11 bước xây dựng và quản lý quy trình công tác bạn cần biết
1. Xác định nhu cầu của quy trình công tác
Bước đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu của quy trình công tác:
- Nâng cấp hệ thống.
- Áp dụng tiêu chuẩn mới.
- Do yêu cầu của các cấp quản lý…
- Tái cấu trúc.
2. Xác định mục đích quy trình công tác
Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…
- Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức thế nào?
- Bạn cần xác định bản chất của quy trình là gì?
- Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình công tác.
3. Xác định phạm vi quy trình công tác
Tiếp theo, bạn cần phải xác định phạm vi quy trình công tác:
- Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình công tác được đề ra.
- Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực…
4. Xác định số bước công việc trong quy trình công tác
Để xây dựng tốt quy trình công tác, bạn cần xác định số bước công việc cần làm:
- Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó.
- Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.
- Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
- Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
- Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào?
- Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.
Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình công tác:
- What? Nội dung công việc là gì?
- Why? Mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?
- Who? Xác định ai là người thực hiện công việc?
- When? Xác định thời gian thực hiện công việc.
- Where? Xác định địa điểm, nơi thực hiện
- How? Thực hiện thế nào?
Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
- Man: Nguồn nhân lực
- Money: Tài chính
- Machine: Máy móc/ Công nghệ
- Material: Hệ thống cung ứng
- Method: Phương pháp công tác
5. Xác định các điểm kiểm soát quy trình công tác
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:
- Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
- Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
- Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.
6. Xác định người thực hiện công việc
Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện:
- Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm được không?
- Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ
Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng.
Quy trình công tác trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được.
Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.
8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc
Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình công tác, nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc
- Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
- Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
Đối với việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:
- Những bước cần thực hiện kiểm tra
- Những điểm trọng yếu cần kiểm tra
- Người thực hiện kiểm tra
- Tần suất kiểm tra
9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:
- Xác định mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra được không?
- Pre – test: Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm cần thiết nhất của phương pháp thử nghiệm.
- Test trong quá trình thực hiện.
- Đo lường tính khả thi của quy trình
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…
10. Mô tả/diễn giải các bước công việc
Bước tiếp theo là mô tả/diễn giải các bước công việc:
- Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình công tác.
- Cách thức thực hiện các bước công việc thế nào?
- Trong trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu cân nhắc, biểu mẫu kèm theo
Cuối cùng, bạn cần phải hoàn thành định nghĩa, tài liệu cân nhắc và biểu mẫu đính kèm:
- Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
- Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?