Hóa đơn khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế với đơn vị nhà nước. Và để nghiên cứu thêm thông tin về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), mời bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày sau đây.

1. Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hoá đơn khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện các nội dung sau:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

– Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

– Khoản thu nhập, thời gian trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).

2. Hoá đơn khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến một số mục đích được ghi nhận trong pháp luật thuế như sau:

(1) Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với đơn vị thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì đơn vị thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

(2) Chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo hướng dẫn của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân được không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

(3) Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời gian tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với trọn vẹn các nội dung mà pháp luật quy định.

Tuy nhiên kể từ ngày 01/7/2023, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được hiển thị một cách trọn vẹn, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

– Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng Thuế, kể từ 01/7/2023, đơn vị thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của đơn vị thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.

Do đó, ở thời gian hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đơn vị thuế.

Theo tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng kể từ ngày 1/7/2023, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng diện tử.

Với chứng từ dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123 quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Hiện nay, trên thị có rất nhiều đơn vị gửi tới phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể cân nhắc một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị gửi tới sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và chuyên viên kinh doanh của đơn vị gửi tới phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

– 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

– 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người uỷ quyền pháp luật của doanh nghiệp.

– Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu  của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên đơn vị gửi tới phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị gửi tới sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn.

5. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.

Mặt khác, ở thời gian hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư số 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Chính vì vậy, ở thời gian hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với đơn vị thuế.

Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thế TNCN qua mạng nữa.

6. Nội dung của chứng từ điện tử khấu trừ thuế

Các nội dung bắt buộc phải có trong chứng từ khấu trừ thuế:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp (công ty cổ phần khấu trừ thuế).

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

– Khoản thu nhập, thời gian trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

– Tên, chữ ký số của công ty cổ phần trả thu nhập.

Ngoài các nội dung bắt buộc trên, công ty cổ phần có thể bổ sung thêm các nội dung khác trong chứng từ khấu trừ thuế theo nhu cầu thực tiễn và phù hợp với quy định pháp luật.

7. Giải đáp có liên quan

7.1. Thời hạn nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thế nào?

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan Thuế cấp, doanh nghiệp thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

7.2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là khi nào?

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời gian khấu trừ thuế TNCN, thời gian thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

7.3. Thuế suất thuế Thu Nhập Cá Nhân với đầu tư vốn là bao nhiêu?

Thuế suất thuế Thu Nhập Cá Nhân khi khấu trừ tiền thuế TNCN là 5%.

Trên đây là nội dung trình bày về Hóa đơn khấu trừ thuế tncn. Đây là một nội dung quan trong các doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành.