Hướng dẫn xây dựng quy trình công tác
Để xây dựng một quy trình công tác hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước để xây dựng quy trình công tác.
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc
Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…
Mặt khác, xác định mục đích và phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm tại bước này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình công tác được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….
Bước 2: Xác định số bước của quy trình công tác
Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình công tác. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình công tác.
Trong đó 5W-1H gồm:
– What (là gì?): xác định nội dung công việc
– Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
– When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
– Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
– Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
– How (thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc
Còn 5M là xác định nguồn lực bao gồm:
– Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
– Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
– Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu thế nào?…
– Machine (máy móc/công nghệ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
– Method (phương pháp công tác) : công tác theo phương pháp nào
Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình công tác
Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình công tác có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình công tác, các nahf quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tr, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tổ:
• Đơn vị đo lường công việc
• Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:
• Những bước cần thực hiện kiểm tra
• Tần suất kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra
Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
– Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra được không?
– Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
– Test trong quá trình thực hiện.
– Đo lường tính khả thi của quy trình
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…
Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước công việc.
– Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình công tác.
– Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?
– Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu cân nhắc, biểu mẫu kèm theo.
– Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
– Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???