Quy trình check in tại khách sạn bao gồm những gì?

Quy trình check in tại khách sạn

Sau đây là quy trình check in trong khách sạn mà các bạn có thể cân nhắc:

Bước 1: Đón tiếp khách hàng

Đây là bước tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng. Sự niềm nở của chuyên viên hay cách nói chuyện, đón tiếp của chuyên viên chính là cách để khách sạn ghi điểm với khách hàng.

Bước 2: Tiếp nhận thông tin của khách hàng

Sau khi chào đón khách hàng xong thì chuyên viên lễ tân sẽ tiếp nhận những thông tin mà khách hàng gửi tới: khách đã đặt phòng trước chưa, số điện thoại và thông tin đặt phòng… Sau đó lễ tân sẽ check và nhắc lại những thông tin đặt phòng cho khách, cách dịch vụ đi kem, loại phòng, … để tránh bị sai sót

Nếu khách chưa đặt trước thì lễ tân sẽ xem những phòng nào còn trống và giới thiệu cho khách hàng. Nếu khách đồng ý thì bắt đầu làm thủ tục check in.

Bước 3: Làm thủ tục đăng ký cho khách hàng

Lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình CCCD hay hộ chiếu rồi điền thông tin đăng ký cho khách hàng.

Bước 4: Xác định phương thức thanh toán của khách hàng

Thông thường khách hàng sẽ có nhiều cách thanh toán khác nhau như voucher giảm giá, thanh toán tiền mặt, thanh toán thẻ tín dụng…

Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì khách sẽ phải tạm ứng trước một phần để hoàn thành thủ tục đăng ký.

Còn nếu thanh toán bằng thẻ tín dụng thì lễ tân sẽ mượn thẻ của khách và kiểm tra xem thẻ có khả năng thanh toán không

Còn nếu thanh toán bằng voucher thì sẽ phải kiểm tra thông tin trên voucher còn sử dụng được không.

Sau khi cách thức thanh toán được chấp thuận thì lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng buồng phòng và giao chìa khóa cho khách.

Lễ tân sẽ giới thiệu cho khách những quy định của khách sạn, hay các dịch vụ đi kèm,…

Bước 5: Dẫn khách lên nhận phòng

Sau khi hoàn tất xong tất cả các thủ tục, tùy từng khách sạn, sẽ có chuyên viên mang hành lý lên tận phòng cho khách hoặc khách sẽ tự lên.

Bước 6: Nhập thông  tin lên hệ thống và đăng ký tạm trú cho khách

Và cuối cùng sau khi khách đã đi lên nhận phòng, lễ tân sẽ hoàn thành thông tin vào hệ thống, đăng ký tạm trú cho khách…

Trên đây là một quy trình check in tại khách sạn. Có thể tùy từng khách sạn mà quy trình này sẽ khác đôi chút nhưng về cơ bản là gồm những bước như trên.