PDCA là gì? Quy trình chất lượng áp dụng mọi doanh nghiệp

Khái niệm về PDCA

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act uỷ quyền cho 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự, liên tục để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Căn cứ:

• Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
• Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Check: Kiểm tra lại kế hoạch và kết quả thực hiện kế hoạch.
• Act: Dựa trên kết quả kiểm tra tiến hành thay đổi, cải tiến.

Chu trình PDCA với 4 bước được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín (theo chiều kim đồng hồ) thể hiện rằng PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng trong một quá trình, hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tiễn về quy trình PDCA

Để hiểu rõ hơn khái niệm chu trình PDCA và cách áp dụng trong công việc thực tiễn của doanh nghiệp thế nào hãy cùng cân nhắc ví dụ sau đây:

Công dụng chính mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp

Sau khi đã biết khái niệm PDCA là gì cùng với sự hoạt động của nó. Khả năng áp dụng của PDCA đối với thực tiễn ở mọi cấp độ hoặc mức độ đã góp phần vào sự phát triển của nó như là một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến. Tiếp sau đây, hãy ghi nhớ những công dụng mà phương pháp này mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Chu trình PDCA gửi tới cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tiễn của công ty.
• PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.
• Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.
• Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách.
• Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.
• Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

 

Áp dụng quy trình PDCA vào Hệ thống quản lý chất lượng

Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, nơi mọi thứ có thể giúp họ hợp lý hóa quy trình của họ để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng có thể mang lại lợi thế.

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA chính là tích hợp vào với QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Căn cứ, quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng được gắn liền với điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được phân tích như sau:

Plan – Lập kế hoạch 

Một kế hoạch dự án được xác định rõ ràng gửi tới cho doanh nghiệp một khung vận hành. Điều cần thiết, nó sẽ phản ánh sứ mệnh cũng như giá trị của tổ chức. Doanh nghiệp sẽ cần lên kế hoạch cho những gì cần phải làm trong giai đoạn đầu tiên này. Thông thường, các kế hoạch sẽ bao hàm các bước nhỏ và chi tiết bên trong, chính vì thế doanh nghiệp không phải lo việc không có kế hoạch phù hợp hay dễ bị thất bại.Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng doanh nghiệp đã chuẩn bị những câu hỏi này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Những câu hỏi có thể như sau:

• Mấu chốt là vấn đề nào doanh nghiệp cần giải quyết?
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài nguyên gì?
• Doanh nghiệp hiện tại đang có những tài nguyên gì?
• Phương pháp tối ưu nhất cùng với tài nguyên sẵn có để doanh nghiệp có thể khắc phục sự cố là gì?
• Nếu kế hoạch thành công, vậy nó hướng đến mục đích gì?

Khi áp dụng chu trình PDCA vào QMS, doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc lên kế hoạch được thực hiện đều đặn theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/lần hoặc theo từng công việc cụ thể. Điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhập và phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp ở thời gian thực hiện.

Trong chứng nhận iso 9001, việc thiết lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4  điều khoản lớn sau đây:

Do – Thực hiện kế hoạch 

Đây là bước mà kế hoạch sẽ được thực hiện hóa. Giai đoạn này có thể được phân chia thành ba phân đoạn, bao gồm đào tạo tất cả các chuyên viên tham gia, quá trình thực hiện công việc và ghi lại những hiểu biết, hoặc dữ liệu để có thể đánh giá trong tương lai. Việc thực hiện kế hoạch có liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là tập trung ở điều khoản 8, cụ thể:

Điều khoản 7.2: Năng lực.

Điều khoản 8: Thực hiện

• Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
• Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
• Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
• Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài gửi tới (8.4)
• Sản xuất và gửi tới sản phẩm/dịch vụ (8.5)
• Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)

Check – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện

Khi có những dữ liệu thu thập, tổng hợp được từ khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra hoạt động của QMS một cách tổng thể. Giai đoạn này rất cần thiết vì nó cho phép doanh nghiệp đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Kế hoạch có thực sự hiệu quả không? Nếu vậy, có bất kỳ trục trặc trong quá trình? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai? Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày tới ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với những nội dung như sau:

• Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được (9.1)
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
• Xem xét của lãnh đạo (9.3)

Act – Hành động cải tiến

Cuối cùng, đã đến lúc hành động. Nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử và thử nghiệm của mình. Quá trình mới này bây giờ trở thành cơ sở của bạn cho các lần lặp PDCA trong tương lai. Khi các lỗi trong quá khứ đã được xác định và tính toán, chu trình PDCA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa trong tương lai. Việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được mô tả tập trung qua các điều khoản sau:

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
• Cải tiến liên tục (10.3).