Mẫu quy trình làm việc tại công ty

1. Quy trình công tác là gì?

Quy trình công tác là cách thức thực hiện công việc theo hướng dẫn, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Mặt khác, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.

2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình công tác hiệu quả

Việc thiết lập bản quy trình công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên cân nhắc các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả dưới đây.

2.1 Xác định nhu cầu

Bước đầu tiên để xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả thì bạn cần xác định được nhu cầu. Căn cứ như sau:

• Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
• Để áp dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
• Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý,…
• Do nhu cầu tái cấu trúc.

2.2 Xác định mục đích của quy trình

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?
• Bản chất của quy trình là gì?

Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực hiện công việc.

2.3 Xác định phạm vi của quy trình công tác

Các doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình như sau:

• Doanh nghiệp xác định được đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Đó có thể là cá nhân, phòng ban,…
• Quy trình có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá nhân, theo không gian, thời gian,…

2.4. Xác định số bước công việc cần làm

Bên cạnh việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình công việc tốt hơn.

• Số bước có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
• Số bước của quy trình không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, một quy trình với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản lý, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản lý.
• Một quy trình phù hợp nên có từ 8-15 bước.

Mặt khác, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:

• Input: Quy trình gồm những yếu tố đầu vào nào?
• Output: Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào?

Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.

NHẬN BIỂU MẪU OKRS

Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình. Công thức 5W-1H-5M gồm:

• What?: Xác định nội dung công việc.
• Why?: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• Who?: Xác định đối tượng thực hiện công việc.
• When?: Xác định thời gian thực hiện công việc.
• Where?: Xác định địa điểm thực hiện.
• How?: Xác định phương pháp thực hiện.
• Man: Nguồn lực của doanh nghiệp có đầy đủ kỹ năng, kiến thức,… không?
• Money: Tài chính được chi ra để thực hiện các công việc này là bao nhiêu?
• Machine: Máy móc/ Công nghệ được áp dụng như thế nào trong công việc?
• Material: Hệ thống cung ứng cần có những tiêu chuẩn gì?
• Method: Phương pháp công tác là gì?

2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình.

2.6. Xác định người thực hiện

Sau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó. 

2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng

Quy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình.

2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình công tác

Nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Các bước cần thực hiện kiểm tra.
• Những điểm chính cần kiểm tra.
• Người kiểm tra là ai.
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc của công ty.

2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

Bạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:

• Xác định các công việc có đang thực hiện đúng theo quy định không?
• Pre-test: Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện.
• Đo lường tính thực thi của quy trình.

2.10. Mô tả các bước công việc

Tiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho chuyên viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.

2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm

Ở bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:

• Phần định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ của quy trình.
• Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu.