7 bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

Dưới đây là các bước xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu. Nhà quản lý cần quan sát xem những vị trí đang bị bỏ trống, sau đó phân tích đặc điểm của công việc từ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết

Dưới đây là những công việc cần làm trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng:

• Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại trong các phòng ban
• Xác định chất lượng công tác của đội ngũ chuyên viên
• Lập danh sách những kỹ năng, kiến thức còn thiếu trong đội nhóm để bổ sung nhân lực
• Phân tích đặc điểm, đặc trưng công việc và lên kế hoạch tuyển dụng

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tuyển dụng:

• Quy mô doanh nghiệp
• Mức lương
• Văn hóa công tác doanh nghiệp
• Điều kiện công tác trong tổ chức
• Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp
• Thực trạng việc làm thị trường lao động

Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc

Khi doanh nghiệp đã xác định chính xác về những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ và trách nhiệm của ứng viên. Bộ phận nhân sự cần xây dựng một bản mô tả công việc hoàn chỉnh (JD) để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của ứng viên đối với vị trí công việc.

Một bản mô tả công việc phải bao gồm:

• Tên công việc, chức vụ, phòng ban
• Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc
• Trình độ và Kỹ năng công việc
• Nơi công tác
• Thời gian công tác
• Điều kiện công tác
• Vị trí
• Quyền lợi và mức lương cho nhân sự

Bước 3: Tìm kiếm tài năng

Tìm kiếm, thu hút tài năng là những khía cạnh cần thiết nhất của quy trình tuyển dụng. Trước hết, nguồn ứng viên nên được tìm kiệm từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng ứng viên. Sau đó doanh nghiệp có thể tạo các tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội hoặc phần mềm tuyển dụng.

Bước 4: Sàng lọc

Một cuộc khảo sát về các nhà tuyển dụng cho thấy 46% doanh nghiệp cố gắng xây dựng quy trình tuyển dụng hoàn hảo để thu hút nhân tài hàng đầu trong thị trường. Và đến 52% doanh nghiệp xác nhận rằng sự thách thức lớn nhất của quy trình tuyển dụng sàng lọc ứng viên từ vô vàn những hồ sơ ứng tuyển.

Các bước để sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả:

• Sàng lọc các ứng dụng trên cơ sở tiêu cơ bản
• Sắp xếp hồ sơ ứng viên ưu tiên thông qua: chứng chỉ, kinh nghiệm công việc, kiến thức chuyên môn, năng lực kỹ thuật và kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho vai trò.
• Chọn các ứng viên có trình độ ưu tiên và tiêu chí cơ bản
• Lọc danh sách ứng viên được chọn có sơ yếu lý lịch hẹn phỏng vấn.

Bước 5: Phỏng vấn

Sau khi bộ phận nhân sự sàng lọc một danh sách ứng viên lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển qua giai đoạn phỏng vấn. Tuy vào quy mô và yêu cầu vị trí công việc để bộ phận nhân sự lựa chọn phương pháp phỏng vấn cho phù hợp.

Sau khi bộ phận nhân sự sàng lọc một danh sách ứng viên lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển qua giai đoạn phỏng vấn. Tuy vào quy mô và yêu cầu vị trí công việc để bộ phận nhân sự lựa chọn phương pháp phỏng vấn cho phù hợp.

Các mẹo phỏng vấn doanh nghiệp cần biết và thực hiện triệt để:

• Phỏng vấn video

Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên và năng lực của họ. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để doanh nghiệp để lại ấn tượng ban đầu cho chuyên viên tiềm năng của mình. Vì vậy, trong cuộc phỏng vấn này hãy đảm bảo rằng các câu hỏi xoay quanh vấn đề kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được đề cập trong mô tả công việc. Điều đó có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu trước khi bắt đầu phỏng vấn trực tiếp.

• Lịch sự và tôn trọng ứng viên

Phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình này, ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp được không. Vì vậy, hãy lịch sự, tôn trọng ứng viên trong các câu hỏi và thái độ của mình.

• Chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách câu hỏi trong cuộc phỏng vấn tránh những câu hỏi mang tính trừu tượng, riêng tư,…
• Cuộc phỏng vấn cần có ít nhất 2 vị trí: bộ phận nhân sự và bộ phận kiểm tra trình độ chuyên môn

Bước 6: Đánh giá và tuyển dụng.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xem lại bản tiêu chí lựa chọn ứng viên để xác định danh sách ứng viên trúng tuyển.

Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:

• Xác minh lại với ứng viên

Hãy kiểm tra một lần nữa về mức độ đáp ứng yêu cầu vị trí tuyển dụng của ứng viên. Sau khi đã chắc chắn tuyển dụng ứng viên, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo trúng tuyển đến ứng viên và xác minh sự chắc chắn công tác tại doanh nghiệp của ứng viên.

• Gửi lời mời công việc với ứng viên

Thư mời công tác nên bao gồm tất cả nội dung cần thiết để ứng viên không bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm. Nội dung thư mời công tác bao gồm ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng, giờ công tác và lương thưởng, chế độ đãi ngộ,…

• Đánh giá và tối ưu hóa Quy trình Tuyển dụng

Doanh nghiệp cần đánh giá lượng thời gian, nỗ lực, chi phí, phương pháp tuyển dụng và nguồn lực đã bỏ ra trong quy trình tuyển dụng. Qua đó đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong đợt tuyển dụng và rút kinh nghiệm cho lần tuyển dụng tiếp theo của doanh nghiệp.

Bước 7: Giới thiệu nhân sự mới

Khi ứng viên chấp nhận lời mời công tác, họ chính thức trở thành chuyên viên của công ty. Sau khi hoàn tất, việc sàng lọc trước khi tuyển dụng bao gồm kiểm tra thông tin cân nhắc lý lịch. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành bàn giao công việc và giới thiệu ứng viên với các chuyên viên trong phòng ban đó.