linh hoạt tùy chỉnh tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo một số nhiệm vụ cốt lõi như sau:

• Cung cấp trọn vẹn các tài liệu nội bộ, hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản trị của doanh nghiệp.
• Tạo tài khoản cho chuyên viên mới.
• Làm rõ sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và cách thức hoạt động của công ty.
• Xây dựng KPI nhằm đánh giá hiệu suất công tác của chuyên viên.

3.4 Sau khi chuyên viên đã vào công tác

Quá trình Onboard sau khi nhân sự mới nhận việc sẽ đóng góp một phần cần thiết vào quyết định gắn bó hay ra đi của chuyên viên mới. Một số công việc bạn cần lưu ý ở giai đoạn này là:

• Sắp xếp một mentor phù hợp cùng với 1 lộ trình training bài bản.
• Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày chuyên viên mới nhận việc, HR nên liên lạc để hỏi han về quá trình công tác cũng như các vấn đề để chắc chắn rằng chuyên viên mới không có bất cứ bất bình nào về công ty, công việc và đồng nghiệp mới.
• Sau 6 tháng, người quản lý trực tiếp cần đánh giá nhân sự mới có thực sự phù hợp để gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp được không. Nếu chuyên viên phải rời đi, quản lý hãy chia sẻ thẳng thắn với họ về lý do để giúp ích cho chuyên viên trong công việc sau này.

4. Bí quyết giúp Onboarding hiệu quả

Để Onboarding đạt hiệu quả tối đa, bạn hãy áp dụng những bí quyết mà Fastdo đã tổng hợp được.

4.1 Đón chuyên viên mới với nhiều cách thức

Bạn cần tạo một bầu không khí vui vẻ để buổi gặp mặt trở nên thỏa mái hơn. Thay vì nói những lời giới thiệu trịnh trọng, bạn hãy trò chuyện và chia sẻ thoải mái với chuyên viên mới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể mời những chuyên viên mới tham gia bữa tiệc nhỏ hoặc ăn trưa với mọi người trong công ty một cách ấm cúng.

Trên bảng tin nội bộ công ty, email,… cũng nên đăng thông báo để chuyên viên cũ biết thêm thông tin về chuyên viên mới như họ tên, chức vụ… Việc này sẽ giúp các chuyên viên cũ dù không đi làm vào hôm đó nhưng vẫn biết về đồng nghiệp mới của mình.

4.2 Đào tạo bài bản

Việc đào tạo nhập môn bài bản cho nhân sự mới mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Giúp các chuyên viên hòa nhập môi trường, văn hóa công tác của công ty.
• Giảm bớt chi phí đào tạo lại về sau.
• Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc.
• Khẳng định quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty.

4.3 Xây dựng kế hoạch tương lai

Trước khi tiến hành On-boarding, doanh nghiệp cần nắm bắt mục tiêu nghề nghiệp của chuyên viên mới và từ đó đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. Việc này sẽ thúc đẩy và nâng cao sự nỗ lực cống hiến của chuyên viên mới cũng như cho họ cơ hội phát triển nhiều hơn. Quá trình đào tạo còn giúp doanh nghiệp nhận ra tiềm năng của chuyên viên mới ở các lĩnh vực khác nhau.

5. Giải pháp xây dựng onboarding với phần mềm quản lý nhân sự F-HRs

Phần mềm quản lý nhân sự F-HRs là một phần mềm nhân sự đáp ứng được các yêu cầu cơ bản cần có được vận hành bởi Fastdo. Với phần mềm quản lý nhân sự  F-HRs, bạn có thể hoàn thành các tác vụ nhân sự một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ tất cả dữ liệu hồ sơ nhân sự trên cùng mới nền tảng và hỗ trợ nhà quản lý tính công lương cho chuyên viên.
• Nội quy và chính sách công tác: Hỗ trợ thiết lập và cập nhật chính sách, nội quy của công ty.
• Lộ trình thăng tiến: Cung cấp kế hoạch và mục tiêu chuyên viên cần đạt được để thăng cấp. Quy định rõ ràng về công việc, trách nhiệm cho từng chuyên viên.
• Ghi nhận thành tựu, cống hiến: Ghi nhận và thống kê thành tự của chuyên viên theo từng mốc thời gian.