Chi phí vận hành là những chi phí liên quan đến việc vận hành thường ngày của cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Phương pháp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp?
Như chúng ta đã biết hiện nay các doanh nghiệp phát triển khá nhiều và mang lại nguồn lợi nhuận về kinh tế, bên cạnh đó trong doanh nghiệp cũng rất đau đầu với các khoản phí vận hành doanh nghiệp mà doanh nghiệp nào cũng phải có để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Vậy để hiểu thêm về Chi phí vận hành là gì? Phương pháp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp.
1. Chi phí vận hành là gì?
Chắc hẳn chúng ta đã nghe rất nhiều tới các loại chi phí vận hành (overhead cost) còn gọi là “chi phí chung”, “chi phí ẩn”, “chi phí gián tiếp”, là những chi phí liên quan đến việc vận hành thường ngày của cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Trên thực tế thì loại chi phí này không bao gồm chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí vận hành phát sinh trong quá trình kinh doanh thường xuyên, chẳng hạn như chi phí quản lý và chung, nghiên cứu và phát triển, và giá vốn hàng bán.
Như vậy ta thấy đối với các doanh nghiệp đều có những loại chi phí phát sinh để vận hành hoạt đông của doanh nghiệp này. cũng theo đó cần có những hướng để có thể tiết kiệm và cắt giảm chi phí cho doan nghiệp, một mặt vừa để không phung phí nguồn vốn đầu tư và vừa để hệ thống hoạt động có kế hoạch nghiêm chỉnh với việc chi cho doanh nghiệp hợp lí nhất. Để có phương pháp tối ưu mỗi doanh nghiệp nên tìm cho mình hướng cắt giảm các loại chi phí không đáng có của doanh nghiệp.
2. Phương pháp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp:
2.1. Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Như chúng ta đã biết việc chúng ta sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển theo các cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây. Bên cạnh đó với các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, theo đó với các phần mềm quản lý bán hàng và các ứng dụng máy tính quản lý từ xa, theo đó nên chúng ta cũng không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên theo hình thức kinh doanh truyền thống đây cũng chính là cách mà khoa học công nghệ giúp bạn giảm chi phí kinh doanh và trở nên chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ trong lĩnh vực quản lý tài liệu, thay vì phải ngồi sắp xếp một đống giấy tờ và phân loại để tìm thông tin thì các bạn có thể tìm đến giải pháp công nghệ như phần mềm quản trị thông minh DocPro để giải quyết những vấn đề trên, giúp nâng cao năng suất, đỡ tốn thời gian và giảm chi phí thuê nhân công. Điều này giúp giảm chi phí đáng kể đấy.
2.2. Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto:
Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) được áp dụng rất hiệu quả trong trường hợp này.
Như vậy hiện nay ta thấy đối với các doanh nghiệp thường ít khi để ý đến 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Theo đó nên có rất nhiều doanh nghiệp dành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận. Bên cạnh đó thì họ còn quên mất 1 điều rằng khách hàng cũ thì không cần mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Như vậy nên với các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.
2.3. Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp:
Ngoài hai phương pháp mà chúng tôi đưa ra như trên thì việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Theo đó chúng ta cần phải xem đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, cụ thể là:
+ Phí chi trả 1 phần bảo hiểm
+ Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
+ Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó
+ Chi phí thuốc thang
+ Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn
+ Tinh thần lao động giảm sút
+ Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng
+ Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.
2.4. Thực hiện các thủ túc đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả:
Như chúng ta biết thì với phương pháp này cho thấy đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Nhưng bên cạnh đó liệu phương pháp này thì các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định và theo đó liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực không.
Câu hỏi khác được đặt ra nữa đó chính là liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng không? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không? Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?
Theo đó ta thấy các doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Cũng cần phải xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phòng hai ngày một lần thay vì hàng ngày để có thể làm việc hiệu quả hơn giúp tiết kiệm nguồn lực đáng giá.
2.5. Giảm chi phí văn phòng:
Văn phòng có các loại chi phí phát sinh rất nhieu như chúng ta có biết các chi phí như với chiphis về giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó có lại tốn một khoản chi phí khá lớn.
Bên cạnh đó là các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Theo thống kê cho thấy các doanh nghiệp lớn hiện nay mất hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, đối với các doanh nghiệp lớn con số này còn khổng lồ hơn. Các doanh nghiệp nên quán triệt nhân viên không in trừ khi thật cần thiết, ngoài ra hãy chuyển đổi sang sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý thay vì cứ mãi thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống.
Bên cạnh đó thì cũng có các báo cáo nên nộp thông qua internet từ máy tính của bạn thay vì một loạt các giấy tờ bừa bộn. Theo đó ta thấy với các điều tưởng chừng như đơn giản nhưng có thể giúp doanh nghiệp của chúng ta có thể thực hiện giảm được một số chi phí kinh doanh định kỳ phổ biến nhất.
3. Kiểm soát tốt chi phí vận hành của doanh nghiệp cần phải:
Để chi phí quản lý doanh nghiệp không bị thất thoát hay bị gia tăng mỗi tháng, thì người kiểm sát cần phải:
– Đưa ra những chính sách phân chia lợi nhuận sao cho phù hợp với nhân viên để đảm bảo công ty không bị lỗ và quyền lợi người lao động không bị thiệt.
– Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty, giữ gìn và bảo vệ các tài sản cố định để không gây lãng phí tiền bảo trì.
– Thiết lập các chính sách kiểm soát trong nội bộ công ty cho những nhân viên làm việc thiếu trung thực, gian lận, cắt xén tiền công quỹ.
– Lập kế hoạch và cân nhắc việc thuê ngoài các công việc như: Thuê trọn gói dịch vụ vệ sinh, nhân viên làm việc thời vụ…
– Duy trì và báo cáo dòng tiền đổ về tài khoản công ty hàng tháng.
– Lập danh sách các loại chi phí phụ thu mà công ty bỏ ra trong quá trình hoạt động một cách chi tiết. Không những thế đây là chi phí yêu cầu phải đóng thuế do đó bạn không được phép bỏ qua mà phải liệt kê một cách phù hợp với quy định của pháp luật.
Bài viết trên liệt kê các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường xuyên phát sinh và bị sót trong quá trình kê khai mà bất cứ ai cũng cần phải quan tâm để quản lý và kiểm soát.
