1. Đánh giá nội bộ là gì?
Định nghĩa. Theo định nghĩa của ISO 9001:2015, Đánh giá nội bộ thường được gọi là đánh giá của bên thứ nhất, do tổ chức tự thực hiện hoặc thực hiện với danh nghĩa của tổ chức, nhằm xem xét việc quản lý và các mục đích nội bộ khác và có thể tạo cơ sở cho việc công bố sự phù hợp của tổ chức.
Thông thường đánh giá nội bộ được tổ chức 1 lần/ 1 năm
Mục đích đánh giá nội bộ ISO 9001:
- Nâng cao chất lượng và đáp ứng được yêu cầu chung về quy mô hoạt động, tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất và chất lượng sản phẩm,…về mọi mặt của doanh nghiệp. Xác định mực độ phù hợp của hệ thống quản lý ISO so với chuẩn mực đánh giá
- Khẳng định được đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như sự uy tín và độ tin cậy của khách hàng cũng như các đối tác trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh của một doanh nghiệp.
- Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
- Chuẩn bị sẵn sàn các hồ sơ, thủ tục cho bên thứ 3 tới đánh giá.
- Duy trì nhận thức ISO cho toàn thể chuyên viên trong doanh nghiệp
2. Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO
Để đánh giá nội bộ iso 9001 thành công, tổ chức cần phải thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1. Đề xuất, lên kế hoạch đánh giá nội bộ
Doanh nghiệp cần xác định trọn vẹn 3 yếu tố sau cho một cuộc đánh giá nội bộ:
- Xác định rõ yêu cầu và gửi tới chính xác thông tin
- Xác định mức độ khả thi của cuộc đánh giá
- Nguồn lực: lên kế hoạch cụ thể để đảm bảo đủ chuyên viên thực hiện quá trình.
Đánh giá nội bộ ISO diễn ra nhanh gọn và hiệu quả nếu có kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Các chuyên gia sẽ đi theo trình tự cụ thể để quá trình đánh giá được diễn ra một cách suôn sẻ.
Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá
Lãnh đạo sẽ thực hiện các công việc như sau:
- Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ;
- Chỉ định các tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo các đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định;
- Phân chia phạm vi đánh giá đồng thời chỉ định rõ các trách nhiệm cụ thể tại mỗi bộ phần trong tổ chức;
- Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ đó là cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ;
- Thời gian cho việc đánh giá nội bộ phải được quy định rõ ràng và thông báo cho toàn thể các cán bộ đối với các doanh nghiệp hay nơi được đánh giá trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ.
Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ
Việc tiến hành đánh giá nội bộ được hiểu và thực hiện theo các bước cơ bản như sau:
- Họp khai mạc;
- Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá;
- Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
- Thu thập và xác nhận thông tin;
- Báo cáo tổng kết đánh giá;
- Họp kết thúc.
Bước 4. Gửi lại hồ sơ đánh giá bộ iso phận liên quan
Vì việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện một cách minh bạch rõ ràng chính vì vậy mà việc giữ hồ sơ cho các bên liên quan đặc biệt là từ bên đánh giá đến bên được đánh giá. Điều này có nghĩa bên được đánh giá có thêm cơ sở để tuyên bố hay chứng minh được hệ thống quản lý của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng hoặc các đối tác của họ.
Trong trường hợp ngược lại, khi các bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng đối với hệ thống quản lý của họ thì việc khắc phục các điểm hạn chế, và đi hàn gắn lại các lỗ hổng đó là điều phải làm.
Bước 5. Hoàn tất đánh giá, lưu lại hồ sơ đánh giá nội bộ
3. Nguyên tắc khi đánh giá nội bộ ISO?
- Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp;
- Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác;
- Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá;
- Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá;
- Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá;
- Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.
4. Huấn luyện chuyên gia đánh giá viên nội bộ
Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ hay còn gọi là chuyên gia đánh giá iso là một quá trình cần và nên làm trong công việc đánh giá nội bộ định kì của tổ chức. Có nhiều giai đoạn khác nhau trong đào tạo, cụ thể:
- Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý: Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001;
- Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức;
- Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ.